Какво е Outlook?

Outlook не е характерен за останалите програми на Office. Малко по-различно е, че това, което виждате на екрана, се променя, когато щракнете върху бутон за навигация в долната част на прозореца на Outlook. Щракнете върху бутон за навигация — поща, календар, хора, задачи, бележки, папки или преки пътища — и ще отидете изцяло в различен прозорец на Outlook.

Outlook 2019 служи за много цели. Всъщност Outlook е всичко това:

• Програма за имейл: Можете да я използвате за изпращане и получаване на имейл съобщения и файлове, както и за организиране на имейл съобщения в различни папки, така че да можете да ги следите.
• Планировчик на срещи: Outlook е календар за планиране на срещи и срещи. Можете да разберете с един поглед кога и къде се очаквате, да бъдете предупредени за предстоящи срещи и срещи и да каните колеги на срещи.
• Адресна книга: Приложението може да съхранява адресите, телефонните номера и имейл адресите на приятели, врагове, клиенти и членове на семейството. Търсенето на тази информация в папката Контакти е лесно.
• Напомняне за задача: Outlook е средство за планиране на проекти. Използвайте напомнянията за задачи на Outlook, за да сте на път . Можете да разберете кога изтичат крайните срокове и да планирате съответното си натоварване.
• Съд за бележки: Тази част от програмата е място за записване на бележки и напомняния.

Имате ли нужда от Outlook?

Преди да проникнете в мистериите на Outlook, запитайте се дали имате нужда от приложението. Ако не получавате обеми имейли, календарът ви не е претъпкан и офисът, в който работите, не изисква да използвате Outlook, помислете за използването на програма за електронна поща, която не е толкова тромава като Outlook, или още по-добре, обмислете използването на уеб-базирана програма за електронна поща.

Outlook е добър в организирането на имейл, така че да можете бързо да намирате и отговаряте на съобщения. Той е добър в боравене с обеми имейли. Outlook може да ви помогне да управлявате графици и да координирате срещи с колеги. Може да ви помогне да следите къде трябва да сте и кога трябва да сте там.

От отрицателна страна обаче Outlook има много повече функции, отколкото са необходими на повечето хора, и всички тези функции претрупват Outlook и го правят труден за използване. Нещо повече, имейл съобщенията се съхраняват на вашия компютър. Освен ако не носите лаптоп, трябва да сте в домашния или офисния си компютър, за да получите имейла си. С уеб-базирана програма за електронна поща съобщенията се съхраняват на сървър в Интернет и цялата дейност по имейл - съставяне, изпращане и получаване на съобщения - се извършва чрез уеб браузър. Можете да сте в Тимбукту и пак да събирате имейла си, ако намерите компютър с интернет връзка. Не е нужно да сте вкъщи или в офиса, за да прочетете имейла си.

Ако уеб-базираните имейли ви харесват, попитайте вашия доставчик на интернет услуги дали предлага уеб-базирана имейл услуга. Или разгледайте Google Mail , който е безплатен и лесен за използване. Google Mail предлага календар и други удобства, както и имейл. Ако искате да го опростите и можете да успеете да го направите, избягвайте Outlook.

Ако работите в корпоративна среда, вземете копие на Outlook 2019 за LuckyTemplates , от Фейт Уемпен и Бил Дайзел. Той описва тънкостите на използването на Outlook в бизнес среда.