Как да добавяте записи към списъци с данни в Excel 2019

След като създадете имената на полетата в Excel и един запис от списъка с данни и ги форматирате като таблица , сте готови да започнете да въвеждате останалите данни като записи в следващите редове на списъка. Най-прекият начин да направите това в Excel 2019 е да натиснете клавиша Tab, когато курсорът на клетката е в последната клетка на първия запис. Това кара Excel да добави допълнителен ред към списъка с данни, където можете да въведете подходящата информация за следващия запис.

Когато въвеждате данни директно в таблица със списък с данни, натиснете клавиша Tab, за да преминете към следващото поле в новия запис, вместо клавиша →. По този начин, когато завършите записа в последното поле на записа, автоматично разширявате списъка с данни, добавяте нов запис и позиционирате курсора на клетката в първото поле на този запис. Ако натиснете →, за да завършите въвеждането, Excel просто премества курсора на клетката към следващата клетка извън таблицата със списъка с данни.

Използване на бутона Формуляр за добавяне на записи към списъци с данни на Excel

Вместо да въвеждате записите на списък с данни директно в таблицата, можете да използвате формуляра за данни на Excel, за да направите записите. Единственият проблем с използването на формуляра за данни е, че командата за показване на формуляра в работен лист със списък с данни не е част от командите на лентата. Можете да получите достъп до формуляра за данни само като добавите неговия команден бутон към лентата с инструменти за бърз достъп или персонализиран раздел на лентата.

За да добавите този команден бутон към лентата с инструменти за бърз достъп на Excel, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху бутона Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп в края на лентата с инструменти за бърз достъп и след това щракнете върху елемента Още команди в долната част на падащото му меню.

Excel отваря диалоговия прозорец Опции на Excel с избран раздел на лентата с инструменти за бърз достъп.

Командният бутон Формуляр, който искате да добавите към лентата с инструменти за бърз достъп, е достъпен само когато щракнете върху опцията Команди, които не са в лентата в падащия списък Избор на команди от.

Щракнете върху опцията Команди не в лентата в горната част на падащия списък Избор на команди от.

Щракнете върху Формуляр в списъчното поле Изберете команди от и след това щракнете върху бутона Добавяне.
Excel добавя бутона Формуляр в самия край на лентата с инструменти за бърз достъп. Ако желаете, можете да щракнете върху бутоните Преместване нагоре и Преместване надолу, за да преместите бутона Формуляр в тази лента с инструменти.

Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Опции на Excel и да се върнете към работния лист със списъка с данни.

Добавяне на записи в Excel чрез формата за данни

Първият път, когато щракнете върху персонализирания бутон Формуляр, който сте добавили към лентата с инструменти за бърз достъп, Excel анализира реда с имена на полета и записи за първия запис и създава формуляр за данни. Този формуляр за данни изброява имената на полетата в лявата част на формуляра с записите за първия запис в съответните текстови полета до тях. Тук можете да видите формуляра за данни за новата база данни за служители; изглежда нещо като персонализиран диалогов прозорец.

Въведете втория запис от списъка с данни в неговия формуляр за данни.

Формулярът за данни, който Excel създава, включва записите, които сте направили в първия запис. Формулярът за данни съдържа също поредица от бутони (от дясната страна), които използвате за добавяне, изтриване или намиране на конкретни записи в базата данни. Точно над първия бутон (Нов) формулярът за данни изброява номера на записа, който разглеждате, последван от общия брой записи (1 от 1, когато създавате за първи път формуляра за данни). Когато създавате нови записи, над този бутон ще се покаже Нов запис вместо номера на записа.

Цялото форматиране , което зададете на конкретни записи в първия запис, се прилага автоматично към тези полета в следващите записи, които въвеждате, и се използва във формуляра за данни. Например, ако вашият списък с данни съдържа поле за телефон, трябва да въведете само десетте цифри от телефонния номер в полето Телефон на формуляра за данни, ако първоначалният запис на телефонен номер е форматиран в първия запис с формата за специален телефонен номер . По този начин Excel взема нов запис във файла на телефона, като например 3075550045, и автоматично го форматира, така че да се появи като (307) 555-0045 в съответната клетка на списъка с данни.

