Какво ново в Outlook 2019?

Outlook 2019 е най-добрият имейл клиент за бизнеса от близо две десетилетия, а също така е любим на много домашни и обикновени потребители. В Outlook 2019 Microsoft взе отзиви от потребителите и предостави няколко нови функции, които правят Outlook още по-лесен и по-малко безпроблемен за работа.

Outlook е като хамелеон. Неговите бутони и функции могат да варират доста в зависимост от това какъв вид акаунти имате. Ако използвате имейл акаунт в Microsoft Exchange за вашето работно място, например, ще имате достъп до множество функции, които другите хора никога не виждат, като планиране на конферентни зали и други места за срещи, когато планирате среща и създавате автоматични отговори извън офиса за имейл. И ако имате POP имейл акаунт, имате опции като флагове на състоянието и цветови категории, които можете да присвоите на съобщения и събития в календара. Хората с IMAP имейл акаунти не ги получават. Така че, ако екранът ви изглежда различно от това, което е показано в тази статия, това е една от причините. Друга причина е, че може да използвате Office 365, който Microsoft периодично актуализира,

По-проста настройка на акаунта. . .

През годините Microsoft направи процеса на настройка на акаунта на Outlook постепенно по-лесен, откривайки все повече и повече от необходимите настройки с всяка версия. На този етап, в Outlook 2019, това е практически сигурно. Отпадна необходимостта да знаете технически подробности като имена на пощенски сървъри и номера на портове (освен ако не настройвате някакъв специален тип акаунт или се свързвате към Exchange сървър). В повечето случаи просто казвате на Outlook вашия имейл адрес и парола и той прави останалото.

Ето как да настроите автоматично нов акаунт в Outlook.

Изберете Файл → Информация → Настройки на акаунта → Настройки на акаунта, за да отворите диалоговия прозорец Настройки на акаунта.

Щракнете върху Нов.

Въведете желания имейл адрес.

Щракнете върху Свързване.

Когато бъдете подканени, въведете паролата си и щракнете върху OK.

На екрана за потвърждение щракнете върху Готово.

Така трябва да работи. Ако не стане по някаква причина, опитайте отново, но преди стъпка 4 щракнете върху Разширени опции и след това поставете отметка в квадратчето Позволете ми да настроя акаунта си ръчно.

Изберете да конфигурирате акаунта ръчно.

След това в полето Разширена настройка изберете типа пощенски сървър. След това, когато бъдете подканени да въведете паролата си, направете го и щракнете върху Свързване.

Изберете типа на пощенския сървър.

Но изчакайте, техникът сред вас казва, как е изборът на типа на сървъра „разширена настройка?“ Прав си, не е така. Ако наистина трябва да влезете там и да промените настройките, като сигурността, номера на порта, адреса на пощенския сървър и подобни неща, вижте следващия раздел.

В зависимост от типа сървър, понякога Outlook ви подканва за информацията за сървъра, когато изберете Разширена настройка (например, ако се свързвате със сървър на Exchange). Но за обикновените стари IMAP и POP акаунти това е просто.

. . . Но по-сложна разширена настройка на акаунта

В стремежа си да направи настройката на пощата опростена, Microsoft я направи по-тромава за тези от нас, които искат да получат достъп до настройките на пощенския сървър. Обикновеният човек никога няма да ги намери. И може би това е целта – да държим неквалифицираните потребители далеч от области, в които не трябва да са – но това е разочароващо за нас, които всъщност имаме причини да отидат там.

Може да си мислите, че командата Промяна ще ви даде достъп до настройките на сървъра, но не е така. Вижте сами:

Изберете Файл → Информация → Настройки на акаунта → Настройки на акаунта, за да отворите диалоговия прозорец Настройки на акаунта, ако още не е отворен.

Изберете акаунта за промяна и след това щракнете върху Промяна.

Изберете Промяна, след като изберете акаунт.

В диалоговия прозорец Настройки на акаунта направете всякакви промени в настройките по желание. Но както можете да видите по-долу, наличните настройки нямат нищо общо с конфигурацията на пощенския сървър.

Изберете Напред и след това изберете Готово.

Това са промените, които можете да направите след конфигурирането на акаунта.

Ето къде става трудно. За да получите действителните настройки на пощенския сървър, трябва да използвате командата Repair, както следва:

От диалоговия прозорец Настройки на акаунта изберете акаунта и след това щракнете върху Поправка.

Изберете Разширени опции.

Поставете отметка в квадратчето Позволете ми да поправя акаунта си ръчно. След това щракнете върху Ремонт.

И накрая, ето настройките, от които се нуждаете. Променете информацията за входящия пощенски сървър тук.

Това са промените, които можете да направите след конфигурирането на акаунта.

Щракнете върху Изходяща поща, за да видите настройките на сървъра за изходяща поща. Направете всякакви промени в тях, ако е необходимо.

Това са промените, които можете да направите след конфигурирането на акаунта.

Изберете Ремонт, за да приложите промените в настройките.

В съобщението за потвърждение щракнете върху Готово.

