Как да добавите свои собствени правила за форматиране на Excel ръчно

Не е нужно да използвате един от предварително дефинираните сценарии, предлагани от Excel. Excel ви дава гъвкавостта да създавате свои собствени правила за форматиране ръчно. Създаването на ваши собствени правила за форматиране ви помага по-добре да контролирате как се форматират клетките и ви позволява да правите неща, които не бихте могли да правите с предварително дефинираните сценарии.

Например, полезно правило за условно форматиране е да маркирате всички стойности над средното с икона за проверка и всички стойности под средното с икона X. Фигурата демонстрира това правило.

С персонализирано правило за форматиране можете да маркирате стойностите над средното с отметка, а стойностите под средното с X.

Въпреки че е вярно, че сценариите над средното и под средното, вградени в Excel, ви позволяват да форматирате атрибути на клетка и шрифт, те не позволяват използването на набори от икони. Можете да си представите защо наборите от икони биха били по-добри на таблото, отколкото просто цветовите вариации. Иконите и формите вършат много по-добра работа за предаване на вашето послание, особено когато таблото е отпечатано в черно-бяло.

За да започнете да създавате първото си персонализирано правило за форматиране, отидете на раздела Създаване на правило от ръка и след това изпълнете следните стъпки:

Изберете целевия диапазон от клетки, към които трябва да приложите условното форматиране, и изберете Ново правило от менюто за условно форматиране, както е показано.

Изберете целевия диапазон и след това изберете Ново правило.

Тази стъпка отваря диалоговия прозорец Ново правило за форматиране, показан на следващата фигура.

Изберете правилото Форматиране на всички клетки въз основа на техните стойности и след това използвайте падащото меню Форматиране на стил, за да превключите към Набори от икони.

Ето какво прави всеки тип:

• Форматиране на всички клетки въз основа на техните стойности: Измерва стойностите в избрания диапазон една спрямо друга. Този избор е удобен за намиране на общи аномалии във вашия набор от данни.

• Форматирайте само клетки, които съдържат: Прилага условно форматиране към клетките, които отговарят на определени от вас критерии. Този избор е идеален за сравняване на стойности с дефиниран еталон.

• Форматиране само на горни или долни класирани стойности: Прилага условно форматиране към онези клетки, които са класирани в горния или долния N-то число или процент от всички стойности в диапазона.

• Форматирайте само стойности, които са над или под средното: Прилага условно форматиране към онези стойности, които са математически над или под средната стойност на всички стойности в избрания диапазон.

• Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате: Оценява стойностите въз основа на формула, която сте посочили. Ако определена стойност се оцени като истина, условното форматиране се прилага към тази клетка. Този избор обикновено се използва при прилагане на условия въз основа на резултатите от усъвършенствана формула или математическа операция.

Ленти с данни, цветови скали и набори от икони могат да се използват само с типа правило Форматиране на всички клетки въз основа на техните стойности.

Уверете се, че типът на правилото Форматиране на всички клетки въз основа на техните стойности е избран и след това използвайте падащото меню Форматиране на стил, за да превключите към Набори от икони.

Щракнете върху падащото меню Стил на икона, за да изберете набор от икони.

Променете и двете падащи менюта Тип на Формула.

Във всяко поле за стойност въведете =Средно($C$2:$C$22).

Тази стъпка казва на Excel, че стойността във всяка клетка трябва да е по-голяма от средната стойност за целия набор от данни, за да се получи иконата за проверка.

В този момент диалоговият прозорец изглежда подобен на показания тук.

Променете падащите полета Тип на Формула и въведете съответните формули в полетата Стойност.

Щракнете върху OK, за да приложите вашето условно форматиране.

Струва си да отделите малко време, за да разберете как работи това правило за условно форматиране. Excel оценява всяка клетка в целевия диапазон, за да види дали съдържанието й съвпада по ред (първо горната кутия) с логиката във всяко поле за стойност. Ако клетка съдържа число или текст, който се оценява вярно на първото поле за стойност, първата икона се прилага и Excel преминава към следващата клетка в диапазона. Ако не, Excel продължава надолу по всяко поле със стойности, докато едно от тях се оцени като истина. Ако оценяваната клетка не отговаря на логиката, поставена в полетата Стойност, Excel автоматично маркира тази клетка с последната икона.

В този пример искате клетка да получи икона за проверка само ако стойността на клетката е по-голяма от (или равна на) средната стойност на общите стойности. В противен случай искате Excel да прескочи директно до иконата X и да приложи X.