Microsoft Office Excel 2007 ви позволява да записвате файловете на вашата работна книга директно във файловия формат PDF (Portable Document File), разработен от Adobe Systems Incorporated. Този формат позволява на хората да отварят и отпечатват вашите работни листове на Excel (документи от безброй други приложения), дори ако нямат Excel на компютрите си. Всичко, което трябва да инсталират, за да отворят и отпечатат PDF копието на файла с работната книга, е безплатният софтуер Adobe Reader, който може да бъде изтеглен от уеб сайта на Adobe .
Преди да можете да записвате файлове във формат PDF, трябва да изтеглите и инсталирате програмата за добавка Save as PDF или XPS от уеб сайта на Microsoft. Следвай тези стъпки:
Отворете прозореца за помощ на Excel и след това потърсете PDF и XPS в текстовото поле Търсене.
Щракнете върху връзката Активиране на поддръжка за други файлови формати, като PDF и XPS в прозореца за помощ на Excel.
Намерете и щракнете върху връзката Microsoft Save as PDF или XPS Add-in за 2007 Microsoft Office Programs.
Прозорецът на браузъра се отваря и показва правилната страница за добавки в уеб сайта на Центъра за изтегляне на Microsoft.
Следвайте инструкциите онлайн за изтегляне и инсталиране на тази програма за добавки.
Когато приключите с изтеглянето и инсталирането на програмата за добавки, следвайте тези стъпки, за да запишете работна книга като PDF файл:
Щракнете върху бутона Office, посочете командата Save As и щракнете върху опцията PDF или XPS в менюто за продължаване.
Появява се диалоговият прозорец Публикуване като PDF или XPS.
Редактирайте името на файла и/или местоположението на папката (ако е необходимо) и щракнете върху бутона Публикуване.
Excel записва работната книга в PDF файл и автоматично я отваря в Adobe Reader.
Ако създадете работна книга на Excel 2007, която включва нови функции, които не се поддържат в по-ранни версии на Excel, вместо да запазвате работната книга като .xls файл на Excel 97–2003, като по този начин губите всички нейни подобрения на Excel 2007, помислете за запазването й като PDF файл така че колегите, които използват по-стари версии на Excel, все още могат да имат достъп до данните в целия им блясък чрез Adobe Reader.