Какво да търсите при проверка или одит на финансов модел

Ако използвате Excel от известно време, вероятно предпочитате да създадете свои собствени електронни таблици или финансови модели от нулата. В корпоративна среда обаче хората рядко получават тази възможност. Вместо това се очаква да поемат съществуващ модел, който някой друг е построил.

Може би влизате в роля, която поемате от някой друг и има съществуващ модел на финансово отчитане, който ще трябва да актуализирате всеки месец. Или са ви казали да изчислявате комисионните за продажби всяко тримесечие въз основа на чудовищна електронна таблица с 50 раздела, която всъщност не ви харесва. Вие не само наследявате моделите на други хора заедно с входните данни, предположенията и изчисленията, които първоначалният моделист е въвел, но също така наследявате грешките на модела.

Ако ще поемете отговорност за модела на някой друг, трябва да сте готови да го поемете и да го направите свой. Трябва да носите отговорност за работата на този модел и да сте уверени, че той работи правилно. Ето контролен списък с неща, които трябва да проверите, когато за първи път наследите финансов модел на някой друг:

• Запознайте се с външния му вид и усещане. Прегледайте всеки лист, за да видите какви цветови схеми са използвани. Прочетете всяка документация. Има ли ключ, който да ви помогне да видите кои клетки са кои? Моделистът прави ли разлика между формули и твърдо кодирани допускания?
• Разгледайте добре формулите. Последователни ли са? Те съдържат ли някакви твърдо кодирани стойности, които няма да се актуализират автоматично и следователно ще причинят грешки?
• Изпълнете проверка за грешка. Натиснете бутона Проверка на грешки в секцията Одит на формули на раздела Формули в лентата, за да видите с един поглед дали в листа има грешки в Excel, които могат да причинят проблеми.
• Проверете за връзки към външни файлове. Външните връзки може да са валидна част от работния оперативен процес, но трябва да знаете дали този файл получава данни от външни работни книги, за да сте сигурни, че никой не променя по невнимание имена на листове или файлове, причинявайки грешки във вашия модел. Намерете външни връзки, като натиснете бутона Редактиране на връзки в секцията Връзки на раздела Данни в лентата.
• Прегледайте наименуваните диапазони. Именуваните диапазони могат да бъдат полезни във финансов модел, но понякога крият грешки поради излишни имена, както и външни връзки. Прегледайте наименуваните диапазони в Мениджъра на имената, който е в секцията Дефинирани имена на раздела Формули на лентата. Изтрийте всички именувани диапазони, които съдържат грешки или не се използват и ако съдържат връзки към външни файлове, вземете под внимание и се уверете, че са необходими.
• Проверете автоматичните изчисления. Формулите трябва да се изчисляват автоматично, но понякога, когато файлът е много голям или моделистът обича да контролира промените ръчно, изчислението е настроено на ръчно вместо автоматично. Ако видите думата Calculate в долната лява лента на състоянието, това означава, че изчислението е настроено на ръчно, така че вероятно сте в някакво сложно разследване! Натиснете бутона Опции за изчисление в секцията Изчисление на раздела Формули на лентата, за да превключите между ръчно и автоматично изчисляване на работната книга.

В допълнение към тези стъпки, ето някои удобни инструменти за одит в Excel, които можете да използвате за проверка, одит, валидиране и, ако е необходимо, коригиране на наследен модел, така че да можете да сте уверени в резултатите от вашия финансов модел:

• Проверете работната книга. Запознайте се със скритите функции на вашия модел и идентифицирайте потенциално проблемни функции, които иначе биха били много трудни за намиране с този малко познат инструмент. За да го използвате, отворете работната книга, щракнете върху бутона Файл на лентата; в раздела Информация щракнете върху бутона Проверка за проблеми.
• F2: Ако изходните клетки на формула са на една и съща страница, прекият път F2 поставя клетката в режим на редактиране, така че този пряк път е добър начин да видите визуално откъде идват изходните данни.
• Проследяване на прецеденти/зависими: Инструментите за одит на Excel проследяват връзките визуално със стрелки за трасираща линия. Можете да получите достъп до тези инструменти в раздела за одит на формули в раздела Формули на лентата.
• Оценете формула: Разделете дълги и сложни формули с помощта на инструмента за оценка на формула в секцията за одит на формули на раздела Формули на лентата.
• Инструменти за проверка на грешки: Ако направите грешка — или това, което Excel смята за грешка — в горния ляв ъгъл на клетката ще се появи зелен триъгълник. Това ще се случи, ако пропуснете съседни клетки или ако въведете вход като текст, който изглежда, че трябва да е число.
• Прозорец за наблюдение: Ако имате изходни клетки, които искате да следите, този инструмент ще покаже резултата от определени клетки в отделен прозорец. Можете да намерите този инструмент в раздела за одит на формули в раздела Формули на лентата. Полезно е за тестване на формули, за да видите въздействието на промяна в предположенията върху отделна клетка или клетки.
• Показване на формули: За да видите всички формули с един поглед, а не резултантните стойности, натиснете бутона Покажи формули в секцията Одит на формули на раздела Формули на лентата (или използвайте прекия път Ctrl+`). Показване на формули също е много бърз и лесен начин да видите дали съществуват твърдо кодирани стойности.