Областта за настройки на версиите в SharePoint 2016 съдържа някои от най-търсените настройки във всяко приложение. Настройките за версии обхващат повечето възможности за управление на документи или управление на съдържанието. Така че вашата нова мантра за управление на документи/съдържание е одобрение, версия и проверка. Можете да го кажете в съня си. По подразбиране настройките за одобрение, версия или изискване за проверка не са включени в сайт на екип.
Причината за изключване на версиите по подразбиране е, че заема голямо количество място в базата данни. Всеки път, когато се създава нова версия, базата данни нараства. Версионирането обаче е важно за всяка реална работа, така че се препоръчва да го включите.
Ако искате тези опции да са активирани, когато сайтовете ви са конфигурирани, помислете за използването на сайт за публикуване вместо това.
Преди да изберете тези опции, уверете се, че познавате бизнес процесите на вашия екип. Ако документите са щателно проверени и одобрени извън процеса на SharePoint, може да не искате или да не се нуждаете от настройки за одобрение или наложена проверка. Ако вашите документи са изображения, може или може да не искате да приложите версията, ако версиите нямат значение за вас и няма да е необходимо да се връщате към по-стара версия.
Помислете за използването на множество приложения за библиотека с документи и да приложите различни настройки според нуждите. Например, ако имате 100 документа в приложение за библиотека и наистина се нуждаете само от версия и одобрение на 5 от тези документи, може би те могат да бъдат поставени в приложение за библиотека с допълнителна конфигурация.
Версионирането може да бъде една от най-неразбраните функции на управлението на документи на SharePoint. Версионирането е полезен защитен механизъм, защото можете да се върнете към предишна версия на документа, ако е необходимо. Версиите в SharePoint са копия на един и същ документ на различни интервали по време на редактиране.
Може да искате да добавите колоната Версии към изгледите си, така че потребителите да могат бързо да видят версията на документа. В противен случай ще се окажете с потребители, които добавят информация за версията към името или заглавието на документа, като например Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0, или този, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO_NOT-REVI6 -2017_РОЗМАРИ-ПОДПИСА-ИЗКЛЮЧВАНЕ-ФИНАЛ_ФИНАЛ.
Следвайте тези стъпки, за да приложите или промените настройките за версии:
Щракнете върху връзката Настройки на версиите в страницата Настройки на библиотеката или Настройки на списъка.
Секциите на страницата с настройки за версии включват одобрение на съдържанието, история на версиите на документа, защита на черновия елемент и изискване за проверка (само за приложения на библиотеката).
След това трябва да изберете дали искате да изисквате одобрение на съдържанието за изпратени елементи. Можете да направите този избор, като изберете радио бутона Да или Не на страницата Настройки за версии (достъпен в Стъпка 1).
Ако сте избрали Да в отговор на Изискване на одобрение на съдържанието за изпратени елементи?, лицата с разрешения за одобрение на елементи винаги могат да видят чернови на елементи.
Елементите, които все още не са одобрени (което означава, че са чернови версии), не се виждат от членовете или посетителите на сайта. Можете да посочите кого искате да преглеждате чернови в секцията Защита на чернови артикули.
В секцията История на версиите на документа изберете бутон за избор, за да посочите дали да използвате Без версии, Създаване на основни версии, Създаване на основна и второстепенна (чернова) версии или (по избор) посочете Броя на версиите, които да запазите, като въведете число.
По подразбиране за приложение за списък или библиотека е Без версия. Можете да изберете Основни версии (1.0, 2.0., 3.0 и т.н.) или Основни и второстепенни версии (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 и т.н.). Избирането на някоя от последните две опции ви позволява да зададете ограничение за броя на версиите от всеки тип, като въведете число до 10 000.
Изберете кой може да вижда чернови на елементи, като изберете радио бутон за защита на чернови артикули в секцията Защита на чернови артикули.
Този раздел е деактивиран, освен ако не разрешите малки (чернови) версии или не изисквате одобрение на съдържанието на вашите документи или елементи от списъка. Ето трите опции за това кой може да вижда чернови на елементи — всеки потребител, който може да чете елементи, само потребители, които могат да редактират елементи, или само потребители, които могат да одобрят (и автора).
Определете дали да изисквате проверка за потребители, редактиращи документи, като изберете радио бутона Да или Не.
Въпреки че понякога може да бъде неприятно, изискващо проверка, е друг добър механизъм за безопасност, който гарантира, че другите потребители не виждат документ в средата на модификацията или имат няколко потребители, които редактират едновременно (последното запазване печели).
