Как да изградим индекс в Word 2013

Удобна функция в Word 2013 е възможността за изграждане на индекс. Един индекс е препратка списък като съдържание, но с по-големи подробности и в противоположния край на документа. Също така, индексът е организиран по тема или ключова дума, за разлика от описанието на организацията, което предлага съдържанието.

Създаването на индекс в Word е процес в две стъпки. Първата стъпка е да се идентифицират думите или фразите в документа, които трябва да бъдат индексирани. Втората част включва използването на тези препратки за автоматично изграждане на индекса за вас.

Всички действия и команди за индексиране се извършват в областта на раздела Препратки, в групата Индекс.

Изберете текст за индекса

За да маркирате малко текст за включване в индекса, следвайте тези стъпки:

Изберете текста, който искате да препратите в индекса.

Текстът може да бъде дума или фраза или всякакъв стар бит от текст. Маркирайте този текст като блок.

В групата Индекс на раздела Препратки щракнете върху бутона Маркиране на запис.

Появява се диалоговият прозорец Маркиране на индексен запис. Текстът, който сте избрали във вашия документ, се появява в полето Основен запис.

Въведете подзапис в диалоговия прозорец Маркиране на индексен запис (по избор).

Подземието допълнително изяснява основния запис. Подземието е особено полезно, когато основният запис е широка тема.

Кликнете или бутона Mark или бутона за Маркирай всичко.

Използвайте бутона Марк, когато искате да маркирате само случаи, които смятате, че ще бъдат от най-голяма полза за читателя. Използвайте бутона Маркиране на всички, за да потърсите и маркирате всички екземпляри на текста във вашия документ, за да създадете запис в индекс за всеки един.

Когато маркирате запис в индекс, Word активира командата Покажи/Скриване, където знаци като интервали, знаци на абзаци и табулатори се появяват във вашия документ. Не позволявайте да ви изплаши. Стъпка 7 ви казва как да изключите това нещо.

Продължете да превъртате документа си и да търсите неща, които да поставите в индекса.

Диалоговият прозорец Маркиране на индексен запис остава отворен, което ви позволява да продължите да създавате своя индекс: Просто изберете текст в документа и след това щракнете върху диалоговия прозорец Маркиране на запис в индекс. Избраният текст се появява в полето Основен запис. Щракнете върху бутона Маркиране или Маркиране на всички, за да продължите да изграждате индекса.

Щракнете върху бутона Затваряне, когато сте готови.

Диалоговият прозорец Mark Index Entry изчезва.

Натиснете Ctrl+Shift+8, за да отмените командата Покажи/Скрий.

Използвайте клавиша 8 на клавиатурата, а не на цифровата клавиатура.

Създайте индекса

След маркиране на битове и части от текст за включване в индекса, следващата стъпка е да създадете индекса. Направите това:

Позиционирайте показалеца за вмъкване там, където искате да се показва индексът.

Ако искате индексът да започне на нова страница, създайте нова страница в Word. Трябва да поставите индекса в края на вашия документ, което читателят очаква.

Изберете бутона Вмъкване на индекс от групата Индекс в раздела Препратки.

Появява се диалоговият прозорец Индекс. Ето някои препоръки:

• Прозорецът Print Preview е подвеждащ. Той показва как ще изглежда вашият индекс, но не използва действителното съдържание на индекса.

• Използвайте падащия списък Формати, за да изберете стил за вашия индекс. Почти всеки избор от този списък е по-добър от примера From Template.

• Настройката Columns казва на Word колко колони са широки, за да направи индекса. Имайте предвид, че две колони са стандартни или можете да изберете една колона, която изглежда по-добре на страницата, особено за по-кратки документи.

• Можете да използвате опцията за подравняване на страници вдясно.

Щракнете върху бутона OK, за да вмъкнете индекса във вашия документ.

Прегледайте своя индекс. Направи го сега. Натиснете Ctrl+Z, за да отмените, ако не харесвате оформлението. В противен случай сте готови.

Очевидно индексът трябва да бъде актуализиран, когато се върнете и промените документа си. За да актуализирате индекса на документ, щракнете с мишката върху индекса. След това изберете командния бутон Update Index от групата Index. Незабавно Word актуализира индекса, за да препраща към всички нови номера на страници и да включва нови маркирани записи в индекса.

• Чувствайте се свободни да добавите заглавие към индекса, защото Word не го прави вместо вас.

• Word поставя индекса в своя собствена секция на документа, като използва непрекъснати прекъсвания на секции.