Функцията за филтриране на Excel прави лесно скриването на всичко в списък с данни, освен записите, които искате да видите. За да филтрирате списъка с данни само до онези записи, които съдържат определена стойност, след това щракнете върху бутона Автофилтър на съответното поле, за да се покаже падащ списък, съдържащ всички записи, направени в това поле, и изберете този, който искате да използвате като филтър. След това Excel показва само онези записи, които съдържат стойността, която сте избрали в това поле. (Всички други записи са временно скрити.)
Ако заглавията на колоните на таблицата ви с списък с данни в момента нямат бутони за филтриране, показани в техните клетки след имената на полетата, можете да ги добавите просто като щракнете върху Начало → Сортиране и филтриране → Филтриране или натиснете Alt+HSF. (Вижте тези други преки пътища за запис и форматиране .)
Например, в изображението по-долу списъкът с данни за служителите беше филтриран, за да покаже само онези записи, в които местоположението е или Бостън, или Сан Франциско, като щракнете върху бутона AutoFilter на полето Местоположение и след това щракнете върху квадратчето (Избор на всички), за да премахнете неговата отметка марка. След това бяха избрани квадратчетата за отметка в Бостън и Сан Франциско, за да добавят отметки към тях, преди да щракнете върху OK. (Това е толкова просто.)
Списъкът с данни за служителите след Excel филтрира всички записи с изключение на тези с Бостън или Сан Франциско в полето Местоположение.
След като филтрирате списък с данни, така че да се показват само записите, с които искате да работите, можете да копирате тези записи в друга част на работния лист вдясно от базата данни (или още по-добре, друг лист на Excel в работната книга). Просто изберете клетките, след което щракнете върху бутона Копиране в раздела Начало или натиснете Ctrl+C, преместете курсора на клетката до първата клетка, където трябва да се появят копираните записи, и след това натиснете Enter. След като копирате филтрираните записи, можете да покажете отново всички записи в базата данни или да приложите малко по-различен филтър.
Ако установите, че филтрирането на списъка с данни чрез избиране на една стойност в полето с падащ списък на поле ви дава повече записи, отколкото наистина искате да се борите, можете допълнително да филтрирате базата данни, като изберете друга стойност в падащото поле на второ поле списък.
Да предположим например, че сте избрали Бостън като стойност на филтъра в падащия списък на полето Местоположение и в крайна сметка ще получите стотици записи от Бостън, показани в работния лист. За да намалите броя на записите в Бостън до по-управляем брой, можете да изберете стойност (като човешки ресурси) в падащия списък на полето Dept, за да филтрирате допълнително базата данни и да намалите записите, с които трябва да работите на екрана. Когато приключите с работата с записите на служителите на Бостън Човешки ресурси, можете да покажете друг набор, като покажете отново падащия списък на полето Dept и промените стойността на филтъра от Човешки ресурси към някой друг отдел, като счетоводство.
Когато сте готови да покажете отново всички записи в базата данни, щракнете върху бутона AutoFilter на филтрираното поле (обозначен от появата на конусен филтър на падащия бутон) и след това щракнете върху Clear Filter from (последван от името на полето в скоби) близо до средата на падащия му списък.
Можете временно да премахнете бутоните за автоматично филтриране от клетките в горния ред на списъка с данни, съдържащ имената на полетата, и по-късно да ги покажете отново, като щракнете върху бутона Филтър в раздела Данни или като натиснете Alt+AT или Ctrl+Shift+L. Можете също да използвате филтри Slicer и Timeline за вашите данни .
Използване на готови филтри за числа на Excel: Топ 10
Excel съдържа опция за филтър за числа, наречена Топ 10. Можете да използвате тази опция в числово поле, за да покажете само определен брой записи (като тези с десетте най-високи или най-ниски стойности в това поле или тези в десетте най-високи или най-ниски процента в това поле или само тези, които са над или под средното от това поле).
