Защита на вашата база данни Access 2003 като MDE файл

Ако създавате база данни на Access 2003 за други хора – особено хора, които може да са малко невежи за Access – може да искате да заключите базата си данни, за да попречите на други потребители да правят промени, които могат да я нарушат. Можете да добавите сигурност под формата на потребителски имена и пароли, но по-проста опция е да превърнете вашата база данни от MDB файл в MDE файл.

Един ГДЕ файл е същата като редовен достъп MDB файл с база данни, със следните изменения:

• Всички VBA процедури се компилират — преобразуват се от четим от човека код (все пак повече или по-малко четим) във формат, който само компютърът разбира. Тази промяна не позволява на потребител на база данни да чете или променя вашия VBA код.

• Никой не може да създава формуляри или отчети или да променя съществуващите (дори не можете да ги отворите в изглед за проектиране). Вие също не можете да импортирате.

Не забравяйте да запазите копие на оригиналния си MDB файл! Ако трябва да направите промени във вашия VBA код, формуляри или отчети (или да създадете нови), трябва да използвате MDB файла, а не MDE файла. MDE файловете се използват най-често за предната база данни, когато разделите приложение на две бази данни (front end и back end).

Създаване на MDE файл

Записването на вашия MDB файл като MDE файл е лесно. Следвай тези стъпки:

1. Уверете се, че вашата база данни е във файлов формат на Access 2002/2003, като отворите базата данни.

Обърнете внимание на заглавната лента на прозореца на базата данни. (Натиснете F11, ако не се вижда.) Ако в заглавната лента пише „(Достъп до 2000 файлов формат)“, тогава трябва да го конвертирате в най-новия файлов формат.

2. Изберете Tools –> Database Utilities –> Make MDE File.

Access затваря базата данни, за да извърши преобразуването. След това виждате диалоговия прозорец Запиши MDE като.

3. Посочете папката и името на файла за файла и щракнете върху бутона Запиши.

Access създава новия MDE файл, като оставя оригиналния MDB файл недокоснат. След това се отваря новият MDE файл.

Ако Access срещне проблем при създаване на MDE файла, се появява съобщение с бутон Покажи помощ. Щракнете върху бутона, за да разберете какво не е наред.

Извършване на актуализации по-късно

Рано или късно ще искате да направите нов отчет или да поправите досадна печатна грешка във формуляр. Трябва да се върнете към вашия MDB файл, за да направите тези видове промени, защото не можете да правите промени в MDE файл.

Ако MDE файлът е преден файл, без съхранявани данни в него, можете просто да направите промените в оригиналния MDB файл и да го запишете отново като MDE файл. Тъй като всичките ви данни се намират в задната база данни, сте готови.

Въпреки това, ако вашият MDE файл съдържа таблици, пълни с ценна информация, не можете просто да го изоставите. Ако използвате MDE файла за въвеждане и редактиране на данни, този файл съдържа вашите актуални таблици. Оригиналният MDB файл има редактируеми формуляри, отчети и VBA код, но няма най-новата версия на данните, съхранявани във вашите таблици. Не е проблем.

Следвайте тези стъпки, за да актуализирате своя MDE файл:

1. Преименувайте вашия MDE файл като архивен файл.

Например добавете днешната дата в края на името на файла (точно преди частта .mde). На път сте да създадете нов MDE файл, но не искате да губите данните в този файл.

2. Отворете оригиналния MDB файл и направете всякакви промени, за да съдържат формулярите, отчетите и VBA кода, който искате.

Ако планирате да направите драстични промени, първо направете резервно копие на MDB.

3. Изберете Инструменти –> Помощни програми за база данни –> Направете MDE файл и го запазете като MDE файл с името, което първоначално е имал вашият MDE файл.

Сега имате актуализиран MDE файл с нови, подобрени формуляри, отчети и VBA процедури, но със стари данни. Имате и актуализиран MDB файл с вашите нови, подобрени формуляри, отчети и VBA код (но остарели таблици).

4. Изтрийте всички таблици от този нов MDE файл.

В прозореца на базата данни щракнете върху бутона Таблици в списъка с обекти, щракнете върху всяка таблица в списъка, който се показва в десния панел и след това натиснете клавиша Delete за всяка таблица. Трябва да потвърждавате всяко изтриване, като щракнете върху бутона Да. Изтриването на таблици звучи опасно, но не забравяйте, че всички тези таблици са запазени безопасно в стария си MDE файл.

5. Импортирайте таблиците от стария MDE файл в новия.

Изберете Файл –> Вземете външни данни –> Импортиране и изберете името, което сте дали на стария си MDE файл в стъпка 1.

Виждате диалоговия прозорец за импортиране на обекти с раздели за таблици, заявки, формуляри, отчети и други обекти.

6. Щракнете върху бутона Избор на всички с избран раздел Таблици и след това щракнете върху OK.

Access импортира вашите таблици от оригиналния MDE в новите MDE файлове, като замества по-старите данни в таблиците.

7. Импортирайте всички заявки или макроси в старата база данни на MDE, която сте създали или променили.

Повторете стъпки 5 и 6, но използвайте разделите Заявки и Макроси в диалоговия прозорец Импортиране на обекти, за да импортирате всичко, което е променено.

Ако ще правите това често, помислете за разделяне на масата на преден и заден край. С разделена база данни не е нужно да импортирате повторно актуализираните си таблици: можете просто да ги оставите в непроменената база данни в задния край.