Как да архивирате автоматично имейла си в Outlook 2016

Освен ако не промените настройките за автоматично архивиране на Outlook, Outlook не архивира вашите елементи автоматично. Някои фирми обаче може да го активират за своите потребители. Вместо това други компании може да използват услуга за автоматично изтриване, за да изчистят стари съобщения, но проверете правилата на вашата компания за запазване на имейли, преди да направите каквито и да е промени в настройките за автоматично архивиране.

Ако искате да включите AutoArchive, да видите как Outlook е настроен да архивира старите ви елементи или да промените начина, по който Outlook върши работата, следвайте тези стъпки:

Изберете раздела Файл и щракнете върху бутона Опции.

Отваря се диалоговият прозорец Опции на Outlook.

Щракнете върху бутона Разширени в навигационния екран вляво.

Появяват се опциите за работа със страници на Outlook.

В секцията Автоархивиране щракнете върху бутона Настройки за автоматично архивиране.

Отваря се диалоговият прозорец Автоархивиране.

Диалогов прозорец за автоматично архивиране.

Не преминавайте през диалоговия прозорец за автоматично архивиране, променяйки нещата волю-неволю — поне не, докато не погледнете какво вече е настроено. Четири важни неща, които диалоговият прозорец за автоматично архивиране обикновено ви казва:

• Дали функцията за автоматично архивиране е включена

• Колко често Outlook архивира елементи

• Колко стари трябва да са елементите, за да може Outlook да ги изпрати в архива

• Името и местоположението на архивния файл

Ако включите автоматичното архивиране, без да променяте някоя от другите настройки за автоматично архивиране, Outlook автоматично архивира елементи на всеки 14 дни, изпращайки елементи, които са на повече от шест месеца, към архивния файл, посочен в диалоговия прозорец за автоматично архивиране. За повечето хора тези настройки са добре.

Някои хора предпочитат да изключат функцията за автоматично архивиране и да стартират процеса на архивиране ръчно. Можете да включите или изключите процеса на AutoArchive, като изберете или премахнете отметката от квадратчето Run AutoArchive Every в горната част на диалоговия прозорец AutoArchive. Можете също да промените колко често се изпълнява AutoArchive, като замените 14 в текстовото поле с произволно число между 1 и 60.

Ако всичко, което правите, е да включите AutoArchive и да не правите други промени тук, може да се изненадате да разберете, че вашата входяща поща — както и някои други папки — няма да бъдат автоматично архивирани. Всяка папка има свои собствени настройки за автоматично архивиране, които могат да се различават от настройките за автоматично архивиране на други папки.

Ако искате да архивирате автоматично всичките си папки с идентични настройки, не забравяйте да щракнете и върху бутона Прилагане на тези настройки към всички папки сега в диалоговия прозорец Автоархивиране — тоест всички папки с изключение на папката Контакти, която не може да бъде архивирана. Автоархивирането на всичките ви папки може да не е страхотна идея, ако никога не почиствате изтритите си елементи или папките с нежелана поща – ще архивирате много спам и изтрити съобщения.