Защо да правите прогнози с Excel?

Хората са склонни да мислят за процеса на прогнозиране на продажбите като неудържим отговор на неистов призив за успокоение от някой нервен, напрегнат, възбуден вицепрезидент, който се притеснява, че трябва да изтрие праха от резюмето. И често имате някаква причина да вярвате, че точно това се случва.

Но има много по-продуктивни причини да си направим труда да събираме базови данни, да ги приведем в правилната форма, за да подкрепим надеждна прогноза, да направим анализа и след това да го интерпретираме, отколкото просто да отговаряш на вицепрезидент, който се страхува, че работата е на линията. Ето няколко от тези причини.

Да планирате стратегии за продажби

Ако можете да използвате прогнози за продажбите, за да се справите с бъдещите приходи или продажбите на единици, или и двете, можете да помогнете на групи като маркетинг, управление на продукти и производство да вземат решения относно дейности като промоция, ценообразуване и закупуване – всяка от които влияе върху резултатите от продажбите на вашата компания, както и нейните нетни приходи.

Да предположим, че разглеждате тримесечните резултати от продажбите за период от няколко години и виждате, че през това време продажбите на конкретен продукт леко намаляват. (Ако спадът беше рязък, нямаше да ви се налага да гледате изходно ниво – всички от отдела по продажбите до главния изпълнителен директор щяха да разтърсят клетката ви.) Вашата прогноза показва, че спадът вероятно ще продължи. Изчезва ли пазарът на продукта? Това зависи. Първо трябва да зададете и да отговорите на някои други въпроси.

• Продуктът стока ли е? Някои бизнес анализатори се присмиват на стоките – те не са много бляскави, в края на краищата – но стоките могат да бъдат много печеливши продукти, ако доминирате на пазара. Ако не доминирате на пазара, може би не трябва да сте на пазара за тази стока. И така, вашите конкуренти намаляват ли пазарния ви дял или общият размер на пазара се свива? Ако проблемът е в конкуренцията, може би искате да направите нещо, за да си върнете своя дял, дори ако това изисква влагане на повече ресурси в продуктовата линия – като преустройство на производството, влагане на повече долари в промоции или намаляване на цената. Но ако общият пазар се свива, може просто да е време за спасяване.
• На колко години е продуктът? Продуктите имат жизнен цикъл. Когато продуктите са ярки и лъскави, приходите от продажби могат да нараснат рязко за сравнително кратък период от време. Когато продуктите достигнат зрялост, продажбите обикновено се изравняват. И тогава, когато пристигат по-нови, по-добри, по-изискани продукти, продажбите започват да падат. Помислете за поточно видео срещу DVD. Получете маркетинг и продуктов мениджмънт, за да прецените дали продуктът е дълго в зъба. Ако е така, може би е време да се измъкнем. Или може да е разумно да подобрите продукта и да го разграничите от версиите на конкуренцията, за да изстискате малко по-печеливши приходи от него, преди да се откажете от него. Прогнозирането може да информира този вид решение, въпреки че не може да го вземе вместо вас.
• Как продажбите ще подкрепят продукта? Ако вашата компания реши, че все още не е време да се откаже от продукта, управлението на продажбите трябва да вземе някои решения за това как да разпредели ресурсите си – тоест своите търговски представители. Един от начините да направите това, разбира се, е да извадите продукта от чантите на някои представители и да го замените с друг, по-здрав продукт. (Имайте предвид, че някои представители предпочитат по-стари продукти, защото могат да използват познати стратегии за продажби.)
• Възможно ли е спадът в продажбите да се дължи повече на мащабни икономически условия, отколкото на проблеми със самия продукт? Ако е така, може да решите да се задържите и да изчакате икономиката, доверието на потребителите или индексът на водещите икономически показатели да се подобрят, вместо да вземете драстично решение да се откажете от продуктова линия.

Има поне един добър аспект на продукт, който навлиза в последния етап от жизнения си цикъл: Много вероятно имате много исторически данни за данните за продажбите му. И като цяло, колкото повече исторически данни трябва да базирате прогнозата, толкова повече доверие можете да поставите в тази прогноза.

За оразмеряване на запасите

Например, когато управлявате инвентарите на оборудване за препродажба, можете да намалите размера на оборудването, предназначено за продажба на клиенти, без да прибягвате до отписвания. Направете това, като прогнозирате продажбите по продуктова линия, което помага да се разбере кои продукти може да се очаква да имат високи съотношения на обороти (скоростта, с която продуктовата линия ще се продава) и да купувате тези в количества, които увеличават отстъпките от доставчиците.

Простото намаляване на размера на инвентара обаче не е краят на историята. Прогнозирането на продажбите ви помага да планирате управлението на инвентара точно навреме (JIT), така че можете да планирате покупките си така, че да съответстват на времето, когато продажбите трябва да бъдат изпълнени. Колкото по-малко време инвентарът прекарва в склада, толкова по-малко пари плащате, за да го оставите да стои там и чака да бъде продаден.