Помислете за добавяне на колоната „Изведено до“ към вашите изгледи, така че потребителите да могат бързо да видят кой има извлечен артикул.
Щракнете върху OK или Cancel.
Ако щракнете върху OK, вашите настройки за версия се прилагат. Иди да ги пробваш!
Когато преглеждате документи в приложение за библиотека, можете да щракнете върху многоточия, за да видите контекстно меню. Това меню позволява на редактора на документ да проверява/проверява документа, да одобрява, да стартира работен поток и т.н. Тъй като менюто е контекстно, ако одобрението не е зададено в библиотеката или списъка, например, Одобрение не се показва в менюто. Ако даден документ е изведен, се появява опцията за отхвърляне на извеждането.
Контекстно меню на документ.
В повечето случаи членовете на екипа се придвижват до сайта с помощта на браузър, за да работят със списъчни приложения. Помислете обаче как вашият екип взаимодейства с документи. Те може да се придвижват до приложение с помощта на браузъра, но може също да правят връзки от отметка или да отварят документа директно от приложението за редактиране (като Word, Excel или PowerPoint). Въпреки че текущите версии на Office поддържат и взаимодействат с настройките на приложението SharePoint Library, потребителите може да не знаят къде да намерят тези команди.
Избягвайте разочарованието, като отделите малко време, за да прегледате настройките и опциите с вашия екип. Обучението по тези опции за управление на документи е една от препоръките номер едно за успех в сътрудничеството на SharePoint, особено за екипи с много членове или сътрудници.
Как да блокирам Microsoft Word да отваря файлове в режим само за четене в Windows Microsoft Word отваря файлове в режим само за четене, което прави невъзможно редактирането им? Не се притеснявайте, методите са по-долу
Как да коригирате грешки при отпечатването на неправилни документи на Microsoft Word Грешките при отпечатването на документи на Word с променени шрифтове, разхвърляни абзаци, липсващ текст или изгубено съдържание са доста чести. Въпреки това недейте
Ако сте използвали писалката или маркера, за да рисувате върху слайдовете на PowerPoint по време на презентация, можете да запазите чертежите за следващата презентация или да ги изтриете, така че следващия път, когато го покажете, да започнете с чисти слайдове на PowerPoint. Следвайте тези инструкции, за да изтриете чертежи с писалка и маркери: Изтриване на линии една в […]
Библиотеката със стилове съдържа CSS файлове, файлове с разширяем език на стиловия език (XSL) и изображения, използвани от предварително дефинирани главни страници, оформления на страници и контроли в SharePoint 2010. За да намерите CSS файлове в библиотеката със стилове на сайт за публикуване: Изберете Действия на сайта→Преглед Цялото съдържание на сайта. Появява се съдържанието на сайта. Библиотеката Style се намира в […]
Не затрупвайте аудиторията си с огромни числа. В Microsoft Excel можете да подобрите четливостта на вашите табла за управление и отчети, като форматирате числата си така, че да се показват в хиляди или милиони.
Научете как да използвате инструменти за социални мрежи на SharePoint, които позволяват на индивиди и групи да общуват, да си сътрудничат, споделят и да се свързват.
Юлианските дати често се използват в производствени среди като времеви печат и бърза справка за партиден номер. Този тип кодиране на дата позволява на търговците на дребно, потребителите и обслужващите агенти да идентифицират кога е произведен продуктът и по този начин възрастта на продукта. Юлианските дати се използват и в програмирането, военните и астрономията. Различно […]
Можете да създадете уеб приложение в Access 2016. И така, какво всъщност е уеб приложение? Е, уеб означава, че е онлайн, а приложението е просто съкращение от „приложение“. Персонализирано уеб приложение е онлайн приложение за база данни, достъпно от облака с помощта на браузър. Вие създавате и поддържате уеб приложението в настолната версия […]
Повечето страници в SharePoint 2010 показват списък с връзки за навигация в лентата за бързо стартиране в лявата част на страницата. Лентата за бързо стартиране показва връзки към представено съдържание на сайта, като списъци, библиотеки, сайтове и страници за публикуване. Лентата за бързо стартиране включва две много важни връзки: Връзка към цялото съдържание на сайта: […]
За прости проблеми Solver в Excel обикновено бързо намира оптималните стойности на променливата Solver за целевата функция. Но в някои случаи Solver има проблеми с намирането на стойностите на променливата Solver, които оптимизират целевата функция. В тези случаи Solver обикновено показва съобщение или съобщение за грешка, което описва или обсъжда проблема, който […]