За да използвате опцията Топ 10 в Excel за филтриране на база данни, изпълнете следните стъпки:
Щракнете върху бутона AutoFilter в числовото поле, което искате да филтрирате с опцията Топ 10. След това маркирайте Числови филтри в падащия списък и щракнете върху Топ 10 в неговото подменю.
Excel отваря диалоговия прозорец Топ 10 AutoFilter. По подразбиране Top 10 AutoFilter избира да покаже първите десет елемента в избраното поле. Въпреки това, можете да промените тези настройки по подразбиране, преди да филтрирате базата данни.
За да покажете само долните десет записа, променете отгоре на най-долу в най-лявото падащо поле със списък.
За да покажете повече или по-малко от горните или долните десет записа, въведете новата стойност в средното текстово поле (което в момента съдържа 10) или изберете нова стойност с помощта на бутоните за въртене.
За да покажете онези записи, които попадат в първите 10 или най-долните 10 (или каквито и да е) проценти , променете елементи на Процент в най-десния падащ списък.
Щракнете върху OK или натиснете Enter, за да филтрирате базата данни, като използвате вашите Топ 10 настройки.
На изображението по-долу можете да видите списъка с данни за служителите, след като използвате опцията Топ 10 (с всичките й настройки по подразбиране), за да покажете само онези записи със заплати, които са в първите десет. Дейвид Летърман ще се гордее!
Списъкът с данни за служителите след използване на Топ 10 AutoFilter за филтриране на всички записи с изключение на тези с десетте най-високи заплати.
Използване на готови филтри за дата на Excel
Когато филтрирате списък с данни по вписванията в полето за дата, Excel предоставя различни филтри за дати, които можете да приложите към списъка. Тези готови филтри включват Равно, Преди, След и Между, както и Утре, Днес, Вчера, както и Следващо, Това и Последно за седмицата, Месец, Тримесечие и Година. Освен това Excel предлага филтри от година до дата и всички дати в периода. Когато изберете филтъра Всички дати в периода, Excel ви позволява да избирате между тримесечие 1 до 4 или някой от 12-те месеца, януари до декември, като период, който да използвате при филтриране на записите.
За да изберете някой от тези филтри за дата, щракнете върху бутона Автофилтър на полето за дата, след това маркирайте Филтри за дата в падащия списък и щракнете върху подходящата опция за филтър за дата в менюто за продължаване.
Използване на персонализирани автофилтри в Excel 2019
В допълнение към филтрирането на списък с данни към записи, които съдържат конкретно поле (като Нюарк като град или CA като щат), можете да създадете персонализирани автоматични филтри, които ви позволяват да филтрирате списъка до записи, които отговарят на по-малко взискателни критерии ( като фамилни имена, започващи с буквата М) или диапазони от стойности (като заплати между $25 000 и $75 000 годишно).
За да създадете персонализиран филтър за поле, щракнете върху бутона Автофилтър на полето и след това маркирате Текстови филтри, Числови филтри или Филтри по дата (в зависимост от типа поле) в падащия списък и след това щракнете върху опцията Персонализиран филтър в дъното на списъка с продължение. Когато изберете опцията Персонализиран филтър, Excel показва диалогов прозорец за персонализиран автофилтър.
Използвайте персонализиран автоматичен филтър, за да покажете записи със записи в полето Заплата между $25 000 и $75 000.
Можете също да отворите диалоговия прозорец Персонализиран автофилтър, като щракнете върху първоначалния оператор (Равно, Не е равно, По-голямо от и т.н.) в подменютата Текстови филтри, Числови филтри или Филтри по дата на полето.
В този диалогов прозорец избирате оператора, който искате да използвате в първия падащ списък. След това въведете стойността (текст или цифри), която трябва да бъде изпълнена, превишена, паднала под или да не бъде намерена в записите на базата данни в текстовото поле вдясно.
