Използване на качествени данни в прогнозиране на продажбите в Excel

Качествените данни са информация, която ви помага да разберете фона на количествените данни. Разбира се, това повдига въпроса: Какво представляват количествените данни? Количествените данни са числови данни — броят на единиците, продадени от вашия екип през предходното тримесечие, или приходите, които екипът ви е донесъл през март.

С количествени данни можете да използвате Excel, за да изчислите броя на продадените единици на месец, или най-малкото, или най-много. Можете да използвате Excel, за да изчислите плъзгаща се средна стойност на приходите, които вашият търговски екип е спечелил, или минималните му приходи, или процента от годишните приходи, спечелени през октомври.

За разлика от това, качествените данни нямат средна стойност, минимум или максимум. Това е информация, която ви помага да разберете количествените данни. Той поставя числата в контекст. Помага да се предпазите от наистина глупави грешки.

Задаване на правилните въпроси

Да предположим, че вашият вицепрезидент по продажбите ви моли да прогнозирате колко коли ще продаде вашата агенция през следващата година. Ако вашата агенция продава предимно Фордове, разумно е да се сблъскате с прогнозата. Ако до миналата година вашата агенция е продавала предимно Duesenbergs, правенето на прогноза е неразумно. Не можете да продадете никакви Duesenbergs, защото никой вече не ги прави.

Този пример, разбира се, е краен, но не е съвсем глупав. Трябва да знаете какво вашата компания ще изведе на пазара през периода от време, за който искате да прогнозирате. В противен случай вашата история на продажбите — вашата изходна линия — просто не е от значение. И не можете да направите точна прогноза, която се основава на неуместно изходно ниво.

Ето някои въпроси, които трябва да зададете, преди дори да започнете да мислите за сглобяване на базова линия:

• Колко продавачи ще ви предостави вашата компания? Ще имате ли повече крака на улицата, отколкото миналата година? По-малко? За същото? Размерът на екипа по продажбите има значение. За да направите прилична прогноза, трябва да знаете какви ресурси за продажби ще имате на разположение.
• Ще се променят ли нивата на комисионната през прогнозния период? Вашата компания стимулира ли продажбите си, както през, да речем, последните 12 месеца? Ако е така, не е нужно да се притеснявате за това, когато правите прогнози. Но ако бизнес моделът се е променил и ставките на комисионните ще паднат, защото конкуренцията е спаднала - или ставките се повишават, защото конкуренцията се е засилила - вашата прогноза трябва да вземе това предвид.
• Ще се промени ли цените на продукта през този прогнозен период? Ще скочат ли цените на вашата продуктова линия? Ако е така, вероятно трябва да вградите известен песимизъм в прогнозата си за продадените единици. Ще паднат ли? Тогава можете да бъдете оптимисти. (Имайте предвид, че ценообразуването обикновено засяга продадените единици повече, отколкото приходите.)

Не можете да използвате прогнозиране, за да отговаряте на въпроси като тези. И все пак техните отговори – които се квалифицират като качествени данни – са от решаващо значение за правенето на добри прогнози. Можете да имате дълга, добре поддържана базова линия, която наистина е ключът към добрата прогноза. И тогава можете да се заблудите напълно, ако вашата компания промени продуктовата си линия, или намали продажната си сила, или промени структурата на комисионната си толкова много, че отделът по продажбите върви, или намали цените си толкова далеч, че пазарът не може да запази колективните си ръце извън продуктовата линия. Всяко от тях ще направи прогнозата ви да изглежда така, сякаш сте свили рамене и хвърлили няколко зара.

Не можете да разчитате изцяло на изходно ниво, за да направите прогноза за продажбите. Трябва да обърнете внимание на това, което вашата компания прави в своя маркетинг, нейното ценообразуване, нейното управление на хората, нейната реакция към конкуренцията, за да направите добра прогноза за продажбите.

Следене на топката: Целта на вашата прогноза

Настройте базовото си ниво, за да отразява периода, за който искате да направите прогноза. Тоест, ако искате да прогнозирате продажбите за един месец, вашата базова линия трябва да показва историята на продажбите ви в месеци. Ако целта на прогнозата е да помогне за насочване на финансови прогнози, като прогнози за печалбите, вероятно искате да прогнозирате резултатите за едно тримесечие и вашето изходно ниво трябва да бъде организирано в тримесечия.

Фигурата показва пример за полезна базова линия.

Прогнозата е за следващия месец, така че базовата линия предоставя месечна история на продажбите.

Можете лесно да създадете списък с имена на месеци в колона B. Ще изберете клетка B2 и напишете януари или януари. Натиснете Enter и, ако е необходимо, изберете отново клетка B2 (или натиснете Ctrl+Enter, за да оставите клетка B2 избрана, когато въведете нейната стойност ). Забележете малкия черен квадрат в долния десен ъгъл на клетката - нарича се манипулатор за запълване. Преместете показалеца на мишката си върху манипулатора за запълване. Ще видите, че показалецът се променя на кръст. Сега, въпреки че все още можете да видите кръста, натиснете бутона на мишката, продължете да го държите натиснат и плъзнете надолу доколкото искате. Excel попълва имената на месеците вместо вас. Това работи и за дните от седмицата.

Има някои основни правила за изграждането на базова линия, които ще намерите за полезно да имате предвид.

• Използвайте периоди от време със същата дължина във вашата базова линия. Използването на един период, обхващащ 1 февруари до 14 февруари, и следващия период, обхващащ 15 февруари до 31 март, е особено. Виждал съм го направено обаче, само защото се оказа удобно да се съберат данните по този начин. Но това отхвърля нещата, защото привидните приходи за февруари са подценени, а привидните приходи през март са надценени. Независимо от подхода за прогнозиране, който използвате, това ще бъде проблем. (Можете спокойно да игнорирате малки разлики, като 28 дни през февруари и 31 дни през март.)
• Уверете се, че периодите от време във вашата базова линия са в ред, от най-ранния до най-късния. Няколко популярни техники за прогнозиране, включително две, описани в тази книга, разчитат на връзката между измерването на един период и измерването на следващия период. Ако периодите ви от време не са подредени във времето, вашата прогноза ще бъде неправилна. Често необработените ви мерки няма да са в хронологичен ред и поради различни причини ще искате да ги обобщите с обобщена таблица - която можете лесно да поставите в ред по дати. Всъщност по подразбиране обобщените данни в централната таблица са поставени в хронологичен ред.
• Отчетете всички периоди от време в базовата линия. Ако базовото ви ниво започва през януари 2015 г., не можете да пропуснете февруари 2015 г., дори ако данните липсват. Ако оставащите месеци са в сила, пропуснете януари 2015 г. и започнете с март 2015 г. Защо? Защото искате да сте сигурни, че получавате правилната връзка между един период и следващия.