Как да запазите работата си в Office 2019

Докато работите в приложение на Office 2019, съдържанието, което създавате, се съхранява в паметта на компютъра. Тази памет е само временно съхранение. Когато излезете от приложението Office 2019 или изключите компютъра, всичко, което се съхранява в паметта, се изтрива завинаги — освен ако не го запазите.

Основното спасяване

Ако искате да запазите това, върху което работите в Office 2019 , ето няколко начина да спестите:

• Щракнете върху раздела Файл и щракнете върху Запиши.
• Натиснете Ctrl+S.
• Щракнете върху бутона Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.

Първият път, когато записвате файл, приложението ви подканва да въведете местоположение и име за него. Страницата Запиши като се появява в изглед Backstage. Оттам щракнете върху едно от местата за запазване, като OneDrive – Лично или Този компютър.

Ето обяснение на тези две места, за да можете да направите мъдър избор:

• OneDrive е вашето собствено интернет-базирано място за съхранение, предоставено безплатно от Microsoft. Спестяването тук има много предимства. Можете да получите достъп до него от всеки компютър, свързан с интернет, и вашите файлове са безопасни и защитени, така че не е нужно да се притеснявате за архивиране. Можете също да споделяте връзки към вашите OneDrive файлове с други за сътрудничество. И въпреки че достъпът до OneDrive изисква интернет връзка, Windows отразява копия на вашите OneDrive файлове на вашия локален твърд диск, така че ще имате достъп до работата си, дори ако не сте свързани с интернет.
• Този компютър се отнася до вашия локален твърд диск и всички свързани устройства, като USB флаш устройства. Ако изберете това местоположение, файловете ще съществуват само на компютъра, който използвате в момента. Това е добър избор, ако нямате достъп до интернет или ако го имате рядко. Можете също да изберете това, ако искате да запишете на преносимо флаш устройство.

След като изберете общо място за запазване, в горната част на десния панел се появяват няколко полета. Единият ви подканва да въведете име на файл тук, а другият е падащ списък с типове файлове. Ако искате да запазите в папката по подразбиране в това местоположение и с формат по подразбиране, можете просто да въведете име в това първо поле и да щракнете върху бутона Запиши и бум, готово е.

Когато повторно запишете вече записан файл, екранът Запиши като не се появява отново; файлът се записва автоматично с най-новите настройки. Ако искате да промените настройките (като местоположение или тип файл) или да запишете под друго име, изберете Файл → Запиши като, за да се покажат контролите Запиши като.

Промяна на местоположението за запис

Ако запазите всичките си файлове в местоположението по подразбиране, не е нужно да се притеснявате за избор на различни местоположения. Това може да изглежда привлекателно в началото, но какво се случва, когато имате две хиляди файла? Може да откриете, че искате да запазите на различни места.

На изображението по-горе вижте Документи в горната част на десния прозорец? Това е текущото местоположение. Ако искате една от подпапките в текущото местоположение, можете да щракнете върху нея в списъка в десния прозорец. Например, можете да щракнете върху Outlook Files, за да отидете в папката Outlook в папката Documents.

Ако искате друго местоположение, щракнете върху бутона Преглед, за да отворите диалоговия прозорец Запиши като. С отворен диалогов прозорец Запиши като, можете да промените мястото за запис.

За да разберете как да промените местоположенията за запис, първо трябва да разберете концепцията за пътека на файла. Файловете са организирани в папки и можете да имате папки вътре в папки. Например, може да имате

• Папка, наречена Пенсиониране
• В тази папка друга папка, наречена Финанси
• В тази папка има файл на Excel, наречен xlsx

Пътят за такъв файл би бил

C:\Retirement\Finances\BankAccounts.xlsx

C в началото е буквата на устройството. Основният твърд диск на компютъра се нарича C. Обратните наклонени черти (\) са разделители между нивата на папките.

В горната част на диалоговия прозорец Запиши като частите на пътя са разделени с триъгълници, сочещи надясно, а не с наклонени черти. Можете да щракнете върху всеки от триъгълниците, за да отворите падащ списък, съдържащ всички подпапки (тоест папките в тази папка), и след това щракнете върху една от тези папки, за да превключите бързо към нея.

