Приключихте с финансовия си модел и сте се убедили да го предадете на останалата част от екипа си, за да го преглеждате или използвате редовно. Тогава, един ден, чувате думите, които предизвикват страх в сърцето на всеки дизайнер на модели: „Съжалявам, че ви безпокоя, но електронната таблица не работи.“
Опитвате се да не се паникьосвате, но не можете да се справите: избивате ви студена пот. Мислите си: „Проверих внимателно този модел и прекарах часове, обяснявайки и документирайки как да го използвам. Как успяха да го объркат? Този модел беше устойчив на куршуми."
Въпреки нарастващото чувство на безпокойство, вие безгрижно се приближавате до бюрото на колегата си, опитвайки се да изглеждате спокойни. Поглеждате и, разбира се, определено нещо не е наред.
Поемете дълбоко въздух и започнете с процеса на елиминиране. Ето някои места за начало:
- Одитната пътека на промените ще ви позволи бързо и ефективно да анализирате първопричината за проблема: Проблемът ли е с данните или модела? Обръщате се към дневника на одита на първа страница, но той е оставен празен. При предаването потребителите бяха помолени да документират всякакви промени, но последният регистриран запис беше ваш.
- Разбира се, запазихте чисто копие на завършения модел при предаването, с всяка направена промяна, така че можете да сравните текущото копие на модела с последното, което сте имали. Ако получите различни отговори от „счупеното“ копие и „чистото“ копие със същите данни, сравнението на двете версии ще ви доближи до източника на проблема.
- Прегледът на всички проверки за грешки, които сте създали при изграждането на модела, също така ще идентифицира източника на всички очевидни грешки, които потребителите може да са пропуснали.
Ако имате няколко потребители, става по-трудно да се определи кой може да е променил модела и дали това е ръчна грешка, неочаквана дейност или основен проблем в дизайна на модела. Проследяването назад за намиране на грешката е процес, който може да бъде бързо решение или може да е доста сложен.
След като проверите и коригирате грешка, можете да разберете какво е причинило тази конкретна грешка. Това от своя страна ви позволява да въвеждате допълнителна защита от грешки във вашия модел или поддържаща структура. Ако все още не сте го направили, уверете се, че моделът съдържа дневник за одит, чиста версия и проверки за грешки.
Също така, помислете за добавяне на защита към модела и валидиране на данни за всякакви входове. След това можете да решите или да коригирате проблема в текущата версия на модела, или да се върнете към оригинала, като прехвърлите новите данни в чисто копие.