Използване на преки пътища с макроси в Office 2003

Много хора мечтаят за деня, в който могат да дават заповеди на компютър, като говорят с него; настоящата реалност е, че все още трябва да пишете на клавиатура, ако изобщо се надявате да използвате компютъра си. Тъй като повечето хора предпочитат да избягват да пишат, Microsoft Office 2003 предлага частично решение — макроси.

Макросите не премахват изцяло въвеждането, но могат да намалят броя на клавишите, които трябва да натиснете, за да направите нещо. А макро е мини-програма, която записва натиснатите клавиши, докато пишете. След като запишете натисканията на клавиши в макрос, когато трябва да използвате отново същите натискания на клавиши, можете да кажете на Microsoft Office 2003 да „възпроизвежда“ записаните ви натискания на клавиши.

Например, да предположим, че пишете името на вашата компания, The Mississippi Mudflat Corporation, отново и отново. Вместо това можете да го въведете веднъж и да го запишете като макрос. След това, когато искате името на фирмата да се появи във вашия документ, Office 2003 може автоматично да напише The Mississippi Mudflat Corporation вместо вас.

Можете да създавате и стартирате макроси в Word, Excel и PowerPoint.

Когато създавате макрос в Access или Outlook, всъщност трябва да напишете миниатюрна програма на език за програмиране, известен като Visual Basic за приложения (или VBA за кратко).

Записване на макроси в Word

За да запишете макрос в Word, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Инструменти –> Макрос –> Запис на нов макрос.

Появява се диалогов прозорец за запис на макрос, както е показано на фигура 1.

Фигура 1: Диалоговият прозорец Запис на макрос е мястото, където можете да наименувате своя макрос и да зададете натискане на клавиш за стартирането му по-късно.

2. Въведете име за вашия макрос в текстовото поле Име на макроса.

3. Щракнете върху бутона Клавиатура.

Появява се диалогов прозорец за персонализиране на клавиатурата, както е показано на фигура 2; това е мястото, където присвоявате комбинация от натискане на клавиш на вашия макрос.

Фигура 2: Диалогов прозорец Персонализиране на клавиатурата.

4. Натиснете клавиша, който искате да представите вашия макрос (като Alt+F12).

Можете да повторите тази стъпка, за да зададете няколко натискания на клавиши към един и същ макрос, ако желаете.

5. Щракнете върху бутона Присвояване.

6. Щракнете върху бутона Close.

Показалецът на мишката се превръща в стрелка с икона на аудиокасета; се появява лента с инструменти за спиране на записа, както е показано на фигура 3, която можете да използвате, за да поставите на пауза или да спрете записа на макрос.

Фигура 3: Лентата с инструменти за спиране на записа.

7. Натиснете клавишите, които искате да запишете във вашия макрос.

Ако щракнете върху бутона Пауза на записа, можете временно да спрете записа на вашия макрос.

8. Щракнете върху бутона Stop Recording, когато приключите със записа на натисканията на клавиши.

За да стартирате макроса си, натиснете клавишната комбинация, която сте избрали в стъпка 4.

Записване на макроси в Excel

За да запишете макрос в Excel, следвайте тези стъпки:

1. Изберете Инструменти –> Макрос –> Запис на нов макрос.

Появява се диалогов прозорец за запис на макрос.

2. Въведете име за вашия макрос в текстовото поле Име на макроса.

3. Щракнете в полето за бърз достъп (този, който има Ctrl+ вляво) и въведете буква.

Например, ако искате да възпроизведете макроса си, като натиснете Ctrl+W, въведете W в полето за бърз достъп.

4. Щракнете върху OK.

Появява се лента с инструменти за спиране на записа.

5. Натиснете клавишите, които искате да запишете във вашия макрос.

6. Щракнете върху бутона Stop Recording, когато приключите със записа на натисканията на клавиши.

За да стартирате макрос, натиснете клавишната комбинация, която сте избрали в стъпка 3.

Записване на макроси в PowerPoint

За да запишете макрос в PowerPoint, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Инструменти –> Макрос –> Запис на нов макрос.

Появява се диалогов прозорец за запис на макрос.

2. Въведете име за вашия макрос в текстовото поле Име на макроса и щракнете върху OK.

Появява се лента с инструменти за спиране на записа.

3. Натиснете клавишите, които искате да запишете във вашия макрос.

4. Щракнете върху бутона Stop Recording, когато приключите със записа на натисканията на клавиши.

За да стартирате макрос в PowerPoint, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Tools –> Macro –> Macros (или натиснете Alt+F8).

Появява се диалогов прозорец с макрос.

2. Щракнете върху името на макроса, който искате да стартирате.

3. Щракнете върху Изпълни.