Използване на напомняния на Outlook 2019 за дейности и задачи

Outlook 2019 предлага полето за съобщение за напомняне, за да ви предупреди, когато среща или събитие от календара на Outlook предстои да се осъществи, когато наближава крайният срок на задачата, когато имейл съобщение се нуждае от отговор или когато някой, чието име е във вашата папка с контакти се нуждае от внимание.

Изображението по-долу показва полето за съобщение за напомняне. Когато Outlook работи и най-малко го очаквате, може да се появи поле за съобщение за напомняне, което да ви държи на крака. Тези страници обясняват как да боравите със съобщенията за напомняне, да планирате съобщенията и да накарате съобщенията да се показват, когато искате да се показват.

Кутията за съобщение за напомняне на Outlook.

Обработка на напомнящи съобщения

Изберете напомняне в полето за съобщение Напомняне и направете следното, за да обработвате напомняне от Outlook:

• Отхвърляне: Щракнете върху бутона Отхвърляне, за да отложите известието за напомняне. Ако в полето за съобщение за напомняне се появи повече от едно известие и искате да ги изтриете всички, щракнете върху бутона Отхвърли всички.
• Напомнете по-късно: Щракнете върху бутона Отлагане. В долната част на диалоговия прозорец текстовото поле Щракнете върху Отлагане, за да бъдете напомняни отново, ви казва кога ще пристигне следващото съобщение за напомняне. За да промените тази настройка, отворете падащия списък и изберете различен период от време.
• Отворете елемента: Щракнете двукратно върху напомнянето, за да прегледате срещата, задачата, имейл съобщението или контакта, за който се отнася напомнянето.
• Отлагане: Щракнете върху бутона Затваряне ( X ) в полето за съобщение за напомняне, за да го накарате да изчезне. За да отворите полето за съобщения по-късно, отидете на раздела Изглед и щракнете върху бутона Прозорец за напомняния.

Напомнянията на Outlook работят само за елементи, които се съхраняват в тези папки: Задачи, Календар, Входяща кутия и Контакти. Съхранявайте елемент в друга папка или подпапка на една от папките, изброени по-горе, и няма да видите полето за съобщение за напомняне, когато напомнянето настъпи. За да сте сигурни, че ще получите напомняне, съхранявайте елементи в тези папки: Задачи, Календар, Входяща кутия или Контакти.

Планиране на съобщение за напомняне

Следвайте тези инструкции, за да планирате съобщение за напомняне в Outlook 2019 :

• Среща или събитие в календара: В прозореца Среща отворете падащия списък Напомняне и изберете колко минути, часове или седмици преди срещата или събитието, за да се появи напомнянето.
• Краен срок за изпълнение на задачата: В прозореца Задача на Outlook поставете отметка в квадратчето Напомняне и изберете ден и час за напомняне в падащите менюта.
• Име на контакти: В прозорец за контакти или прозорец Контакти щракнете върху бутона Проследяване и изберете Добавяне на напомняне от падащия списък. Отваря се диалоговият прозорец Custom. Отнасяйте се към този диалогов прозорец по същия начин, по който третирате този за имейл съобщения (вижте предходния елемент в този списък).

Накарайте напомнянията да работят по ваш начин

Можете да направите две или три неща, за да накарате напомнянията да работят по ваш начин. В раздела Файл на Outlook изберете Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции. След това следвайте тези инструкции, за да се справите с известията за напомняния в Outlook:

• Промяна на времето за напомняне за срещи и събития: По подразбиране полето за съобщение за напомняне се появява 15 минути преди началото на срещите и събитията. За да промените тази настройка, отидете в категорията Календар и въведете нова настройка в падащия списък Напомняния по подразбиране (вижте под „Опции на календара“).
• Промяна на времето по подразбиране за напомняния за задачи: Когато настъпи крайният срок на задачата, диалоговият прозорец Напомняния на Outlook ви уведомява в 8:00 часа сутринта (или когато стартирате Outlook, ако стартирате програмата след 8:00 часа). За да промените тази настройка по подразбиране, отидете в категорията Задачи и изберете ново време от падащия списък Време за напомняне по подразбиране.
• Възпроизвеждане на различен звук (или без звук): По подразбиране чувате малко звънене, когато на екрана се появи полето за съобщение за напомняне на Outlook. За да чуете различен звук или изобщо да няма звук, отидете в категорията Разширени на диалоговия прозорец Опции. За да възпроизвеждате без звук, премахнете отметката от квадратчето Възпроизвеждане на напомнящ звук. За да възпроизведете различен звук, щракнете върху бутона Преглед и след това изберете .wav звуков файл в диалоговия прозорец Reminder Sound File.