Как да запазите боклука извън вашата база данни за достъп

Ако данните, които влизат във вашата база данни чрез таблици и формуляри, са боклук, тогава всеки изход или анализ, който правите със заявки и отчети, също ще ви даде боклук. За щастие Access предлага много инструменти, които да ви помогнат да се уверите, че данните, които влизат във всяко поле, са данните, които трябва да влязат в това поле. Можете да намерите много от инструментите за поддържане на боклука в изглед Design Design:

• Тип данни : Използвайте правилния тип данни, за да предотвратите въвеждането на данни от грешен тип.

• Размер на полето: Ограничава броя на знаците. Например, ако знаете, че полето никога не трябва да надвишава четири знака, задайте размера на полето на 4 знака.

• Формат: Прави данните да изглеждат правилно. Например, можете да промените текста на всички главни или всички малки букви. Маските за въвеждане например работят със свойството на полето Формат.

• Маска за въвеждане : Маска за въвеждане ограничава информацията, позволена в полето, като указва какви знаци можете да въведете. Използвайте маска за въвеждане, когато знаете формата, която трябва да приемат данните – например, ако номерът на поръчка има две букви, последвани от четири цифри. Телефонните номера и пощенските кодове са други примери за полета, където маските за въвеждане са полезни.

• Стойност по подразбиране : Определя стойност, която се появява по подразбиране, ако не е въведена друга стойност. Стойността по подразбиране се появява в полето, докато не бъде въведена друга стойност.

• Правило за валидиране на поле или запис : Правило, което данните трябва да преминат, преди да бъдат въведени. Това свойство работи с правилото за свойство Текст за проверка.

• Задължително : Посочва, че полето трябва да има стойност, за да можете да запазите записа. Когато не е въведена стойност, Access не създава нов запис, когато се натисне Tab или Enter, а бутонът Нов запис е сив.

• Разрешаване на нулева дължина : Указва дали е разрешен запис с нулева дължина като „“ (кавички без интервал между тях) (само за полета „Текст“, „Бележка“ и „Хипервръзка“). Полето с нулева дължина ви позволява да правите разлика между информация, която не съществува, и нулева стойност (празно), която е неизвестна или не е въведена. Когато тази опция е зададена, тя позволява низ с нулева дължина в задължително поле. Може да искате да използвате маска за въвеждане, за да направите поле с нулева дължина да изглежда различно от нулева стойност, когато и двете са разрешени.

• Индексирано: Когато изберете да индексирате поле, можете да посочите, че в полето не се допускат дублиращи се стойности. Това свойство е достъпно и от изглед на лист с данни — това е квадратче за отметка в раздела Лист с данни на лентата.

• Полета за търсене : Позволете на потребителя да избере стойност за поле, което се съхранява в друго поле. Това елиминира много правописни грешки и стандартизира опциите за полето. Използвайте съветника за търсене, за да създадете поле за справка.