Нещо, което трябва да се отбележи относно местоположенията за запазване на Office 2019

Всеки акаунт в Windows има своя отделна папка с документи за локалния компютър; версията на Документи, която се показва, зависи от това в кой акаунт в Windows сте влезли.

Всеки потребител също има свой собствен OneDrive; OneDrive, който се показва, зависи от кой акаунт в Microsoft сте влезли в Office. В първото изображение по-горе забележете имейл адреса под OneDrive – Personal; това е имейл адресът, свързан с потребителя, който в момента е влязъл в Word. Името на влезлия потребител се показва в горния десен ъгъл на прозореца на Word.

В първите две изображения по-горе един и същ потребител е влязъл както в Windows, така и в Office, но това не винаги е така. Можете да имате различен акаунт в Microsoft, вписан в Office, отколкото в самия Windows. Вземете примера с двама потребители, Faithe и Vick. Да предположим, че Faithe е влязла в Windows, а Vick е влезла в Office. Когато преглеждате местоположението на този компютър, потребителските папки като Документи са на Faithe, но когато сърфирате в OneDrive, потребителските папки са на Vick. За да промените влезлия потребител в приложение на Office, щракнете върху потребителското име в горния десен ъгъл на прозореца на приложението и след това щракнете върху Превключване на акаунт.

Пътищата се показват също като сгъваемо/разгъваемо дърво в навигационния панел от лявата страна на диалоговия прозорец Запиши като. Можете да щракнете двукратно върху папка, за да свиете (скриете) или да разширите (покажете) нейното съдържание.

Имате няколко начина за навигация между папки:

• Щракнете върху пряк път в списъка за бърз достъп (Windows 10), за да преминете към определена папка. Ако списъкът е свит в прозореца на задачите, щракнете двукратно върху него, за да го разширите.
• Щракнете върху Този компютър в навигационния екран, за да се покаже списък на всички устройства на вашия компютър. Оттам щракнете двукратно, за да преминете през нивата на папките до желаната област.
• От адресната лента в горната част на диалоговия прозорец щракнете върху триъгълника, за да отворите списъка за нивото на папката, на което искате да видите подпапките, и след това щракнете върху тази, която искате.
• Щракнете в адресната лента. Това променя показването му на традиционен път (като C:\ Foldername ); можете ръчно да въведете път и след това да натиснете Enter.

Можете да създадете нова папка, в която да записвате файлове. Просто щракнете върху бутона Нова папка в диалоговия прозорец Запиши като, въведете име за новата папка и след това натиснете Enter.

Ако установите, че често променяте местоположението за запазване, можете да зададете друго местоположение по подразбиране. Следвайте тези стъпки в Word, Excel или PowerPoint:

Изберете Файл → Опции.

Щракнете върху категорията Запиши.

В полето Местоположение на файла по подразбиране въведете различен път.

Можете да използвате бутона Преглед, за да го прегледате, ако е необходимо.

Щракнете върху OK.

Избор на тип файл в Office 2019

За да промените типа на файла, отворете списъка Запиши като тип в диалоговия прозорец Запиши като и направете друг избор. Във всяко от приложенията има три важни типа файлове, за които трябва да знаете:

• По подразбиране: Форматът по подразбиране във всяко приложение поддържа всички функции с изключение на макроси. Разширението на файла завършва с буквата X за всеки един: Word е .docx; Excel е .xlsx; PowerPoint е .pptx.
• С активиран макрос: Този формат поддържа всички функции, включително макроси. Разширението на файла завършва с буквата M за всеки един: .docm, .xlsm и .pptm.

  Макросите са записани битове от код, които могат да автоматизират определени дейности в програмата, но също така могат да носят вируси. Поради тази причина форматите по подразбиране не поддържат макроси. Ако трябва да създадете файл, който включва макроси, можете да запишете във формат с активиран макрос.

• 97-2003: Всяко приложение включва файлов формат за обратна съвместимост с по-ранни версии на приложението (версии от 97 до 2003 г.). Някои незначителни функции може да бъдат загубени при запис в този формат. Файловите разширения са .doc, .xls и .ppt.