Как да въведете информация за проекта в Microsoft Project 2019

След като отворите празен проект в Microsoft Project 2019, можете да започнете да въвеждате основна информация за проекта, като начална или крайна дата. Вижте Cheat Sheet за Project 2019 For LuckyTemplates . Можете да въведете информация за планиране на Microsoft Project в Project по два начина:

• Изберете Файл → Информация. В секцията Информация за проекта от дясната страна на екрана, както е показано на следващата фигура, можете да въведете начална, крайна, текуща и статусна дата за проекта. Всичко, което трябва да направите, за да направите запис или да промените запис, е да кликнете върху него, за да се покажат контролите - например, за да промените датата, просто щракнете върху инструмента за избор на дата.

Резултатът от избора на командата Файл→ Информация.

След като изберете Файл → Информация, можете да щракнете върху стрелката надолу Информация за проекта, след което да щракнете върху Разширени свойства. Отваря се диалоговият прозорец Свойства. Въведете името на проекта, където пише „Заглавие“ и въведете името си, където пише „Автор“. Можете също да въведете име на фирма, ключови думи и друга информация. Тази информация се използва в много от автоматизираните отчети, които Project създава.

• На лентата отидете на раздела Проект и щракнете върху иконата Информация за проекта. Виждате диалоговия прозорец Информация за проекта, показан тук. Той съдържа същата информация като секцията Информация за проекта на екрана Информация в изгледа Backstage.

Диалоговият прозорец Информация за проекта.

Този списък описва настройките в диалоговия прозорец Информация за проекта:

• Начална дата и крайна дата: За проект, планиран напред от началната дата (вижте следващия водещ символ), въведете само началната дата. Или ако планирате назад от крайната дата, въведете крайна дата.
• График от: Можете да изберете задачите да бъдат планирани назад от крайната дата или напред от началната дата. Повечето хора продължават напред от началната дата.

Въпреки че можете да планирате назад, използвайте тази функция само за първоначално планиране на работата назад, като изберете крайната дата и щракнете върху бутона OK. Веднага след като направите това, върнете се към този диалогов прозорец и се върнете към (ново изчислената) начална дата. Ако не го направите, може да срещнете проблеми по-нататък, ако в крайна сметка запишете напредъка. В този момент крайната дата ще бъде фиксирана, защото сте насрочили обратно график, а началната дата ще бъде фиксирана, защото сте записали действителни данни, така че графикът вече няма да бъде динамичен и няма да се разширява или свива.

• Текуща дата: По подразбиране тази настройка съответства на настройката на часовника на компютъра. Можете обаче да го промените, така че да не съответства на настройката на часовника на компютъра. Промяната на тази дата е полезна за разглеждане на сценарии какво-ако или за проследяване на напредъка към определена дата в миналото или всяка дата, която изберете.
• Дата на състоянието: Обикновено задавате текущата дата, за да проследявате напредъка на проекта. Когато проследявате, обикновено искате да видите състоянието на проекта към настоящия момент, така че можете да игнорирате тази настройка. Въпреки това, ако искате да проследявате към края на фискален период или друга времева рамка, променете го, за да проследявате състоянието на задачите към всяка друга дата.
• Календар: Изберете от този падащ списък основния шаблон за календар, който да използвате за календара на проекта. Първо изброявам тази настройка, защото тя е единствената, с която трябва да се справите, когато стартирате нов проект. Засега приемете, че ще използвате стандартния календар.
• Приоритет: Това поле е полезно, ако вашата организация има много проекти и създавате връзки между тях. Ако използвате инструмент като изравняване на ресурсите за разрешаване на конфликти, той може да вземе предвид тази настройка за приоритет на проекта, когато изчислява какво да отложи и какво да продължи.

Опции за планиране на Microsoft Project

Един от най-ценните аспекти, предлагани от Project, традиционно е способността му да преизчислява графиците на задачите, като например когато промените началната дата на проекта или има промяна в графика на една задача, която засяга една или повече зависими (свързани) задачи. Това мощно поведение спестява мениджъра на проекта — вас — от необходимостта да преосмисляте и въвеждате отново дати до пренасрочени задачи по време на целия проект.

Но обратните страни на ползите от автоматизацията винаги съществуват и в случай на планиране на проекти, автоматичното планиране може да доведе до нежелани промени в графика въз основа на поведението на софтуера, а не на човешкия опит.

