Използване на Outlook 2003 за проследяване на историята на клиентите

Някои продавачи не винаги са организирани и понякога прекарват много време в търсене на предложение или се опитват да запомнят датата и темата на последното телефонно обаждане. С помощта на Business Contact Manager (BCM) можете да свържете всичките си действия с конкретен клиент и да получите достъп до цялата информация от записа за контакти. (BCM версия 2.0 е безплатна добавка към Outlook 2003 в изданията на Office Professional и Small Business.)

Страницата "Дейности за контакти на Outlook" може да ви покаже всички действия, свързани с даден контакт. Можете да свържете всеки документ, задача, среща или телефонен дневник за срещи с клиентите си и да ги прочетете с едно щракване. Ето как:

1. При отворен контакт с вашия клиент, изберете Действия, Връзка, Файл.

Отваря се диалоговият прозорец Избор на файл.

2. Изберете вашия файл, като предложението на Мария 321.

3. Щракнете върху OK.

Файлът с предложението е свързан със записа за контакт на Мери.

В допълнение към свързването на външни файлове и документи с вашите контакти, можете също да свържете срещи в Outlook, задачи, записи в дневника за телефонни разговори и имейли (както изпратени, така и получени) и след това да ги прочетете в един списък.

1. При отворен контакт с вашия клиент, изберете Действия, Връзка, Файл.

Появява се полето Свързване на елементи към контакт.

2. Изберете папка, като например Задачи.

3. Изберете задача от списъка Елементи от задачи.

4. Щракнете върху Приложи.

Артикулът е свързан с контакта с вашия клиент.

Автоматизиране на връзки към вашите контакти

Ръчното свързване на всеки елемент с вашия контакт е досадно и потенциално може да добави стотици седмични действия към работата ви, което ще ви накара да загубите повече от търпението си. Може да забравите да свържете елементи или да загубите следа от имейли, задачи и срещи, свързани с вашите клиенти. За щастие Outlook може автоматично да свърже елементите, свързани с вашия контакт, по следния начин:

1. Изберете Инструменти, Опции.

Появява се диалоговият прозорец Опции.

2. Щракнете върху Опции на журнала.

Появява се диалоговият прозорец Опции на журнала.

3. Изберете елементите, които да бъдат свързани в списъчното поле Автоматично записване на тези елементи, включително срещи с имейл съобщения, задачи и други действия.

4. Изберете контактите, които да бъдат свързани, от списъчното поле За тези контакти.

5. В областта Двойно щракване върху запис в дневника изберете опцията, наречена Отваря елемента, посочен от записа в дневника.

Списанието има по-широко приложение от просто свързване на елементи от Outlook с контакт. Дневникът може също да измерва времето, което прекарвате в работа по документ или да представи документите си в графика на времевата линия, показваща всеки на датата, на която е бил използван.

6. Щракнете върху OK.

Всички елементи на Outlook, свързани с вашите контакти, вече са свързани.

Четене на вашата клиентска история

Търсенето на клиентски файлове в папките на вашия компютър може да бъде уморително. Можете да съхранявате един документ на Word на едно място, електронна таблица на Excel на друго и датата на последната ви среща в календара. Можете обаче да организирате цялата тази информация за вас, като отворите само една страница, което означава, че не губите време за търсене на информацията.

За да прочетете историята на клиентите си, изпълнете следните стъпки:

1. При отворен контакт щракнете върху раздела Дейности.

Появява се страницата Дейности. Когато списъчното поле Покажи казва Всички елементи, всички ваши дейности, свързани с отворения контакт, са изброени.

2. Щракнете върху произволен елемент в списъка, за да отворите свързания документ или елемент на Outlook.

Информацията се показва, без да се налага да я търсите.