Задвижвани от завъртане изгледи отгоре и отдолу в отчетите на Excel

Таблото за управление и отчитането в Excel често е свързано с показване на данни, които са приложими. Често ще откриете, че мениджърите се интересуват от най-добрите и долните неща: първите 50 клиенти, най-долните 5 търговски представители, първите 10 продукта. Въпреки че може да мислите, че това е така, защото мениджърите имат продължителност на вниманието на четиригодишно дете, има по-логична причина да се фокусирате върху извънредните.

Ако вие като мениджър знаете кои са долните десет акаунта, генериращи приходи, можете да приложите усилията и ресурсите си в изграждането на тези акаунти. Тъй като най-вероятно няма да имате ресурсите да се съсредоточите върху всички акаунти, прегледът на управляема подгрупа от акаунти би бил по-полезен.

За щастие, централните таблици улесняват филтрирането на вашите данни за първите пет, най-долните десет или всяка възможна комбинация от горни или долни записи. Ето един пример.

Представете си, че във вашата компания бизнес сегментът на аксесоарите е бизнес с висок марж – вие печелите най-много за всеки долар от продажбите в сегмента на аксесоарите. За да увеличи продажбите, вашият мениджър иска да се съсредоточи върху 50-те клиенти, които харчат най-малко пари за аксесоари. Той очевидно иска да похарчи времето и ресурсите си, за да накара тези клиенти да купуват повече аксесоари. Ето какво да направите:

Създайте обобщена таблица с Бизнес сегмент в областта на филтъра, Клиент в областта на реда и Сума на продажбите в областта на стойностите; виж фигурата. За козметична стойност променете оформлението на табличен формуляр.

Щракнете с десния бутон върху името на клиента в полето Клиент, изберете Филтър и след това Топ 10 — както е показано на тази фигура.

Не позволявайте на етикета Топ 10 да ви обърка. Можете да използвате опцията Топ 10, за да филтрирате както горните, така и долните записи.

В диалоговия прозорец Top 10 Filter, както е илюстрирано на тази фигура, просто трябва да дефинирате изгледа, който търсите. В този пример искате долните 50 артикула (клиенти), както са дефинирани от полето Сума на продажбите.

Щракнете върху OK, за да приложите филтъра.

В областта за филтриране щракнете върху бутона за падащо меню за полето Бизнес сегмент и поставете отметка в квадратчето за филтърния елемент Аксесоари, както е показано на тази фигура.

В този момент имате точно това, което вашият мениджър поиска - 50-те клиенти, които харчат най-малко пари за аксесоари. Можете да отидете още по-далеч и да форматирате отчета малко, като сортирате по сумата на продажбите и приложите валутен формат към числата. Вижте фигурата.

Имайте предвид, че тъй като сте изградили този изглед с помощта на обобщена таблица, можете лесно да адаптирате новосъздадения си отчет, за да създадете изцяло нов изглед. Например, можете да добавите полето SubRegion — показано на тази фигура — към зоната за филтриране, за да получите 50-те клиенти от Обединеното кралство, които харчат най-малко пари за аксесоари.

Това е силата на използването на обобщени таблици за основа на вашите табла за управление и отчети. Продължете да си играете с опцията за филтър за Топ 10, за да видите какъв вид отчети можете да излезете.

Може да забележите, че на тази фигура долните 50 отчета показват само 23 записа. Това е така, защото на пазара в Обединеното кралство има по-малко от 50 клиенти, които имат продажби на аксесоари. Ако поискате долните 50, Excel показва до 50 акаунта, но по-малко, ако има по-малко от 50.

Ако има равенство за някой ранг в долните 50, Excel ви показва всички равни записи.

Можете да премахнете приложените филтри във вашите обобщени таблици, като предприемете следните действия:

Щракнете навсякъде във вашата въртяща се таблица, за да активирате контекстния раздел Инструменти за обобщена таблица на лентата.

Изберете раздела Опции на лентата.

Щракнете върху иконата Clear и изберете Clear Filters, както е показано на тази фигура.