Оператори, използвани в персонализирани автофилтри на Excel
Оператор |
Пример |
Какво намира в базата данни |
Равно на |
Заплатата е 35000 |
Записи, при които стойността в полето Заплата е равна на $35 000 |
Не е равно |
Щатът не е равен на Ню Йорк |
Записи, където вписването в полето State не е NY (Ню Йорк) |
По-голямо е от |
Zip е по-голям от 42500 |
Записва, където числото в полето Zip идва след 42500 |
Е по-голямо или равно на |
Zip е по-голям или равен на 42500 |
Записи, където числото в полето Zip е равно на 42500 или идва след него |
Е по-малко от |
Заплатата е под 25000 |
Записи, при които стойността в полето Заплата е по-малка от $25 000 годишно |
Е по-малко или равно на |
Заплатата е по-малка или равна на 25000 |
Записи, при които стойността в полето Заплата е равна на $25 000 или по-малка от $25 000 |
Започва с |
Започва с d |
Записите с посочени полета имат записи, които започват с буквата d |
Не започва с |
Не започва с d |
Записите с посочени полета имат записи, които не започват с буквата d |
Завършва със |
Завършва с ey |
Записи, чиито посочени полета имат записи, които завършват с буквите ey |
Не свършва с |
Не свършва с око |
Записите с посочени полета имат записи, които не завършват с буквите ey |
Съдържа |
Съдържа Харви |
Записите с посочени полета имат записи, които съдържат името Харви |
Не съдържа |
Не съдържа Харви |
Записите с посочени полета имат записи, които не съдържат името Харви |
Ако искате да филтрирате записи, в които само определено поле съвпада, надвишава, пада под или просто не е същото като въведеното в текстовото поле, след това щракнете върху OK или натиснете Enter, за да приложите този филтър на Excel към база данни. Въпреки това, можете да използвате диалоговия прозорец Custom AutoFilter, за да филтрирате базата данни до записи с полета, които попадат в диапазон от стойности или отговарят на един от двата критерия.
За да настроите диапазон от стойности , избирате оператора „е по-голямо от“ или „е по-голямо от или равно на“ за най-горния оператор и след това въведете или изберете най-ниската (или първата) стойност в диапазона. След това се уверете, че е избрана опцията И, изберете „е по-малко от“ или „е по-малко от или равно на“ като долен оператор и въведете най-високата (или последната) стойност в диапазона.
Вижте изображенията по-горе и по-долу, за да видите как Excel филтрира записите в списъка с данни за служителите, така че да се показват само онези записи, при които сумите на заплатите са между $25 000 и $75 000. Както е показано по-горе, вие настройвате този диапазон от стойности като филтър, като изберете „е по-голямо или равно на“ като оператор и 25 000 като по-ниска стойност на диапазона. След това, с избрана опция И, избирате „е по-малко или равно на“ като оператор и 75 000 като горна стойност на диапазона. Резултатите от прилагането на този филтър към списъка с данни за служителите са показани по-долу.
Списъкът с данни за служителите след прилагане на персонализирания автоматичен филтър.
За да настроите условие или/или в диалоговия прозорец Custom AutoFilter, обикновено избирате между операторите „равно“ и „не е равно“ (което е подходящо) и след това въведете или изберете първата стойност, която трябва да бъде изпълнена или не трябва бъде равен. След това избирате опцията Или и избирате кой оператор е подходящ и въведете или изберете втората стойност, която трябва да бъде изпълнена или не трябва да бъде равна.
Например, ако искате Excel да филтрира списъка с данни, така че да се показват само записи за отделите за счетоводство или човешки ресурси в Списъка с данни за служителите, избирате „равно“ като първи оператор и след това изберете или въведете Счетоводство като първи запис. След това щракнете върху опцията Или, изберете „равно“ като втори оператор и след това изберете или въведете Човешки ресурси като втори запис. Когато след това филтрирате базата данни, като щракнете върху OK или натиснете Enter, Excel показва само тези записи със Счетоводство или Човешки ресурси като запис в полето Dept.