Импортирайте нова персонализирана таксономия в SharePoint Online Term Store

Като система за управление на съдържанието, SharePoint Online предоставя страхотни нестандартни възможности за управление на метаданни чрез Term Store. Ако вашата организация използва таксономия за организиране на данни, тогава можете просто да използвате това, което имате, като импортирате вашата персонализирана таксономия в Term Store.

Ако сте малък бизнес, използването на таксономия за маркиране на съдържание може да означава по-добро управление на това как нещата са описани във вашата компания, както и да помогне за изграждането на социалната тъкан или вашата организация.

Например, да кажем, че изисквате от потребителите на SharePoint да въведат определена информация за файловете, които качват в библиотеката с документи. Те трябва да въведат заглавие, автор, бизнес единица, аудитория и тема за всеки файл. Можете да използвате таксономията, така че когато потребителят въведе метаданни в полето Аудитория, да може да избира от ключови думи, които вече са в хранилището на термини, като вътрешни или външни.

Ако потребителят избере Вътрешни, се показват допълнителни опции, от които да избирате, в зависимост от това дали вътрешната аудитория е за ръководители или мениджъри. Под Тема потребителите могат да избират от ключови думи, като HR, Правни или IT. Можете също да позволите на потребителите да въвеждат свои собствени ключови думи, за да опишат темата.

Когато видите модел, който се появява на често използвани ключови думи, това може да ви сигнализира, като администратор на SharePoint Online, да преместите тези ключови думи в основния набор от термини. Не само това, но може да накара организацията ви да започне да мисли за създаване на ново име за продукт според това кои думи най-добре го описват за вашите хора и какво означават тези думи за тях.

За да импортирате персонализирана таксономия в Term Store, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху Term Store от лявата навигация в Центъра за администриране на SharePoint Online.

Уверете се, че името ви е посочено под Администратори на магазина за термини.

Под Примерно импортиране в десния прозорец щракнете върху Преглед на примерен файл за импортиране.

Изтеглете файла със стойности, разделени със запетая (.csv) и го редактирайте в Excel, за да отговаря на вашата таксономия.

В Excel подредете термините в йерархии до седем нива дълбоко.

Запазете файла в оригиналния му .csv формат.

Обратно в магазина за термини от Центъра за администриране на SharePoint Online, задръжте курсора на мишката върху групата, където искате да заредите набора от термини, и след това щракнете върху стрелката, която се показва вдясно, за да се покажат допълнителни команди.

Изберете Импортиране на нов набор от термини.

От прозореца за импортиране на набор от термини щракнете върху Преглед.

Придвижете се до .csv файла, който сте запазили в стъпка 5, изберете файла и след това щракнете върху Отвори.

Вие се връщате в прозореца за импортиране на набор от срокове.

Щракнете върху OK.

Ще бъдете върнати обратно към портала на SharePoint Online Administration Center, където ще видите набора от термини, който току-що импортирахте, изброени под групата, която сте избрали в стъпка 6.