Разрязване на безпорядъка с фокусирана входяща кутия

Функцията Focused Inbox разделя вашата папка Inbox на два раздела в горната част на панела със списък със съобщения: Focused и Other. След това се опитва да реши интелигентно кои са най-важните съобщения, които се появяват, когато сте избрали Focused. Когато изберете Друго, виждате съобщенията, които Outlook определи, че са по-малко важни. Това може да помогне за намаляване на безпорядъка във входящата си кутия от търговски съобщения и глупави мемове/шеги. Това е функция на Outlook 2019, която беше широко рекламирана като подобрение за Office 2019, когато първоначално беше обявена, но повече хора я мразят, отколкото харесват.

За да включите/изключите фокусираната входяща кутия, изберете Преглед → Фокусирана входяща кутия.

Ако не виждате командата Фокусирана входяща кутия в раздела Изглед, фокусираната входяща кутия може да не е достъпна за вас. Зависи от вашата версия на Outlook, типа на пощенския сървър и други фактори. В документацията на Microsoft се посочва, че Focused Inbox изисква имейл акаунт в Microsoft Exchange или Office 365. Въпреки това, дори ако сте на Exchange сървър, може да не го видите, ако вашият администратор е деактивирал функцията.

Преди това в Outlook имаше функция, наречена Clutter, която работеше чрез преместване на „Други“ елементи в отделна папка. Фокусираната входяща кутия е по-малко натрапчива, променя само изгледа ви на съдържанието на входящата кутия, а не действителното съдържание.

@Споменавания

Понякога, когато хората бързат да изпратят съобщение, забравят да включат в него някой, който е посочен в съобщението. За да помогне в борбата с подобни пропуски, Outlook 2019 включва опцията @Mentions. Тя ви позволява лесно да маркирате някого, споменат в имейл, така че той автоматично да получи копие на съобщението. За да го използвате, когато съставяте съобщение, просто предхождайте името на човека със знак @. Появява се падащ списък, съдържащ имената на хората във вашия списък с контакти. Изберете името, което искате от списъка, за да ги добавите автоматично към списъка с получатели.

Автоматично копирайте някого, за когото говорите, като използвате споменаване на @.

Когато получателите видят съобщението, те ще видят споменатото име маркирано. Името е активна хипервръзка, която отваря информационен панел за това лице (от списъка с контакти на получателя) при щракване. (Не всички получатели виждат това — само тези, които използват версия на Outlook, която поддържа тази функция.)

Изслушване на вашите съобщения с четене на глас

Искате ли някога да можете да се облегнете на стола си, да поставите крака на бюрото и да накарате асистент да ви прочете входящите ви съобщения? Това може да е реалност (е, някак си), когато използвате функцията за четене на глас в Outlook 2019.

Ако бутонът Четене на глас се появи в раздела Начало, функцията на Outlook 2019 е активирана. Ако не е там, изберете Файл → Опции → Лесен достъп. Поставете отметка в квадратчето Показване на четене на глас под заглавието Опции за показване на приложението и щракнете върху OK.

Активирайте функцията Read Aloud Outlook 2019 в Опции на Outlook.

За да използвате функцията Четене на глас, изберете съобщение и след това щракнете върху Начало → Четене на глас. Уверете се, че звукът на вашата система не е заглушен.

Автоматично маркиране като прочетено за изтрити съобщения

Вероятно не четете всяко съобщение, преди да го изтриете. Ако очевидно това е реклама или някаква друга глупост, за която нямате време, може просто да я изберете и да натиснете клавиша Delete. Проблемът с това исторически е, че не дава време на Outlook да регистрира имейла като прочетен и в крайна сметка ще получите куп непрочетени съобщения във вашата папка „Изтрити елементи“.

Ново в Outlook 2019, можете да изберете всички съобщения да бъдат маркирани като прочетени веднага, когато бъдат изтрити. За да настроите тази функция, изберете Файл → Опции → Поща. Превъртете до края до секцията Други и маркирайте квадратчето Маркиране на съобщения като прочетени при изтриване.

Повече гъвкавост за напомняния в Outlook

Outlook традиционно е „учтива“ програма, тъй като не поставя прозореца си с напомняния върху други приложения, които може да изпълнявате на преден план. Можете обаче да промените това поведение в Outlook 2019, за да сте сигурни, че никога няма да пропуснете напомняне. Изберете Файл → Опции → Разширени. След това в секцията Напомняния поставете отметка в квадратчето Показване на напомнянията отгоре на други Windows.

Планиране в множество часови зони

Когато се опитвате да насрочите среща с хора в множество часови зони, може да стане объркващо да се опитате да разберете промените в главата си. За да добавите втора или трета часова зона към вашия календарен модул, изберете Файл → Опции → Календар. Под Часови зони изберете Показване на втора часова зона (и Покажи и трета часова зона, ако е необходимо). Въведете етикет в полето Етикет за всяка часова зона. Тази способност за етикетиране на зоните може да ви бъде полезна, ако искате да ги назовете като определени клонове или клиенти, а не действителното име на часовата зона.

Вече можете да конфигурирате до три часови зони.