Един от най-важните аспекти на всяка система е защитата на информацията и спазването на правилата на компанията и правителството. Exchange Online от Office 365 е лесен за използване и администриране, но не позволявайте това да ви заблуди. Под прикритието Microsoft похарчи огромни усилия, за да ви защити от цифрови заплахи и да се увери, че спазвате безпрепятствено.
Архивиране и запазване с Exchange Online
Всеки човек има електронна поща, както и собствена система за архивиране. Архив се показва в Outlook като друга пощенска кутия.
Предназначението на допълнителната папка за архивиране е да съхранява по-стара електронна поща в постоянно място за съхранение. Можете да мислите за вашата папка за архивиране като за своя таван или мазе. Можете да влезете там, за да извлечете неща, ако трябва, но това наистина е място за дългосрочно съхранение.
Размерът на потребителската пощенска кутия и архива зависят от плана SaaS. Някои планове имат максимален капацитет на пощенската кутия от 25 гигабайта, а други имат неограничен капацитет за архивиране.
Защита и контрол на информацията с Exchange Online
Предложението на Exchange Online включва антивирусен и антиспам контрол, без да е необходимо да инсталирате софтуер на трети страни или външен софтуер. Когато ново съобщение постъпи в Exchange Online, то се сканира за рискове, преди да бъде доставено до предвидената електронна кутия.
Технологията, която прави възможна цялата тази защита, се нарича Forefront. Това е друг продукт на Microsoft, който работи зад кулисите, за да направи средата безопасна и сигурна. Не се притеснявайте обаче - не е нужно да плащате допълнително или дори да знаете как работи. Като краен потребител вие просто знаете, че някой се грижи за вас, за да не получите по невнимание спам или заразени с вируси файлове.
Правителството добави много правила и разпоредби около корпоративната електронна поща. Exchange Online предоставя възможност за спазване на тези правила с функции, като например eDiscovery и законни задържания.
eDiscovery се отнася до Electronic Discovery, което просто означава, че електронните съобщения могат да бъдат търсени за съответните комуникации в случай на правен процес. Това може да не е голяма работа, но ако сте в силно регулирана индустрия или правителствена организация, тогава тези функции често се изискват от чичо Сам.