Какво трябва да знаете за грешките при финансовото моделиране в Excel

Възможността за грешка във финансов модел е нещото номер едно, което не позволява на специалиста по финансови модели да бъде буден през нощта. Като моделист трябва да имате здравословно уважение към електронните таблици и тяхната податливост на грешки.

Представете си, че работите върху нов вълнуващ проект. Предоставихте финансов модел, който се използва за проект или ключова функция на вашия бизнес. Изглежда фантастично. Хората са разпалени; се харчат пари. Но седмици или месеци след началото на проекта числата изведнъж не се събират. Защо проектът толкова надхвърля бюджета?

При преглед изведнъж разбирате, че е имало грешка в първоначалните ви изчисления. Мда! Вашето доверие и увереност във вашата работа са поставени под въпрос, което води до някои неудобни моменти по време на срещи (да не говорим, загриженост за бъдещето ви в компанията).

Европейската група по интереси за рискове от електронни таблици (EuSpRiG) провежда утвърдена годишна конференция, за да представи най-новите изследвания и констатации по темата. Има много добре документирани случаи на груби грешки в модела на Excel. Някои от тях са документирани от EuSpRiG . Като се има предвид нежеланието на повечето фирми да говорят за своите грешки, броят и честотата на историите, документирани от EuSpRiG, карат мнозина да вярват, че грешките в електронните таблици са редовно явление в повечето организации.

Каква форма могат да приемат тези грешки? Като цяло грешките при моделирането могат да бъдат групирани в три широки категории: грешки във формулите, допускания или грешки при въвеждане и логически грешки.

Грешки във формулата във вашия финансов модел

Грешките във формулата са най-лесните за правене и относително лесни за откриване, но са ужасно неудобни, когато бъдат открити. Тези видове „механични“ грешки също са най-лесни за избягване чрез самопроверка и корекция.

Често срещана грешка във формулата е просто избиране на грешна клетка във формулата - например свързване към клетка B98, която съдържа 6, вместо клетка B97, която съдържа 0,6. Тази грешка първоначално може да изглежда съвсем незначителна, но да кажем, че първоначалната ви инвестиция е била 100 000 долара. Чрез вашето моделиране установявате, че има 60 процента марж на печалба, но поради тази грешка вие предвиждате печалба от $600 000 вместо $60 000. Опа!

Предположения или грешки при въвеждане във вашия финансов модел

Формулите на вашия модел може да се изчисляват перфектно, но предположенията във финансовите модели са учебник за „боклук навътре, боклук навън“. Ако предположенията, които сте използвали като входни данни, са неверни, моделът също ще бъде неправилен.

Когато става въпрос за грешки при въвеждане, има два основни типа, които трябва да имате предвид:

• Въвеждане на данни: Грешки при въвеждане на данни могат лесно да възникнат, ако актуализирате оперативните разходи, например на база от седмица на седмица. Ако тези разходи не са свързани правилно или не се обновяват редовно, можете да получите непълна или неточна картина на процеса. Понякога свързването на тази информация с отделен, автоматично генериран файл и използването на някои от новите инструменти на Modern Excel, като Get & Transform (по-рано наричано Power Query), може да автоматизира и ускори този процес. Също така не забравяйте да потвърдите кой е отговорен за актуализирането на електронната таблица и се уверете, че промените в процеса или графика за актуализиране не засягат вашия модел.
• Въвеждане на потребителя: грешките при въвеждането на потребителя се появяват по-често, когато сте по-малко запознати с продукта или проекта, който моделирате. Например, когато става въпрос за разходите за заплати на програма, можете да вземете предвид ползите, които служителят ще получи, и да приемете, че ще бъде 5 процента от нейната заплата, което е доста стандартно общоприето предположение. Въпреки това, тъй като сте нов в организацията, може да не вземете предвид други фактори, които влияят на ползите на служителя, като например увеличение на разходите за предоставяне на денталната и медицинска програма, с която компанията се гордее. Изведнъж това увеличава разходите до 12,5 процента от заплатата, напълно издухвайки всички разходи за персонал, които сте изчислили толкова внимателно.

Ако правите предположения, трябва да ги запишете, да ги обмислите и да ги изложите внимателно във вашия модел. Също така е добра идея да потвърдите тези данни с ключовите заинтересовани страни.

Старата поговорка „Твърде много готвачи развалят бульона“ със сигурност се отнася за изграждането на финансов модел. Освен ако нямате строг, съвместен набор от стандарти, които ще гарантират, че моделът е изложен и предположенията се въвеждат последователно, ще постигнете най-добрия резултат, като имате само един моделист, който работи за изграждането на модела.

Когато става въпрос за използване на модела обаче, всеки трябва да може да използва добре изграден модел. Ако се притеснявате, че хората объркат вашите изчисления или въвеждат неправилно входните данни, уверете се, че вашите инструкции и документация обясняват как да използвате модела. Също така, приложете валидиране на данни или защита на клетката към модела, за да ограничите промените, които потребителят може да направи.

Логически грешки във вашия финансов модел

Грешките в логиката на модела вероятно са най-трудни за откриване, тъй като предположенията, входните данни и формулите могат да работят перфектно, но логиката и методологията – начинът, по който е изграден моделът – все още могат да бъдат неправилни. Трябва да уловите логиката и да се уверите, че подходът на строителя е ясен. В противен случай, ако загубите ключовия човек, който е изградил модела, може да настъпи объркване.

Например, този модел показва процента от средствата на инвеститора, които са били заети. Процентът е изчислен, като се раздели инвестиционното салдо (текущата инвестиция плюс новата инвестиция) на салдото на портфейла (текущите заеми плюс новите заеми минус заемите с изтекъл срок).

Изчисляване на съотношения на инвестиционен портфейл.

Чакай малко. Изчислявате ли го въз основа на броя на изписаните заеми или на натрупания баланс? Можете да видите как начинът, по който е изчислено съотношението, може да предизвика объркване за тези, които не са запознати с този модел. Важно е да документирате как го изчислявате. Можете също така лесно да объркате месечните суми с кумулативния баланс; можете да видите, че това е ясно документирано в колона B.