За да запази полезните аспекти на автоматизацията, които правят планирането по-малко времеемко, като същевременно позволяват на мениджърите на проекти да запазят контрола на графика, когато е необходимо, Project 2019 позволява планиране, контролирано от потребителя.

При контролирано от потребителя планиране можете да изберете един от тези режими на планиране за всяка задача:

• Автоматичен график: Проектът изчислява графиците на задачите за вас въз основа на началната и крайната дата на проекта, зависимостите на задачите, избора на календар и планирането на ресурсите.
• Ръчно: Проектът ви позволява да пропуснете въвеждането на продължителност и дати и да ги посочите по-късно. Когато въведете продължителността и датите, Project коригира графика за задачата и не го премества, освен ако не го направите ръчно. Ръчно планираните задачи се преместват, ако разсрочите целия проект в повечето случаи. Лентите на Гант за ръчно планирани задачи също се различават по външен вид от тези за автоматично планирани задачи.

Индикаторът за автоматично планирани и ръчно планирани задачи е в долната част на прозореца на проекта. Тази фигура показва, че задачите на базата данни са автоматично планирани, както е показано от времевата лента и стрелката в колоната Режим на задача. Задачите на потребителския интерфейс се планират ръчно, както е посочено от бутончето в колоната Режим на задача. Във времевата скала автоматично планираните задачи се показват като сини ленти на екрана ви, а ръчно планираните задачи се показват като аква ленти с вертикални линии от всеки край.

Ръчно и автоматично планирани задачи.

Обобщената задача (задачата с други задачи, отстъпени под нея) трябва да бъде автоматично планирана. Това е така, защото началните и крайните дати на задачите под него показват кога може да започне и завърши обобщената задача.

Файлът на проекта може да има всички ръчно планирани задачи или всички автоматично планирани задачи - или всяка комбинация от двете. По подразбиране всички задачи, които създавате, използват ръчно планирания режим.

Можете да промените режима на задачата за целия проект по два начина:

• За да промените режима за всички нови задачи, изберете раздела Задача, щракнете върху иконата Режим на график в групата Задачи (бутонът с календара и въпросителния знак) и след това изберете Автоматичен график или Ръчно планиране от менюто, както е показано тук .
• Друг начин да промените режима за всички нови задачи е да щракнете върху връзката Нови задачи в левия край на лентата на състоянието в долната част на проекта, след което изберете режима, който искате.

Промяна на режима на задачата от лентата.

Можете да промените режима на задачите за отделни задачи по три начина:

• Изберете задачата, щракнете върху раздела Задача на лентата и след това щракнете върху Ръчно планиране или Автоматичен график в групата График.
• Изберете задачата, щракнете върху клетката Режим на задача за задачата, щракнете върху стрелката за падащо меню, която се показва, и щракнете върху Ръчно насрочено или Автоматично насрочено в падащия списък.
• Изберете задачата, щракнете върху раздела Задача на лентата и щракнете върху бутона Информация в групата Свойства. В раздела Общи на диалоговия прозорец Информация за задачата отидете в областта Режим на график и щракнете върху бутона за избор Ръчно насрочено или бутона за опция Автоматично насрочено.

Трябва да балансирате желанията на вашия вътрешен контролен урод срещу необходимостта да бъдете ефективен мениджър на проекти, за да определите колко често да използвате ръчно планиране. Въпреки че ръчното планиране не позволява на Project да премести задачи, които искате да останете в графика, може да се наложи да редактирате графиците за десетки зависими задачи в дълъг или сложен проект. Най-добрият баланс - особено за начинаещи ръководители на проекти - може да бъде пестеливото използване на ръчно планиране.

Как да влезете в структурата за разбивка на работата (WBS)

Графикът трябва да бъде настроен по същия начин като структурата за разбивка на работата (WBS). Ако искате да продължите схемата за номериране на контура от WBS, Project автоматично разширява до задачите на графика номерирането на контура, използвано за WBS. Можете да направите това по два начина:

Изберете раздела Формат.

В групата Колони щракнете върху Вмъкване на колона.

Изберете опцията Outline Number.

Можете също да въведете номера на контура директно в клетката на задачата, като следвате тези стъпки:

Щракнете, за да отворите раздела Формат.

В групата Показване/Скриване поставете отметка в квадратчето Номер на контура.

Първата информация, която трябва да се въведе в новия проект, е WBS. Следвайте тези прости стъпки, за да въведете WBS в изглед на диаграма на Гант:

В колоната Име на задачата щракнете върху празна клетка.

