Използвайте хистограми за проследяване на честотата в табла за управление на Excel

А хистограма е графика, която парцели честотата на разпределение в таблата за управление и доклади Excel а. А честотно разпределение показва колко често възниква едно събитие или поредица от данни. С хистограма можете визуално да видите общото разпределение на определен атрибут.

Можете да създадете хистограма, управлявана от формула, която позволява ниво на автоматизация и интерактивност, което е полезно при актуализиране на таблата за управление всеки месец.

1Преди да създадете своята хистограма, имате нужда от таблица, която съдържа вашите необработени данни, и трябва да създадете таблица за бита.

В идеалния случай необработените данни трябва да се състоят от записи, които представляват уникални стойности за данните, които искате да групирате. Например таблицата с необработени данни на тази фигура съдържа уникални търговски представители и броя на единиците, които всеки е продал.

Таблицата на bin диктува параметрите за групиране, използвани за разбиване на необработените ви данни в честотните групи. Таблицата на bin казва на Excel да групира всички търговски представители, продаващи по-малко от 5 единици, в първата честотна група, всички търговски представители, продаващи 5 до 14 единици във втората честотна група, и т.н.

Можете свободно да зададете свои собствени параметри за групиране, когато изграждате вашата таблица с bin. Въпреки това, като цяло е добра идея да поддържате параметрите си възможно най-равномерно разположени. Обикновено искате да завършите таблиците си с най-голямото число в набора от данни. Това ви позволява да имате чисти групи, които завършват с краен брой, а не с отворено обозначение по-голямо от.

2 Създайте нова колона в таблицата bin, за да съхранявате формулите за честота. Наименувайте новата колона Честотни формули, както е показано на тази фигура.

Функцията Frequency на Excel отчита колко често се появяват стойности в диапазоните, които сте посочили в таблицата за бита.

3 Изберете клетките в новосъздадената колона и след това въведете формулата за честота, която виждате на предишната фигура, и натиснете Ctrl+Shift+Enter на клавиатурата.

Функцията Честота има странност, която често обърква потребителите за първи път. Функцията Frequency е формула за масив — формула, която връща много стойности наведнъж. За да работи тази формула правилно, трябва да натиснете Ctrl+Shift+Enter на клавиатурата си, след като въведете формулата. Ако просто натиснете клавиша Enter, няма да получите нужните резултати.

В този момент трябва да имате таблица, която показва броя на търговските представители, които попадат във всеки от вашите кошчета. Можете да начертаете тази таблица, но етикетите на данните ще излязат нестабилни. За най-добри резултати трябва да създадете проста таблица за подаване на диаграма, която създава подходящи етикети за всеки кош. Направете това в следващата стъпка.

4 Създайте нова таблица, която захранва диаграмите малко по-чисто, както се вижда на следващата фигура. Използвайте проста формула, която обединява кошчетата в подходящи етикети. Използвайте друга формула, за да въведете резултатите от вашите изчисления на честотата.

На тази фигура се виждат формулите в първия запис на таблицата за подаване на диаграма. Тези формули по същество се копират, за да се създаде таблица, подходяща за диаграми.

5 Използвайте новосъздадената си таблица за подаване на диаграма, за да начертаете данните в колонна диаграма.

Тази фигура илюстрира получената диаграма. Можете много добре да използвате първоначалната колонна диаграма като своя хистограма.

Ако искате вашите хистограми да имат интервали между точките от данни, сте готови. Ако харесвате непрекъснатия, блокиран вид, който получавате без празнини между точките от данни, следвайте следващите няколко стъпки.

6Щракнете с десния бутон върху някоя от колоните в диаграмата и изберете Форматиране на серии от данни.

Появява се диалоговият прозорец Форматиране на поредица от данни.

7Настройте свойството Gap Width на 0%, както е показано на тази фигура.

Разстоянията между колоните ще бъдат премахнати.