Как да използвате автоматичен филтър в Excel 2019

Функцията AutoFilter на Excel прави филтрирането на нежелани данни в списък с данни толкова лесно, колкото да щракнете върху бутона AutoFilter върху колоната, в която искате да филтрирате данните, и след това да изберете подходящи критерии за филтриране от падащото меню на тази колона.

Ако отворите работен лист със списък с данни и не намерите бутоните AutoFilter на Excel, прикачени към всяко от имената на полетата в горната част на списъка, можете да ги покажете просто като позиционирате показалеца на клетка в една от клетките с полето имена и след това щракнете върху командния бутон Филтър в раздела Данни на лентата или натиснете Ctrl+Shift+L или Alt+AT.

Опциите за филтриране в падащото меню AutoFilter на колона зависят от вида на записите в полето. В падащото меню в колона, която съдържа само записи за дата, менюто съдържа опция Филтри по дата, към която е прикрепено подменю на действителните филтри. В падащото меню в колона, която съдържа само цифрови записи (освен дати) или смес от дати с други типове цифрови записи, менюто съдържа опция Числови филтри. В падащото меню в колона, която съдържа само текстови записи или смес от текст, дата и други цифрови записи, менюто съдържа опция Текстови филтри.

Извършване на основно филтриране в Excel 2019 чрез избиране на конкретни полета

В допълнение към опциите филтри по дата, текстови филтри или филтри за числа (в зависимост от типа поле), падащото меню AutoFilter за всяко поле в списъка с данни съдържа списъчно поле с пълен списък на всички записи, направени в това колона, всяка със свое собствено квадратче за отметка. На най-основното ниво можете да филтрирате списъка с данни, като премахнете отметката от квадратчето за всички записи, чиито записи не искате да виждате в списъка.

Този вид основно филтриране работи най-добре в полета като град, щат или държава, които съдържат много дубликати, така че можете да видите подмножество от списъка с данни, което съдържа само градовете, щатите или държавите, с които искате да работите в време.

Най-лесният начин да извършите този основен тип филтриране на поле е първо да премахнете отметката от квадратчето пред опцията (Избор на всички) в горната част на списъчното поле на полето, за да изчистите квадратчетата за отметка, и след това изберете всяка от отметките полета, съдържащи записите за записите, които искате да се показват в списъка с филтрирани данни. След като приключите с избирането на квадратчетата за всички записи, които искате да запазите, щракнете върху OK, за да затворите падащото меню AutoFilter.

След това Excel скрива редове в списъка с данни за всички записи, с изключение на тези, които съдържат записите, които току-що сте избрали. Програмата също така ви позволява да знаете кое поле или полета са били използвани в операцията за филтриране, като добави икона на конусен филтър към бутона AutoFilter на колоната. За да възстановите всички записи в списъка с данни, можете да премахнете филтрирането, като щракнете върху командния бутон Изчистване в групата Сортиране и филтриране на раздела Данни на лентата или като натиснете Alt+AC.

Когато правите този основен вид филтриране на списъци, можете да изберете конкретни записи от повече от едно поле в този списък. Следното изображение илюстрира този вид ситуация. Тук искам само служителите в компанията, които работят в отделите за инженерни и информационни услуги в офисите в Чикаго и Сиатъл. За да направя това, избрах само записите за инженерни и информационни услуги в списъчното поле от падащото меню AutoFilter на полето Dept и само записите в Чикаго и Сиатъл в списъчното поле в падащото меню AutoFilter на полето Location.

Списъкът с данни за служителите след филтриране на полетата Dept и Location.

Както можете да видите по-горе, след филтриране на списъка с данни за служители, така че да са изброени само записите за служители в отдела за инженерни или информационни услуги в офисите в Чикаго или Сиатъл, Excel добавя иконата на конусния филтър към бутоните за автоматично филтриране и на двете полетата Dept и Location в горния ред, което показва, че списъкът е филтриран по критерии, включващи и двете полета.

Имайте предвид, че след филтриране на списъка с данни по този начин, можете да копирате останалите записи, които съставляват желаното подмножество от списъка с данни, в нова област в същия работен лист или в нов лист в работната книга. След това можете да сортирате данните (като добавите бутони за автоматично филтриране с командния бутон Филтър в раздела Данни), да начертаете данните, да анализирате данните или да обобщите данните в обобщена таблица на Excel .

