Как да изградите нова база данни в Access 2016

Значи искате да се потопите и да започнете да създавате база данни в Access 2016? Имайте предвид, че е добра идея да го приемате бавно. В следващата процедура настройвате нова база данни и след това използвате съветника за таблици, за да създадете първата таблица в базата данни.

Ако Access все още не работи, отделете малко време, за да го стартирате.

В работното пространство на Access се появява серия от големи икони на шаблони под полето Търсене на онлайн шаблони, придружени от връзки към вероятни търсения на шаблони, които съхраняват Активи, Бизнес, Контакти, Служител и т.н.

Щракнете върху иконата на празна база данни на работния плот.

Появява се диалогов прозорец празна база данни на работния плот.

Новите празни бази данни се нуждаят от имена. Дайте своя тук.

Въведете име, за да замените общия DatabaseX (където X е номерът, присвоен хронологично на базата данни).

Не е необходимо да въвеждате файлово разширение (.accdb); Windows 7 и 8/8.1 показват вашите разширения автоматично. Освен това, ако случайно изтриете разширението на файла, докато променяте името на файла, не се притеснявайте – Access го добавя към името на файла, което въвеждате.

Ако не ви харесва папката, която Access е избрал за вас, щракнете върху малката икона на папка и изберете къде да съхранявате новата база данни.

Изберете дом за вашата нова база данни.

Когато щракнете върху тази малка икона на папка, се отваря диалоговият прозорец Файл Нова база данни. Оттук можете да отидете навсякъде във вашата локална система или в мрежа, към която сте свързани, и да изберете устройството и папката, в която да съхранявате новата си база данни. Когато приключите с избора на място за вашата нова база данни, щракнете върху OK, за да се върнете към работното пространство.

Щракнете върху бутона Създаване.

Празна таблица, наречена Table1, се появява в централната част на работното пространство, а вляво панелът изброява частите от вашата база данни (засега има само една част).

Нова таблица, нова база данни.

Когато щракнете върху Създаване, ако се появи диалогов прозорец и ви попита дали искате да замените съществуващ файл, Access казва, че база данни с въведеното от вас име вече е на диска.

• Ако това е новина за вас, щракнете върху Не и след това измислете различно име за новата си база данни.

• Ако възнамерявате да замените тази стара база данни с нова, щракнете върху Да и продължете.

Създайте и наименувайте полетата си в таблицата, като щракнете двукратно, където пише Щракнете, за да добавите в горната част на втората колона в таблицата.

Щракнете върху стрелката вдясно от думите Кликнете, за да добавите и изберете типа поле, което искате да добавите.

За повечето полета типът ще бъде Text, но вашите данни и тяхното естество (и желаното от вас използване за тях) ще диктуват какво е най-добре да изберете тук.

Какво е това поле за ID в първата колона? Той е там по подразбиране и ще съдържа уникален номер за всеки запис, който създавате (когато започнете да въвеждате записи, по-късно). Това осигурява уникалното поле, което всяка таблица изисква, особено ако ще свържете вашите таблици. Можете да промените името му, като щракнете двукратно върху името „ID“ и го промените на, например, клиентски номер.

По-късно, след като настроите своите таблици и установите връзки между тях, можете да преназначите това, което е известно като първичен ключ (друго име за уникално поле в таблица) и в този момент, ако желаете, полето за идентификация могат да бъдат премахнати.

Въведете ново име на поле (за да замените маркираното име на заместител) и натиснете Enter, за да запишете новото име на полето.

Веднага след като натиснете Enter, се появява ново поле с празно място в горната част, което очаква име.

Повторете стъпки 7 и 8, докато имате всички полета, които смятате, че ще ви трябват в тази таблица. Винаги можете да ги преименувате по-късно (като щракнете двукратно върху текущите имена), така че не се притеснявайте за съвършенството в този момент. Просто започнете да настройвате полета, за да можете да започнете да въвеждате данни.

Създайте нови полета, като натиснете Enter след именуване на всяко от тях.

За да запазите новата си таблица и цялата база данни, натиснете Ctrl+S или щракнете върху бутона Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.

Добра идея е да запазвате всеки път, когато сте направили нещо важно — изграждане на таблица, актуализиране на някои полета, добавяне на записи и т.н. — по същество след всичко, което не бихте искали да правите отново.

Рядко „Таблица1“ е наистина полезно име за таблица. Преди или след запазване на вашата база данни, преименуването на таблица е лесно. Просто следвайте тези стъпки:

Щракнете с десния бутон върху раздела Таблица.

Изберете Save от изскачащото меню, което се показва.

Въведете име за таблицата в получения диалогов прозорец Запиши като.

Щракнете върху OK, за да запазите името.

Запазете отново вашата база данни, за да включите тази промяна.