Много пъти ще искате да защитите работна книга на Excel 2013, която възнамерявате да споделите в мрежа. По този начин можете да разрешите едновременно редактиране на съдържанието на неговите работни листове (ако приемем, че не защитавате и отделни листове), като в същото време не позволявате на никого освен вас да премахне проследяването на промените (и по този начин да изтриете регистъра на хронологията на промените) .
Ако работната книга в момента не е споделена, можете както да защитите работната книга, така и да я споделите, като щракнете върху командния бутон Защита и споделяне на работна книга в раздела Преглед на лентата или като натиснете Alt+RO. Имайте предвид, че ако работната книга вече е споделена, трябва да спрете споделянето на файла, преди да можете да използвате тази команда.
Когато щракнете върху командния бутон Защита и споделяне на работна книга, Excel отваря диалоговия прозорец Защита на споделената работна книга. В този диалогов прозорец избирате квадратчето за отметка Споделяне с проследяване на промените, за да активирате споделянето на файлове и да включите проследяването на промените.
Веднага след като поставите отметка в това квадратче, Excel прави достъпно текстовото поле Парола (по избор), където можете да въведете парола, която трябва да бъде предоставена, преди да можете да спрете споделянето на работната книга.
Ако въведете парола в това текстово поле (а трябва — в противен случай няма голяма причина да използвате тази опция, тъй като всеки може да премахне защитата от споделената работна книга и по този начин да спре споделянето на файлове), Excel незабавно показва диалоговия прозорец за потвърждаване на паролата , където трябва точно да възпроизведете паролата.
Когато направите това, Excel показва диалогов прозорец за предупреждение, който ви информира, че вече ще запази работната книга и когато щракнете върху бутона Да, програмата записва работната книга като споделен файл и я предпазва от превръщане в изключителна без парола.
Програмата също така добавя индикатор [Shared] към името на файла в горната част на прозореца на програмата на Excel, за да ви уведоми, че работната книга се споделя.
За да премахнете защитата от споделената работна книга и в същото време да спрете споделянето й, избирате командния бутон Премахване на защитата на споделената работна книга (който замества бутона Защита на споделянето) в групата Промени в раздела Преглед на лентата.
След като въведете паролата за премахване на защитата на файла в диалоговия прозорец Unprotect Sharing и щракнете върху OK, Excel показва диалогов прозорец за предупреждение, който ви информира, че действието ви предстои да премахнете файла от споделено използване и да изтриете регистрационния файл на хронологията на промените.
Ако щракнете върху Да, не позволявате на потребителите, които в момента редактират работната книга, да запазват промените си. Ако сте сигурни, че никой друг не използва работната книга, можете да продължите и да премахнете споделянето на файлове, като щракнете върху бутона Да.