Използване на опциите за текстови филтри в Excel 2019

Падащото меню AutoFilter за поле, което съдържа само текст или комбинация от текст, дата и числови записи, съдържа опция Текстови филтри, която, когато щракнете или маркирате, показва неговото подменю, съдържащо следните опции:

• Equals: Отваря диалоговия прозорец Custom AutoFilter с оператор Equals, избран в първото условие.
• Не е равно: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с оператора Не ​​е равен, избран в първото условие.
• Започва с: Отваря диалоговия прозорец Custom AutoFilter с избрания в първото условие оператор Започва с.
• Завършва с: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с избран оператор Завършва с в първото условие.
• Съдържа: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с оператор Съдържа, избран в първото условие.
• Не съдържа: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с оператора Не ​​съдържа, избран в първото условие.
• Персонализиран филтър: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър, където можете да изберете свои собствени критерии за прилагане на по-сложни И или условия.

Използване на опциите за филтри по дата в Excel 2019

Падащото меню AutoFilter за поле, което съдържа само записи за дата, съдържа опция Филтри по дата, която, когато щракнете или маркирате, показва неговото подменю, съдържащо следните опции:

• Equals: Отваря диалоговия прозорец Custom AutoFilter с оператор Equals, избран в първото условие.
• Преди: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автоматичен филтър с избран оператор Is Before в първото условие.
• След: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с избран оператор Is After в първото условие.
• Между: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автоматичен филтър с избран оператор Is After или Equal To в първото условие и оператор Is Before или Equal To, избран във второто условие И.
• Утре: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи с утрешна дата в това поле.
• Днес: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи с текущата дата в това поле.
• Вчера: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи с вчерашна дата в това поле.
• Следваща седмица: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в предстоящата седмица в това поле.
• Тази седмица: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата през текущата седмица в това поле.
• Минала седмица: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата от предходната седмица в това поле.
• Следващ месец: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в предстоящия месец в това поле.
• Този месец: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в текущия месец в това поле.
• Последният месец: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата през предходния месец в това поле.
• Следващо тримесечие: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата през предстоящия тримесечен тримесечен период в това поле.
• Това тримесечие: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в текущия тримесечен тримесечен период в това поле.
• Последно тримесечие: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата от предходния тримесечен тримесечен период в това поле.
• Следваща година: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в предстоящата календарна година в това поле.
• Тази година: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата през текущата календарна година в това поле.
• Последна година: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата през предходната календарна година в това поле.
• Година до дата: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата от текущата година до текущата дата в това поле.
• Всички дати в периода: Филтрира списъка с данни, така че в работния лист да се показват само записи със записи на дата в тримесечието (от 1-во до 4-то тримесечие) или месеца (от януари до декември), които изберете от неговото подменю.
• Персонализиран филтър: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър, където можете да изберете свои собствени критерии за по-сложни И или условия.

Когато избирате дати за условия с помощта на оператора Равно, Преди, След, Преди или Равно на, или След или Равно на в диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър, можете да изберете датата, като щракнете върху бутона Избор на дата (този с иконата на календара) и след това щракнете върху конкретната дата в падащата палитра от дати. Когато отворите палитрата с дати, тя показва текущия месец и избраната текуща дата. За да изберете дата от по-ранен месец, щракнете върху бутона Предишен (този с триъгълник, сочещ наляво), докато неговият месец се покаже в палитрата. За да изберете дата в по-късен месец, щракнете върху бутона Напред (този с триъгълника, сочещ надясно), докато неговият месец се покаже в палитрата.

Използване на опциите за числови филтри в Excel 2019

Падащото меню AutoFilter за поле, което съдържа само цифрови записи освен дати или комбинация от дати и други цифрови записи, съдържа опция Цифрови филтри, която, когато щракнете или маркирате, показва неговото подменю, съдържащо следните опции:

