Имейл на Microsoft Outlook: Основни техники за доставка

Имейлът е най-популярната функция на Microsoft Outlook. Някои хора не знаят, че Outlook може да прави всичко, освен да обменя имейл съобщения. Хубаво е, че Outlook прави толкова лесно четенето на имейла ви, въпреки че е жалко, че толкова много хора спират дотук.

Как да четете имейл на Microsoft Outlook

Когато стартирате Microsoft Outlook, обикновено виждате екран с три колони. Най-лявата колона е панелът с папки, който ви позволява да превключвате между различни модули в Outlook, за да изпълнявате различни задачи. Втората колона отляво е вашият списък със съобщения; дясната колона (наречена панел за четене) съдържа текста на едно от тези съобщения. Ако съобщението е достатъчно кратко, може да видите целия му текст в екрана за четене, както е показано тук. Ако съобщението е по-дълго, ще трябва да го отворите или да превъртите надолу в екрана за четене, за да видите цялото.

Получено съобщение във входящата кутия.

За да видите цялото съобщение, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху бутона Mail в лентата за навигация, за да се уверите, че сте в модула Mail. Нямате нужда от тази стъпка, ако вече виждате съобщенията си.

Щракнете двукратно върху заглавието на съобщение. Сега можете да видите цялото съобщение в неговия собствен прозорец.

Натиснете Esc, за да затворите съобщението. Прозорецът за съобщение се затваря. (Обърнете внимание, че затварянето на съобщение не го изтрива.)

Бърз начин да прегледате съобщенията във входящата си кутия е да щракнете върху съобщение и след това да натиснете клавиша ↑ или ↓. Можете да се движите през списъка си със съобщения, докато четете текста на съобщенията си в екрана за четене.

Ако се чувствате претоварени от броя на имейл съобщенията, които получавате всеки ден, не сте сами. Милиарди и милиарди имейл съобщения летят из интернет всеки ден и много хора се чувстват погребани в съобщения.

Как да отговоря на имейл на Outlook

Всеки път, когато четете имейл съобщение в Outlook, бутоните с надпис Отговор и Отговор на всички се появяват някъде в горната част на екрана. Това е намек.

За да отговорите на съобщение, което четете, изпълнете следните стъпки:

В модула Поща изберете съобщението, на което искате да отговорите.

Щракнете върху бутона Отговор в раздела Начало на лентата.

Въведете своя отговор.

Щракнете върху бутона Изпращане.

Ако четете съобщение, изпратено до няколко души освен вас, имате възможност да изпратите отговор до всички участващи, като щракнете върху бутона Отговор на всички.

Някои хора се увличат с бутона Отговор на всички и живеят, за да съжаляват. Ако получите съобщение, адресирано до много други хора, и щракнете върху бутона „Отговор на всички“, за да отвърнете на ехиден отговор, можете моментално да обидите десетки клиенти, шефове или други големите. Използвайте Отговор на всички, когато имате нужда, но се уверете, че наистина знаете кой получава вашето съобщение, преди да щракнете върху бутона Изпращане.

Когато отговорите на съобщение, по подразбиране Outlook включва текста на съобщението, което ви е изпратено. Някои хора обичат да включват оригинален текст в отговорите си, но някои не го правят. В глава 5 ви показвам как да промените това, което Outlook автоматично включва в отговорите.

Как да създавате нови имейл съобщения в Outlook

Най-лесно, процесът на създаване на ново имейл съобщение в Outlook е абсурдно прост. Дори дете може да го направи. Но ако не можете да накарате дете да създаде ново имейл съобщение вместо вас, можете да го направите сами.

Ако видите бутон с надпис Нов имейл в горния ляв ъгъл на екрана, просто щракнете върху него, попълнете формуляра и щракнете върху бутона Изпращане. Как е това за просто? Ако не виждате бутона Нов имейл, изпълнете следните стъпки:

В модула Поща щракнете върху бутона Нов имейл в раздела Начало на лентата. Формулярът за ново съобщение се отваря.

За да сте сигурни, че сте в модула Поща, щракнете върху Поща в лентата за навигация в долния ляв ъгъл на екрана на Outlook.

Попълнете формуляра за ново съобщение. Поставете адреса на получателя в полето До, въведете тема в полето Тема и въведете съобщение в основното поле за съобщение.

Щракнете върху бутона Изпращане. Вашето съобщение е на път!

Ако искате да изпратите обикновено имейл съобщение, тези стъпки са всичко, което трябва да направите. Ако предпочитате да изпратите по-изискан имейл, Outlook предоставя необходимите функции – някои от които всъщност са полезни. Например, можете да изпратите съобщение с висок приоритет, за да впечатлите някои големи кадри, или да изпратите поверително съобщение по тема за мълчание.