Въведете името на WBS елемента.
Използвайки примера на Младежки център 10K Run/Walk, първият елемент е Регистрация.

Натиснете Enter, за да преминете към следващата клетка в колоната и след това въведете името на WBS елемента.

Повторете стъпка 3, докато въведете всички WBS имена.
Можете да редактирате текста, който въвеждате, като натиснете клавиша Delete или Backspace, за да изчистите знаците.

След като влезете в WBS, можете да използвате функцията Indent, за да създадете формата на контура. За да отстъпите, изберете раздела Задача и щракнете върху иконата Отстъп на групата График.

Тази фигура показва част от екранния дисплей, след като влезете в WBS контура. Тази версия показва номерацията на контура като отделна колона. Забележете, че след като направите отстъп на задача, нейната родителска задача преминава от ръчно планирана към автоматично планирана, тъй като продължителността и зависимостите на дъщерните задачи определят кога родителската задача може да започне и да завърши. Следователно не попълвате продължителността или началните и крайните дати за WBS елементите — тази информация ще се попълни автоматично, когато въведете задачи под WBS елементите.

WBS за 10K бягане.

Как да въведете задачи в Microsoft Project 2019

След като WBS информацията бъде въведена, можете да започнете да въвеждате задачи. Можете да създавате задачи по няколко различни начина:

• Въведете информация в областта на листа на диаграмата на Гант.
• Въведете информация в диалоговия прозорец Информация за задачата.
• Импортиране на задачи от Outlook.
• Импортиране на задачи от Excel.

Можете да попълните подробностите за продължителността на задачата и началната дата, когато въведете задачата или по-късно.

Въвеждане на задачи в изглед на диаграма на Гант

Много хора, които работят по продължителни проекти, откриват, че въвеждането на всички имена на задачи в панела на листовете на изгледа на диаграма на Гант е най-бързият и лесен метод. Този метод е същият, който използвах за въвеждане на WBS информацията. Можете просто да въведете име на задача в колоната Име на задача, да натиснете клавиша Enter или клавиша със стрелка надолу на клавиатурата, за да преминете към следващия празен ред, да въведете друга задача и т.н.

Използвайте колоната Режим на задача, за да промените режима на планиране на задачите от Ръчно насрочен на Автоматичен график за всяка задача, която не използва метода по подразбиране.

Въвеждане на задачи през диалоговия прозорец Информация за задачата

Ако диалоговите прозорци предоставят вида централизиран формуляр за информация, който отговаря на начина, по който искате да работите, помислете за използването на диалоговия прозорец Информация за задачата, за да въведете информация за задачата. Поредицата от раздели в този диалогов прозорец съдържа цялата информация за дадена задача.

Следвайте тези стъпки, за да създадете задача чрез диалоговия прозорец Информация за задача:

В колоната Име на задачата щракнете двукратно върху празна клетка.
Появява се диалоговият прозорец Информация за задачата, както е показано.

В полето Име въведете име на задача.
Можете да въведете всяка друга информация, която искате, докато сте там.

Щракнете върху бутона OK, за да запазите новата задача.
Името на задачата се появява в изглед на диаграма на Гант в клетката, върху която сте щракнали в стъпка 1.

Натиснете клавиша със стрелка надолу, за да преминете към следващата клетка.

Повторете стъпки 1–4, за да добавите толкова задачи, колкото искате.

Диалогов прозорец Информация за задачата.

Докато наименувате задачите, направете имената на задачите в проекта едновременно описателни и уникални. Ако обаче не можете да направите всички имена уникални (например имате три задачи, наречени Наемете персонал), можете да използвате автоматично присвоения номер на задачата или номера на схемата, за да идентифицирате задачите; тези числа винаги са уникални за всяка задача.

Именуването на задачите е компромис между даване на пълно описание (което е твърде дълго за полето Име на задача) и твърде кратко (което може да доведе до недоразумения и несигурност). Когато се съмнявате, бъдете кратки в името на задачата и усъвършенствайте с бележка за задачата.

За да вмъкнете задача навсякъде в списъка със задачи в Project, от раздела Задача, групата Вмъкване щракнете върху клетка с име на задача, където искате да се появи новата задача, и щракнете върху иконата Вмъкване на задача. Новата задача се вмъква в реда по-горе. Можете също да натиснете клавиша Insert на клавиатурата или да щракнете с десния бутон и да изберете Insert Task от изскачащото меню.