Как да вмъкнете полета за сливане на поща в Office 2016

Ако обединявате списъци с имейли в Microsoft Office 2016, ще трябва да вмъкнете полета, където искате да бъде персонализацията. Първо, позиционирайте правилно точката на вмъкване:

• За букви щракнете там, където искате да се появи кодът за сливане. Ще искате името и адреса на получателя в горната част на документа, точно под датата. Може да искате и поздрав като (Скъпи име ). Може да искате и друга персонализация, като например споменаване на града или държавата на лицето в параграф на тялото.

• За имейл съобщения щракнете там, където искате да се появи първата част от персонализацията. Няма обичайно разположение за персонализирани данни в имейл съобщенията, както има за бизнес писмо.

• За пликове поставете точката на вмъкване в празното текстово поле в центъра на етикета.

• За етикети поставете точката на вмъкване в горната дясна клетка на таблицата. Ако не виждате таблица, изберете Инструменти за таблица Оформление → Преглед на решетъчни линии.

• За директория щракнете там, където искате да се появи кодът за сливане. Ако искате да се появи някакъв разделител между записите, създайте го (като хоризонтална линия или празен ред) и след това преместете точката на вмъкване над този разделител.

След като позиционирате точката на вмъкване, сте готови да вмъкнете кода за сливане. За да опрости процеса на вмъкване на полета, Word предлага два специални кода за сливане, които можете да използвате:

• Адресният блок вмъква всички полета, необходими за създаване на правилно форматиран адресен блок, включително интервалите и прекъсванията на абзаци между тях, нещо подобно:

  Ейми Джоунс
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Поздравителният ред вмъква поздрав, като Уважаеми, последван от името на получателя. Когато вмъкнете поздравителния ред, можете да изберете дали да използвате тяхното име, фамилия или и двете. Може да изглежда нещо подобно:

  Уважаема г-жо Джоунс:

  Можете също да вмъкнете отделни полета за сливане. Например, можете да споменете града на човека в параграф като този:

  До 30 юни нашият магазин в Индианаполис предлага 20% отстъпка от всички артикули за разпродажба.

Вмъкнете адресен блок

За да вмъкнете адресен блок (например върху плик или етикет или в горната част на писмо), изпълнете следните стъпки:

В раздела Изпращания щракнете върху Адресен блок.

Изберете формата, в който трябва да се показва името на лицето.

Ако не искате името на фирмата (ако има такова) да се показва, щракнете върху квадратчето Вмъкване на име на фирма.

Посочете как да се показват адресите извън държавата по подразбиране.

Проверете визуализацията, за да се уверите, че адресният блок се появява според очакванията.

Ако визуализацията на адреса не изглежда правилно, щракнете върху Съвпадение на полета и използвайте диалоговия прозорец, който се появява, за да съпоставите полетата от файла с данни за сливане с полетата, използвани за адресния блок.

Щракнете върху OK, за да вмъкнете кода.

Посочете опциите за адресния блок.

Кодът на адресния блок се появява в документа с двойни ъглови скоби около него, както следва: >.

Коригирайте проблема с разстоянието в адресните блокове

Един от проблемите с адресния блок по подразбиране е, че оставя твърде много вертикално пространство между редовете, поради разстоянието между абзаците по подразбиране. (Всеки ред от адресния блок е отделен параграф.) За да видите това сами, изберете Пощенски съобщения→ Преглед на резултатите. Повторете тази команда, за да изключите визуализацията.

За да коригирате проблема, изпълнете следните стъпки:

Изберете > кода.

В раздела Начало щракнете върху бутона Разстояние между редове и абзаци, за да отворите менюто му.

Щракнете върху Премахване на интервал след абзац.

Премахнете допълнителното пространство след абзаците в адресния блок.

Поставете поздравителен ред

За да вмъкнете поздравителен ред, изпълнете следните стъпки:

В раздела Пощенски съобщения щракнете върху Поздравителна линия.

Използвайте падащите списъци в секцията Формат на линията за поздрав, за да посочите как ще изглежда поздравът.

Посочете поздравителен ред за невалидни имена на получатели (например запис, в който не е посочено име на получател).

Проверете областта за визуализация, за да се уверите, че линията за поздрав е такава, каквато искате.

• Можете да щракнете върху бутона Напред, за да преминете през всички записи, за да проверите всеки от тях.

• Ако полетата не съвпадат, щракнете върху Съвпадение на полета и посочете кои полета от списъка с данни трябва да бъдат включени в поздрава.

Щракнете върху OK.

Посочете настройките за поздравителния ред.

Вмъкнете отделно поле за сливане

За да вмъкнете отделно поле, изпълнете следните стъпки:

В раздела Пощенски съобщения щракнете върху стрелката върху бутона Вмъкване на поле за обединяване, отваряйки меню.

Щракнете върху желаното поле за вмъкване.

Изберете отделно поле за вмъкване.

Ето алтернативен метод. Можете да щракнете върху лицето на бутона Вмъкване на поле за сливане (графичната част, а не текста и стрелката под него), за да отворите диалоговия прозорец Вмъкване на поле за сливане. От там можете да изберете поле и да щракнете върху Вмъкване.