Едно от основните предимства на използването на функции на Excel е, че те помагат за опростяване на вашите формули. Например, ако искате да получите средната стойност на стойностите в клетка A1, A2 и A3, можете да въведете тази формула:
=(A1+A2+A3)/3
Тази конкретна формула не е твърде лоша, но какво ще стане, ако трябва да получите средната стойност от 100 стойности? Колко тромава би била тази формула за създаване и управление?
За щастие Excel има функция СРЕДНА. С функцията AVERAGE можете просто да въведете тази формула:
=СРЕДНО(A1:A3)
Ако трябва да получите средната стойност от 100 стойности, можете просто да разширите диапазона:
=СРЕДНО(A1:A100)
Друго ключово предимство от използването на функции е, че те ви помагат да изпълнявате задачи, които биха били невъзможни със стандартните формули. Например, представете си, че искате няколко формули, които автоматично да връщат най-големите и най-малките числа в диапазон от клетки. Разбира се, ако обхватът ви беше достатъчно малък, бихте могли да погледнете най-големите и най-малките числа. Но това едва ли е автоматизирано.
Няма нефункционална формула, която бихте могли да въведете, която автоматично да върне най-голямото или най-малкото число в диапазон.
Функциите MAX и MIN на Excel обаче улесняват тази задача. Функцията MAX връща най-голямото число, докато функцията MIN връща най-малкото.
=MAX(A1:A100)
=MIN(A1:A100)
Функциите също могат да помогнат за спестяване на време, като ви помагат да автоматизирате задачи, които биха ви отнели часове за ръчно изпълнение. Например, кажете, че трябва да извлечете първите 10 знака от клиентски номер. Колко време мислите, че ще ви отнеме да преминете през таблица от 1000 записа и да получите списък с номера на клиенти, който съдържа само първите 10 знака?
Функцията LEFT може да помогне тук, като издърпа левите 10 знака:
=ЛЯВ(A1,10)
Можете просто да въведете тази формула за първия ред на вашата таблица и след това да я копирате на толкова редове, от които се нуждаете.