Microsoft Excel 2010 ви позволява да записвате файловете на вашата работна книга директно във файловия формат PDF (Portable Document Format) или XPS (XML Paper Specification). Тези формати позволяват на хората да отварят и отпечатват вашите работни листове на Excel, дори ако нямат инсталиран Excel на компютрите си.
Следвайте тези стъпки, за да запишете работна книга на Excel 2010 във формат PDF или XPS:
1 Щракнете върху раздела Файл и изберете Запиши като.
Появява се диалоговият прозорец Запиши като.
2В навигационния екран изберете папката, в която искате да запишете файла.
(По избор) Ако искате да запишете файла на работната книга в нова подпапка в папката, отворена в момента в диалоговия прозорец Запиши като, можете да щракнете върху бутона Нова папка в лентата с инструменти и след това да въведете името на папката и да натиснете Enter.
3 Въведете описателно име за файла в полето Име на файла.
Можете да използвате оригиналното име, ако желаете, така че оригиналният файл на Excel да се появи точно до PDF или XPS файла в азбучен списък.
4Щракнете върху стрелката Save as Type и изберете PDF или XPS документ.
Excel показва допълнителни опции, приложими към PDF и XPS файлове в долната част на диалоговия прозорец Запиши като.
5До заглавието Оптимизиране за изберете Стандартен или Минимален размер.
Ако искате да направите PDF или XPS файла възможно най-малък (тъй като вашият работен лист е голям), изберете бутона за опция Минимален размер (публикуване онлайн).
6 (По избор) Ако искате да промените кои части от работната книга се записват в PDF или XPS файла, щракнете върху бутона Опции; след това направете подходящия избор и щракнете върху OK.
От диалоговия прозорец Опции можете да промените колко от работния лист да преобразувате, както и да включите свойствата на документа в изхода.
7 Щракнете върху бутона Save.
Excel записва работната книга във файловия формат PDF или XPS, който сте избрали в стъпка 4, и автоматично отваря файла в Adobe Reader или XPS Reader (освен ако не сте премахнали отметката от квадратчето Отваряне на файл след публикуване в диалоговия прозорец Запиши като).