Процесът за добавяне на записи към списък с данни с формуляра за данни е прост. Когато щракнете върху бутона Нов, Excel показва празен формуляр за данни (маркиран Нов запис от дясната страна на формуляра за данни), който трябва да попълните.

След като въведете информацията за първото поле, натиснете клавиша Tab, за да преминете към следващото поле в записа.

Уау! Не натискайте клавиша Enter, за да преминете към следващото поле в записа. Ако го направите, ще вмъкнете новия, непълен запис в базата данни.

Продължете да въвеждате информация за всяко поле и натиснете Tab, за да преминете към следващото поле в базата данни.

Ако забележите, че сте направили грешка и искате да редактирате запис в поле, което вече сте преминали, натиснете Shift+Tab, за да се върнете към това поле.

За да замените записа, просто започнете да пишете.

За да редактирате някои от знаците в полето, натиснете ← или щракнете върху показалеца на I-лъча в записа, за да намерите точката на вмъкване; след това редактирайте записа от там.

Когато въвеждате информация в определено поле, можете да копирате записа, направен в това поле от предишния запис, като натиснете Ctrl+' (апостроф). Натиснете Ctrl+', например, за да пренесете напред същия запис в полето Състояние на всеки нов запис, когато въвеждате серия от записи за хора, които всички живеят в едно и също състояние.

Когато въвеждате дати в поле за дата, използвайте последователен формат за дата, който Excel познава. (Например въведете нещо като 7/21/98 .) Когато въвеждате пощенски кодове, които понякога използват водещи нули, които не искате да изчезнат от записа (като пощенски код 00102), форматирайте първото поле със специален Формат на номера на пощенския код . В случай на други числа, които използват водещи нули, можете да го форматирате, като използвате текстовия формат или да поставите ' (апостроф) преди първата 0. Апострофът казва на Excel да третира числото като текстов етикет, но не се показва в самата база данни. (Единственото място, където можете да видите апострофа, е в лентата с формули, когато курсорът на клетката е в клетката с цифровия запис.)

Натиснете клавиша ↓, когато сте въвели цялата информация за новия запис. Или вместо клавиша ↓ можете да натиснете Enter или да щракнете върху бутона Нов. Excel вмъква новия запис като последен запис в базата данни в работния лист и показва празен формуляр за данни, в който можете да въведете следващия запис.

Когато преминете към нов запис във формуляра за данни, Excel вмъква току-що завършения запис като последен ред от списъка.

Когато приключите с добавянето на записи към базата данни, натиснете клавиша Esc или щракнете върху бутона Затвори в долната част на диалоговия прозорец, за да затворите формуляра за данни.

Редактиране на записи в Excel във формата за данни

След като базата данни е в ход и сте наваксани с въвеждането на нови записи, можете да започнете да използвате формуляра за данни, за да извършвате рутинна поддръжка на базата данни. Например, можете да използвате формуляра за данни, за да намерите запис, който искате да промените, и след това да направите редакции на конкретните полета. Можете също да използвате формуляра за данни, за да намерите конкретен запис, който искате да премахнете, и след това да го изтриете от базата данни.

• Намерете записа, който искате да редактирате в базата данни, като изведете неговия формуляр за данни.
• За да редактирате полетата на текущия запис, преминете към това поле, като натиснете Tab или Shift+Tab и заменете записа, като напишете нов.
• Като алтернатива, натиснете ← или → или щракнете върху курсора на I-лъча, за да препозиционирате точката на вмъкване и след това направете своите редакции.
• За да изчистите изцяло поле, изберете го и след това натиснете клавиша Delete.

Начини да стигнете до конкретен запис в Excel 2019

За да изтриете целия запис от базата данни, щракнете върху бутона Изтрий във формуляра за данни. Excel показва поле за предупреждение със следното ужасно предупреждение:

Показаният запис ще бъде изтрит за постоянно

За да изтриете записа, показан във формуляра за данни, щракнете върху OK. За да играете на сигурно и да запазите записа непокътнат, щракнете върху бутона Отказ.

Не можете да използвате функцията за отмяна, за да върнете запис, който сте премахнали с бутона Изтриване! Excel определено не се шегува, когато предупреждава за окончателно изтриване. Като предпазна мярка винаги запазвайте резервна версия на работния лист с базата данни, преди да започнете да премахвате стари записи.