Как да групирате елементи в Outlook 2013

Сортирането и групирането в Outlook 2013 са подобни. И двете процедури организират елементите във вашата таблица според колони. Групирането е различно от сортирането по това, че създава групи от подобни елементи, които можете да отваряте или затваряте. Можете да разглеждате само гроздовете, които ви интересуват, и да игнорирате всички останали гроздове.

Например, когато балансирате чековата си книжка, вероятно сортирате чековете си по номер на чека. По време на данъчно облагане групирате чековете си: правите купчина чекове за медицински разходи, още една купчина чекове за благотворителни удръжки и още една купчина чекове за парите, които сте инвестирали в книгите For LuckyTemplates .

След това можете да добавите сумите, които сте похарчили във всяка категория, и да въведете тези цифри в данъчната си декларация.

Най-бързият начин за групиране на елементи е да щракнете с десния бутон върху заглавието на колоната, по която искате да групирате, и след това да изберете Групиране по това поле. Автоматично се появява полето Group By, а името на полето, което сте избрали, се появява автоматично в полето Group By. Това не е ли хлъзгаво?

Преглед на групирани елементи в Outlook 2013

Групиран изглед ви показва имената на колоните, които сте използвали, за да създадете групирания изглед. Ако щракнете върху иконата Контакти и изберете изглед на списък (който групира вашите контакти по компания), ще видите група от триъгълни икони от лявата страна на списъка.

Думата Компания се появява до всяка икона, защото това е колоната, в която е групиран изгледът. Име на фирма се появява до думата Компания; групираният изглед има отделен раздел за всяка компания в списъка.

Иконата в левия край на думата Компания сочи директно надясно или надолу и надясно.

• Икона, сочеща директно вдясно, означава, че има още какво да се види: Щракнете върху нея, за да разкриете другите елементи, които принадлежат към групата.

• Триъгълник, наклонен надолу и надясно, означава, че няма какво повече да се види; това, което виждате, е това, което получавате в тази група.

Ако щракнете върху името на компанията, но не и върху иконата, избирате цялата група. Можете да изтриете групата, ако изберете името на фирмата и натиснете Delete. Когато е избрана групова лента, тя се маркира в синьо, за да се разграничи от останалите.

Преглеждайте заглавията само в Outlook 2013

Можете да щракнете върху всеки триъгълник един по един, за да отворите и затворите отделни групи, или можете да отворите или затворите всички групи едновременно.

За да отворите или затворите групи, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху раздела Изглед и щракнете върху бутона Разгъване/Свиване.

Разширяването и свиването са драматични думи за това, което правите с тези групи. Не е като Скарлет О'Хара да получава изпаренията; това е просто разкриване (разширяване) или скриване (свиване) на съдържанието.

Изберете Сгъване на тази група или Разгъване на тази група.

За да разгънете или свиете всички групи, изберете Разгъване на всички или Сгъване на всички.

Какво може да бъде по-лесно?