Имайки предвид оформлението и дизайна на вашия финансов модел на Excel

Проблемът, който трябва да бъде решен, и необходимата продукция често оказват влияние върху оформлението и дизайна на финансовия модел. Така че не е лоша идея да прекарате известно време в мислене за оформлението, преди да започнете. Не само оформлението и структурата на модела са свързани с логиката и функционалността, но също така могат да повлияят на външния вид и усещането на интерфейса на модела и как потребителите се движат през модела.

Когато създавате модел за първи път, може да имате проблеми да знаете откъде да започнете. Ключовите елементи на финансовия модел са

• Входни данни или изходни данни
• Документация за предположения
• Изчисления
• Изходи

Когато започвате да изграждате своя модел, започнете с излагането на всеки от тези елементи в четири отделни раздела и помислете какво ще влезе във всеки раздел. Разделете ясно всеки от тези елементи. Въпреки че всеки модел трябва да съдържа тези елементи, не всеки финансов модел е структуриран по същия начин. Освен ако моделът е много малък, трябва да има специален раздел за всеки основен компонент на модела.

Структуриране на вашия финансов модел: Какво отива къде

Когато проектират оформлението на модел, повечето опитни моделисти спазват следните правила:

• Отделете входни данни, изчисления и резултати, където е възможно. Ясно маркирайте кои секции от модела съдържат входни данни, изчисления и резултати. Можете да ги поставите на отделни работни листове или на отделни места в един работен лист, но се уверете, че потребителят знае точно за какво служи всеки раздел. Цветното кодиране може да помогне да се гарантира, че всеки раздел е ясно дефиниран.
• Използвайте всяка колона за една и съща цел. Това е особено важно, когато се правят модели, включващи времеви серии. Например, в модел на времеви серии, знанието, че етикетите са в колона B, данни за единици в колона C, константни стойности в колона D и изчисления в колона E, прави много по-лесно при ръчно редактиране на формула.
• Използвайте една формула на ред или колона. Това формира основата на принципа на най-добрата практика, при който формулите се поддържат последователни, използвайки абсолютно, относително и смесено препращане. Поддържайте формулите последователни, когато сте в блок от данни, и никога не променяйте формула наполовина.
• Обърнете се към ляво и по-горе. Моделът трябва да се чете логично, като книга, което означава, че трябва да се чете отляво надясно и отгоре надолу. Изчисленията, входовете и изходите трябва да протичат логично, за да се избегне кръгово препращане. Имайте предвид, че има моменти, когато потокът от данни от ляво на дясно или отгоре надолу може да противоречи до известна степен с лекотата на използване и представяне, така че използвайте здравия разум, когато проектирате оформлението. Като следвате тази практика, можете да избегнете свързването на изчисленията в целия лист, което прави по-трудно проверката и актуализирането. Excel също така ще изчислява по-бързо, ако изграждате формули по този начин, защото изчислява отляво надясно и отгоре надолу, така че не само прави модела ви по-лесен за следване, но и ще изчислява по-ефективно.
• Използвайте няколко работни листа. Избягвайте изкушението да сложите всичко на един лист. Особено когато блоковете от изчисления са еднакви, използвайте отделни листове за тези, които трябва да се повтарят, за да избегнете необходимостта от превъртане по екрана.
• Включете листове с документи. Лист с документи, където предположенията и изходните данни са ясно изложени, е критична част от всеки финансов модел. Титулният лист не трябва да се бърка с лист с предположения. Един модел никога не може да има твърде много документация!

Дефиниране на входове, изчисления и изходни блокове за вашия финансов модел

Обикновено моделистите работят отзад напред, когато създават своите модели. На изхода, или от страна те искат зрителя или потребителя да види, е в предната част, изчисления са в средата, и изходните данни и предположения са на гърба. Подобно на резюмето, таблото или друг доклад, първите няколко страници трябва да съдържат това, което случайните зрители трябва да видят с един поглед. Ако имат нужда от допълнителна информация, те могат да се задълбочат в модела.

Ето някои насоки за това какво може да бъде включено във всеки раздел във вашия модел:

• Заглавен лист: Въпреки че не винаги е включен, корицата съдържа много подробности за модела. Разбира се, корицата не е много полезна, освен ако не я поддържате актуална. Ако решите да включите заглавен лист, можете да добавите подробности като следното:
  • Дневник на промените и актуализациите на модела с дата, автор, подробности за промяната и тяхното въздействие върху изхода на модела, което може да помогне при контрола на версиите
  • Целта на модела и начина, по който е предназначен да се използва в бъдеще
  • Кой първоначално е написал модела и към кого да се свържете с въпроси
  • Съдържание
  • Инструкции как да използвате модела
  • Отказ от отговорност относно ограниченията на модела, правната отговорност и предупрежденията
  • Глобални или ключови допускания, неразделна част от използването на модела

    Заглавните листове и страниците с инструкции се използват рядко. Ако решите да не включвате заглавен лист, уверете се, че моделът съдържа изрични инструкции относно действието, целта, предположенията, изходните данни и отказите от отговорност.

• Лист за въвеждане: Това е единственото място, където трябва да се въвеждат твърдо кодирани данни. Може да има един или повече входни листа, ако има големи количества данни, но входните данни трябва да бъдат изложени в логически блокове.
• Листове с резултати, обобщение и сценарии: Те представят крайните резултати. Те могат също да съдържат падащи полета за сценарии или полета за въвеждане на потребители, които позволяват на потребителите на модела да генерират свои собствени резултати. Този раздел може да съдържа и табло за управление.
• Изчислителни или работни листове: Разделете изчислителните листове логически и след това, във всеки лист, ги настройте последователно. Ако изчисленията станат дълги и объркващи, има смисъл да ги разделите на логически секции. Например, те могат да бъдат разделени по вид услуга, клиенти, финансови таблици, географско местоположение или бизнес сегменти. Ако изчислителните листове са разделени, уверете се, че оформлението и форматирането са възможно най-последователни във всички листове.
• Лист за проверка на грешки: Този лист съдържа връзки към всички проверки за грешки в модела. Проверките за грешки трябва да се извършват в секцията за изчисление, но обобщение на всички проверки за грешки на едно място означава, че след като моделът се използва, моделистите могат бързо да проверят дали някоя от проверките за грешки е била задействана.