Как да добавите добавката на Excel за финанси и операции към Dynamics 365

Финансите и Excel вървят ръка за ръка. Създателите на Dynamics 365 знаят стойността на интеграцията и разбират важността на Excel. Счетоводителите живеят и дишат електронни таблици на Excel. Без обширна, ефективна и лесна за използване интеграция на Excel, стойността на вашия финансов софтуер е сериозно ограничена.

За да извлечете максимума от вашата ERP система, трябва да можете да извличате данни от вашата ERP система в Excel с натискането на един бутон. Трябва да можете да създавате записи в дневник в шаблон на Excel и да ги зареждате във вашата ERP система с едно щракване на мишката. Имате нужда от живи връзки между работните книги на Excel и записите във вашата ERP система, така че когато запис се актуализира от някой във вашата организация, вашата електронна таблица на Excel отразява тази промяна веднага щом опресните връзката. В наши дни възможността да изпомпвате остарели извлечения от данни от вашия ERP в Excel не е достатъчна. За щастие, добавката на Excel за финанси и операции осигурява стабилна интеграция между Dynamics 365 и Excel за Office 365.

Интеграцията на Dynamics 365 работи само с най-нова версия на Excel; в идеалния случай трябва да използвате Office 365 заедно с Dynamics 365, и двете облачни версии. Уверете се, че вашата версия на Excel е поне 16.0.6868.2060. За да видите номера на версията, стартирайте Excel, изберете Акаунт от менюто Файл и след това изберете Всичко за Excel. Номерът на версията се показва в горния ляв ъгъл на прозореца Информация.

Начинът, по който Excel работи с Dynamics 365 for Finance and Operations, е чрез добавка на Excel. Един Excel добавка е програма, която се инсталира, че разширява функционалността на Excel. Тези програми за добавки са създадени специално за Excel и не се изпълняват извън Excel; по-скоро те увеличават това, което Excel може да направи. Някои от начините, по които добавките разширяват Excel, са чрез включване на тези елементи:

• Уеб-базирани панели за задачи и панели за съдържание: Показване и ви позволява да взаимодействате с данни от друго приложение, което е свързано с данни във вашата електронна таблица на Excel
• Персонализирани елементи от менюто и бутони на лентата: Осигуряват ви повече функции и функционалност
• Диалогови прозорци: Позволяват ви да предоставите допълнителна информация или да проверите процесите, преди да ги стартирате

Добавката, от която се нуждаете, за да интегрирате Excel с Dynamics 365, е добавката на Microsoft Dynamics Office. За да го инсталирате, изпълнете следните стъпки:

Стартирайте Microsoft Excel.

В раздела Вмъкване щракнете върху бутона Магазин в групата Добавки. Като алтернатива, ако използвате онлайн версията на Excel, щракнете върху бутона Добавки на Office и след това върху бутона Магазин в прозореца на добавките на Office, който се показва.
Офис магазинът се отваря.

Вижте метода за навигация в менюто до бутона Добавки в онлайн версията. спрямо пълните версии на Excel.

Бутон за съхранение, използван за намиране на добавката на Excel.

Вижте метода за навигация в менюто до бутона Добавки в пълната версия на Excel.

Бутон за добавки за Office е намерен в Excel Online.

В текстовото поле за търсене на магазина въведете Dynamics и натиснете Enter.

От резултатите щракнете върху връзката Microsoft Dynamics Office Add-in.

Щракнете върху бутона Добавяне.

В диалоговия прозорец, който се показва, изберете опцията Доверете се на тази добавка.

Трябва да посочите, че имате доверие на добавката само първия път, когато я стартирате, а не всеки път.

Въведете URL адреса на вашия екземпляр на наемател Finance and Operations.
Можете да го копирате и поставите в полето URL адрес на сървъра.

Изтрийте всичко след името на хоста.

Полученият URL адрес трябва да има само името на хоста, както е в https://xxx.dynamics.com, където xxx означава вашето име на хост.

Изберете OK и след това изберете Да, за да потвърдите промяната.

Добавката се рестартира.

Метаданните (списъците с таблици и наличните полета, които можете да редактирате в Excel) се зареждат.

Бутонът Дизайн вече е активиран. Бутонът Дизайн позволява на вас или на вашия ИТ отдел да посочите точките на допир между Excel и обекти (типове записи) в Dynamics 365 for Finance and Operations, като клиенти, доставчици и поръчки за покупка.

Можете да превключите от Excel Online към пълната (инсталирана) версия на Excel (ако приемем, че сте я инсталирали), като щракнете върху бутона Редактиране в Excel в Excel Online в горната лента с менюта.

Добавянето, изтриването и актуализирането на данни за обект (като доставчици, клиенти, фактури и поръчки за продажба) обикновено се извършва в рамките на екраните на самата ERP система, а не в Excel. Добавката обаче ви позволява да създавате, актуализирате или изтривате записи с данни за ERP обекти от Excel, въпреки че това не е лесно да се настрои поради редица причини, включително следните:

• Не можете да добавяте записи, без да сте сигурни, че сте включили всички задължителни полета.
• Трябва да посочите полето, което е първичен ключ (уникален идентификационен номер) за този обект. Например, идентификационният номер на клиента може да бъде уникалният първичен ключ на главната таблица на клиента, но когато работите с фактури или поръчки за покупка или други, по-сложни таблици, първичният ключ може да бъде съставен ключ, съставен от множество полета.
• Може да получите грешки, ако се опитате да изтриете запис, който се използва в други свързани таблици. Това се нарича ограничение за външен ключ. Например, не можете да изтриете продавач, ако този продавач се използва за фактури за таксуване, които са част от вашата история на фактуриране.

Потърсете съдействието на вашия ИТ отдел или квалифицирана консултантска фирма за партньор на Dynamics 365, когато проектирате интеграции, които променят данните във вашата Dynamics 365 ERP система от Excel. Тази функционалност работи чудесно, но експерт трябва да я конфигурира правилно. Най-малкото започнете с изгледи само за четене на данни на Excel в Dynamics 365 for Finance and Operations.

Ако нямате експерти, които да ви помогнат, може да пожелаете да започнете със създаване на интеграции на Excel, които са просто изгледи само за четене на данни от Dynamics 365 ERP, показани в Excel, без команди за актуализиране, вмъкване или изтриване; те са по-безопасни, защото не могат да доведат до повреда на данните в ERP системата.

След като вие или някой от вашия ИТ отдел или вашия упълномощен доставчик на решения сте настроили конектор за данни с помощта на Designer, който е част от добавката на Microsoft Dynamics Office, конекторът за данни се показва в прозореца вдясно от вашата електронна таблица . Можете да публикувате (запазвате, с други думи) актуализации на вашите данни обратно във вашите системи на Microsoft Dynamics. Тези актуализации се обработват от функция в Microsoft Dynamics, наречена услуги OData (протокол за отворени данни). В добавката Dynamics Office вече се поддържат само точки на допир, налични в услугите OData. Ако получите грешка, когато публикувате промените си, редът, в който има грешка, се маркира. Също така се показва съобщение, указващо броя на редовете, които са били изтрити, добавени или актуализирани.