Как да използвате бутона за вмъкване на Excels

Excel 2013 поддържа голямо разнообразие от вградени функции, които можете да използвате, когато създавате формули. Разбира се, най-популярната вградена функция е функцията SUM, която се вмъква автоматично, когато щракнете върху командния бутон Sum в раздела Начало на лентата.

(Имайте предвид, че можете също да използвате този падащ бутон, прикрепен към бутона Sum, за да вмъкнете функциите AVERAGE, COUNT, MAX и MIN.) За да използвате други функции на Excel, можете да използвате бутона Insert Function на лентата с формули (този с fx ).

Когато щракнете върху бутона Вмъкване на функция, Excel показва диалоговия прозорец Вмъкване на функция. След това можете да използвате нейните опции, за да намерите и изберете функцията, която искате да използвате, и да дефинирате аргумента или аргументите, които функцията изисква, за да извърши своето изчисление.

За да изберете функцията, която искате да използвате, можете да използвате някой от следните методи:

• Щракнете върху името на функцията, ако е такова, което сте използвали напоследък и следователно вече е посочено в списъчното поле Изберете функция.

• Изберете името на категорията на функцията, която искате да използвате от падащия списък Или изберете категория (Най-скоро използвана е категорията по подразбиране) и след това изберете функцията, която искате да използвате в тази категория от Избор поле със списък с функции.

• Заменете текста „Въведете кратко описание на това, което искате да направите и след това щракнете върху Отидете“ в текстовото поле Търсене на функция с ключови думи или фраза за типа изчисление, което искате да направите (като „възвръщаемост на инвестицията“ ). Щракнете върху бутона Go или натиснете Enter и щракнете върху функцията, която искате да използвате, в категорията Препоръчани, показана в полето за избор на функция със списък.

Когато избирате функцията, която да използвате в списъчното поле Избор на функция, щракнете върху името на функцията, за да може Excel да ви даде кратко описание на това какво прави функцията, показано под името на функцията с нейните аргументи, показани в скоби (препоръчани to като синтаксис на функцията ).

За да получите помощ за използването на функцията, щракнете върху връзката Помощ за тази функция, показана в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец Вмъкване на функция, за да отворите прозореца Помощ в неговия собствен панел вдясно. Когато приключите с четенето и/или отпечатването на тази помощна тема, щракнете върху бутона Затвори, за да затворите прозореца Помощ и да се върнете в диалоговия прозорец Вмъкване на функция.

Можете да изберете най-често използваните типове функции на Excel и да ги въведете просто като изберете техните имена от падащите менюта, прикрепени към командните бутони в групата Библиотека с функции на раздела Формули на лентата. Тези командни бутони включват Финансови, Логически, Текст, Дата и час, Търсене и справка и Математика и триг.

Освен това можете да изберете функции в категориите Статистически, Инженеринг, Куб, Информация, Съвместимост и Уеб от менютата за продължаване, които се появяват, когато щракнете върху командния бутон Още функции в раздела Формули.

И ако установите, че трябва да вмъкнете функция в работния лист, който наскоро сте въвели в работния лист, има вероятност, когато щракнете върху командния бутон „Наскоро използвани“, тази функция ще бъде изброена в падащото му меню, за да изберете.

Когато щракнете върху OK, след като изберете функцията, която искате да използвате в текущата клетка, Excel вмъква името на функцията, последвано от затворен набор от скоби в лентата с формули. В същото време програмата затваря диалоговия прозорец Вмъкване на функция и след това отваря диалоговия прозорец Аргументи на функцията.

След това използвате текстовото поле или полетата за аргумент, показани в диалоговия прозорец Аргументи на функцията, за да посочите какви числа и друга информация да се използват, когато функцията изчислява резултата си.

Всички функции — дори тези, които не приемат никакви аргументи, като функцията TODAY — следват името на функцията чрез затворен набор от скоби, както в =TODAY(). Ако функцията изисква аргументи (и почти всички изискват поне един), тези аргументи трябва да се показват в скоби след името на функцията.

Когато функцията изисква множество аргументи, като например функцията DATE, различните аргументи се въвеждат в необходимия ред (като година, месец, ден за функцията DATE) в скоби, разделени със запетаи, както в DATE(33,7, 23).

Когато използвате текстовите полета в диалоговия прозорец Аргументи на функцията, за да въведете аргументите за функция, можете да изберете клетката или диапазона от клетки в работния лист, който съдържа записите, които искате да използвате.

Щракнете върху текстовото поле за аргумента, който искате да дефинирате, и след това или започнете да плъзгате курсора на клетката през клетките, или, ако диалоговият прозорец Аргументи на функцията закрива първата клетка в диапазона, който искате да изберете, щракнете върху диалоговия прозорец Сгъване бутон, разположен непосредствено вдясно от текстовото поле.

Плъзгането или щракването върху този бутон намалява диалоговия прозорец Аргументи на функцията само до текущо избраното текстово поле за аргумент, като по този начин ви позволява да плъзгате през останалите клетки в диапазона.

Ако сте започнали да плъзгате, без първо да щракнете върху бутона Свиване на диалоговия прозорец, Excel автоматично разгръща диалоговия прозорец Аргументи на функцията веднага щом освободите бутона на мишката.

Ако сте щракнали върху бутона Сгъване на диалоговия прозорец, трябва да щракнете върху бутона Разгъване на диалоговия прозорец (който замества бутона Сгъване на диалоговия прозорец, разположен вдясно от текстовото поле за аргумент), за да възстановите диалоговия прозорец Аргументи на функцията до оригиналния му размер.

Докато дефинирате аргументи за функция в диалоговия прозорец Аргументи на функцията, Excel ви показва изчисления резултат след заглавието „Резултат на формула =“ в долната част на диалоговия прозорец Аргументи на функцията.

Когато приключите с въвеждането на необходимия(и) аргумент(и) за вашата функция (и всякакви допълнителни аргументи, които могат да се отнасят до вашето конкретно изчисление), щракнете върху OK, за да накарате Excel да затвори диалоговия прозорец Аргументи на функцията и да замените формулата в текущия дисплей на клетка с изчислената резултат.

Можете също да въведете името на функцията, вместо да я изберете от диалоговия прозорец Вмъкване на функция. Когато започнете да въвеждате име на функция, след като напишете знак за равенство (=), функцията за автоматично довършване на Excel се задейства чрез показване на падащо меню с имената на всички функции, които започват със знака(ите), който въвеждате.

След това можете да въведете името на функцията, която искате да използвате, като щракнете двукратно върху името й в това падащо меню. След това Excel въвежда името на функцията заедно с отворената скоба, както е в =DATE(, така че да можете да започнете да избирате диапазона(ите) на клетките за първия аргумент.