Използвайте Power Query и Power Pivot заедно за по-добри модели за отчитане

Използването на Power Pivot и Power Query заедно може да ви помогне да създадете модели за отчитане, които са лесни за управление и поддръжка. Моделът на докладване осигурява основата, върху която е изграден механизмът за докладване. Когато изграждате процес на отчитане, който импортира, трансформира, оформя и обобщава данни, по същество изграждате модел на отчитане.

Създаването на лошо проектиран модел за отчитане може да ви струва часове ръчен труд, изразходван за поддържане и опресняване на вашите механизми за отчитане. От друга страна, създаването на ефективен модел ви позволява лесно да повтаряте месечните процеси на отчитане, без да увреждате отчетите или здравия си разум.

Разделянето на данни и анализ

Една жизненоважна концепция в модела на отчитане е разделянето на данни и анализ. Основната идея е, че не искате вашите данни да бъдат твърде обвързани с всеки един начин за представяне на тези данни.

За да обхванете ума си около тази концепция, представете си фактура. Когато получите фактура, вие не приемате, че финансовите данни в нея са истинският източник на данните. Това е просто представяне на данни, които се съхраняват на друго място в база данни. Тези данни могат да бъдат анализирани и представени по много други начини: в диаграми, таблици или дори на уебсайтове. Това твърдение може да звучи очевидно, но потребителите на Excel често обединяват (или смесват) данни, анализ и представяне.

Например, някои работни книги на Excel съдържат 12 раздела, всеки от които представлява месец. Във всеки раздел са изброени данните за този месец заедно с формули, обобщени таблици и обобщения. Сега, какво се случва, когато бъдете помолени да предоставите обобщение по тримесечие? Добавяте ли още формули и раздели, за да консолидирате данните във всеки от разделите за месеца? Основният проблем в този сценарий е, че разделите представляват стойности на данни, които са обединени в представянето на вашия анализ.

По-добра алтернатива е създаването на модели за отчитане, където слоевете данни и анализ са разделени. Слоят на данни обработва импортирането и преобразуването на необработени данни в етапни области. Слоят за анализ служи като платформа за агрегиране и представяне на анализа на тези необработени данни.

По отношение на създаването на модели за отчитане, при които имате оптимално разделяне на данни и анализ, не можете да победите мощната комбинация от Power Query и Power Pivot.

Как Power Query и Power Pivot се допълват взаимно

Power Query е идеалният инструмент за създаване на слоя данни. Можете да използвате Power Query

• Импортирайте данни от широк спектър от външни източници на данни, включително SQL Server, Microsoft Access, уеб услуги и дори Facebook.
• Преобразувайте и почиствайте данните, преди да ги импортирате във вашия модел на отчитане.
• Обединете данни от различни източници на данни или добавете таблици.
• „Отвъртете“ необработените данни от матричен формат към плоска таблица.
• Добавете данни към вътрешния модел на данни на Power Query.

След като Power Query предоставя необходимия слой данни, Power Pivot може да се използва за създаване на слоя за анализ. С Power Pivot можете

• Добавете връзки и задайте свойства на таблица и колона.
• Добавете персонализирани формули с изрази за анализ на данни (DAX).
• Обединете данните в йерархични изгледи.
• Създавайте отчети с обобщена таблица, които обобщават и представят данни от различни гледни точки.

Използването на Power Query и Power Pivot заедно осигурява няколко предимства:

• Слоят с данни може да се обновява лесно, без да е необходимо ръчно да се повтарят стъпките за трансформация и почистване на данни (Power Query прави това вместо вас). Ако имате нужда от данни, които не съществуват в слоя данни, можете лесно да редактирате своите заявки за Power Query, за да внесете нови данни и да не нарушавате слоя за анализ.
• Всеки допълнителен анализ може лесно да бъде създаден чрез стартиране на допълнителни централни таблици от модела Power Query.

Накратко, като използвате комбинацията едно-две от Power Query и Power Pivot, можете да създадете стабилни модели на отчитане, които са гъвкави, мащабируеми и лесни за поддръжка.