• Equals: Отваря диалоговия прозорец Custom AutoFilter с оператор Equals, избран в първото условие.
• Не е равно: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър с оператора Не ​​е равен, избран в първото условие.
• По-голямо от: Отваря диалоговия прозорец за персонализиран автофилтър с избрания в първото условие оператор е по-голям от.
• По-голямо от или равно на: Отваря диалоговия прозорец за персонализиран автофилтър с избрания в първото условие оператор е по-голям от или равен на.
• По-малко от: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автоматичен филтър с избран оператор Е по-малко от първото условие.
• По-малко от или равно на: Отваря диалоговия прозорец за персонализиран автофилтър с оператора Е по-малко или равен на, избран в първото условие.
• Между: Отваря диалоговия прозорец за персонализиран автоматичен филтър с оператора е по-голям от или равен на, избран в първото условие и операторът е по-малко или равен на, избран във второто условие И.
• Топ 10: Отваря диалоговия прозорец Топ 10 AutoFilter, така че да можете да филтрирате списъка само до десетте горни или долни стойности или проценти в полето.
• Над средното: Филтрира списъка с данни за показване само на записи, при които стойностите в полето са по-големи от средните стойности в това поле.
• Под средното: Филтрира списъка с данни за показване само на записи, при които стойностите в полето са по-малки от средните стойности в това поле.
• Персонализиран филтър: Отваря диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър, където можете да изберете свои собствени критерии за по-сложни И или условия.

Влизане в десетката!

Опцията Топ десет в подменюто на опцията Number Filters ви позволява да филтрирате всички записи с изключение на тези, чиито записи в това поле са в горната или долната част на списъка с определено число (10 по подразбиране) или в определен процент отгоре или отдолу (10 по подразбиране). Разбира се, можете да използвате елемента Топ десет само в цифрови полета и полета за дата; този вид филтриране няма никакъв смисъл, когато се занимавате със записи в текстово поле.

Когато щракнете върху опцията Top Ten в подменюто на опцията Number Filters, Excel отваря диалоговия прозорец Top 10 AutoFilter, където можете да посочите критериите си за филтриране. По подразбиране диалоговият прозорец Top 10 AutoFilter е настроен да филтрира всички записи с изключение на тези, чиито записи са сред първите десет елемента в полето, като изберете Top в падащия списък отляво, 10 в средното комбинирано поле, и Елементи в падащия списък вдясно. Ако искате да използвате тези критерии по подразбиране, просто щракнете върху OK в диалоговия прозорец Топ 10 AutoFilter.

Изображението по-долу ви показва примерния списък с данни за служителите, след като използвате автоматичния филтър за топ 10 артикула за показване само на записите с първите десет заплати в списъка с данни.

Използване на автоматичния филтър за топ 10 артикула за филтриране на всички записи с изключение на тези с първите десет заплати.

Можете също да промените критериите за филтриране в диалоговия прозорец Топ 10 AutoFilter, преди да филтрирате данните. Можете да избирате между отгоре и отдолу в най-лявото падащо поле със списък и между елементи и процент в най-десния. Можете също да промените числото в средното комбинирано поле, като щракнете върху него и въведете нова стойност или използвате бутоните за въртене, за да изберете една.

Филтриране на списък с данни в Excel върху шрифта на полето и цветовете на запълване или икони на клетки

Точно както можете да сортирате списък с данни с помощта на шрифта или цвета на запълване или иконите на клетки, които сте присвоили с функцията за условно форматиране на стойности в полето, които са в или извън определени параметри, можете също да филтрирате списъка.

За да филтрирате списък с данни по цвят на шрифт, цвят на запълване или икона на клетка, използван в поле, щракнете върху неговия бутон Автофилтриране и след това изберете опцията Филтриране по цвят от падащото меню. След това Excel показва подменю, от което избирате цвета на шрифта, цвета на запълване или иконата на клетка, които да използвате при сортирането:

• За да филтрирате списъка с данни, така че в списъка да се показват само записите с конкретен цвят на шрифта в избраното поле — присвоени с опциите „Правила на условно форматиране на подчертаване на клетките“ или „Правила отгоре/отдолу“ — щракнете върху цветната му проба във Филтриране по цвят на шрифта подменю.
• За да филтрирате списъка с данни, така че в списъка да се показват само записите с конкретен цвят на запълване в избраното поле — присвоени с опциите за условно форматиране, маркиране на клетки, правила отгоре/отдолу, ленти с данни или цветови скали — щракнете върху цвета му мостра в подменюто Филтър по цвят на шрифта.
• За да филтрирате списъка с данни, така че само записите с конкретна икона на клетка в избраното поле — присвоени с опциите за набор от икони за условно форматиране — да се показват в списъка, щракнете върху иконата в подменюто Филтриране по икона на клетка.