Задаване на опции на журнала в Outlook 2002

Звездна дата 2002: На , капитанът на звездния кораб Ентърпрайз вярно прави ежедневни записи в звездния дневник. Капитанът записва информация за планетите, които екипажът е изследвал, извънземните, с които са се борили, и странните явления, които са наблюдавали в дълбокия космос, където никой (или жена) не е ходил преди!

Сега е твой ред. Точно като капитана на Enterprise, вие можете да записвате ежедневните си взаимодействия със странни същества в странна среда при стресови обстоятелства, дори ако всички странни същества са във вашия офис. Outlook Journal е вашият звезден дневник.

Без съмнение големите мръсници на галактиката използват дневника на капитана за ужасно важни неща, но вашият дневник ви служи по-пряко. Понякога, когато трябва да намерите документ или запис на разговор, не помните как сте нарекли документа или къде сте го съхранили, но помните кога сте създали или получили елемента. В този случай можете да отидете в дневника и да проверите датата, когато си спомняте, че сте работили с артикула, и да намерите това, което трябва да знаете.

За да се възползвате добре от дневника обаче, трябва да го използвате. Можете да настроите Outlook да прави записи в дневника за почти всичко, което правите, или можете да изключите дневника изцяло и да не правите записи в него. Ако не поставите нищо в дневника, няма да получите нищо.

Кой е най-лесният начин да правите записи в дневника? Не правете нищо. Дневникът автоматично записва всеки документ, който създавате, редактирате или отпечатвате във всяко приложение на Office XP. Дневникът също така автоматично проследява имейл съобщения, заявки и отговори за срещи, както и заявки и отговори на задачи. Няколко програми, различни от приложенията на Microsoft Office, също имат възможност да правят записи в дневника, но тази функция най-често се използва с програмите на Office XP.

Има уловка: трябва да кажете на Outlook, че искате автоматичното записване в дневник да бъде включено. (Добре, значи трябва да направите малко нещо.) За щастие, ако не сте активирали функцията за автоматично записване на дневника, Outlook 2002 ви пита дали искате да включите функцията всеки път, когато щракнете върху иконата на дневника.

За да включите функцията за автоматично записване на дневника, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Инструменти–>Опции.

Появява се диалоговият прозорец Опции.

2. Щракнете върху бутона Опции на журнала.

Появява се диалоговият прозорец Опции на журнала, както е показано на Фигура 1, с квадратчета за отметка за всички видове дейности, които можете да записвате автоматично, и имената на всички хора, за които можете автоматично да записвате транзакции, като например имейл.

Фигура 1: Диалогов прозорец Опции на журнала.

3. Щракнете, за да поставите отметка в квадратчето за тези елементи и файлове, които искате да записвате автоматично, и за контактите, за които искате информацията да бъде записана.

Списъкът с хора в полето За тези контакти е същият като списъка с хората във вашия списък с контакти. Можете ръчно да създавате записи в дневника за хора, които не са във вашия списък с контакти; вижте следния раздел „Ръчно записване на елемент от Outlook в дневника“.

Когато добавите имена към списъка си с контакти в модула Контакти, тези имена не са зададени за автоматично записване в дневника. Трябва или да проверите името в диалоговия прозорец Опции на журнала, или да отворите записа за контакти, щракнете върху раздела Дневник и отметнете Автоматично записване на записите в дневника за тези контакти.

4. Щракнете върху OK.

Дневникът автоматично записва тези елементи и файлове, които сте избрали за назованите от вас контакти.

Ръчно записване на елемент от Outlook в дневника

Ако не искате да претрупвате дневника си, като записвате всичко автоматично, можете да въведете избрани елементи ръчно – просто ги плъзнете към иконата на дневника. Например, може да не искате да записвате всяка транзакция с бъдещ клиент, докато не сте сигурни, че правите бизнес с този клиент. Можете да плъзнете съответните имейл съобщения в дневника и да запазите запис на сериозни запитвания. Когато всъщност започнете да правите бизнес с нов клиент, можете да настроите автоматично записване.

За да записвате ръчно елементи в дневника, следвайте тези стъпки:

1. Плъзнете елемента, който искате да запишете (като имейл съобщение), до иконата на Дневник.

Появява се формулярът за вписване в дневника (вижте фигура 2). В долната част на формуляра има икона, представяща елемента, който записвате, заедно с името на елемента.

Фигура 2: Запис в дневника с пряк път към имейл съобщение, прикачен в текстовото поле.

2. Попълнете информацията, която искате да запишете.

Не е нужно обаче да записвате нищо. Текстовото поле в долната част на екрана ви дава място да си направите бележка, ако искате да го използвате.

3. Щракнете върху Save and Close.

Елементът, който сте записали, се вписва в дневника.

Записване на документ в дневника

Ако любимата ви програма, като например програма за рисуване или настолно публикуване, не се показва в списъка с програми, които могат да правят автоматични записи в дневника, всичко не е загубено — можете да плъзнете документи от папката My Computer на Outlook в Папка на дневник, за да създадете записи в дневник и за файловете на тези програми. Тъй като дневникът може да следи много видове информация за документ, различна от дата и час (като клиент, тема и някои бележки), можете да използвате дневника, за да следите файловете, които създавате в програми, които не са част на Microsoft Office. Ако сте избрали да позволите на Outlook да създава записи в дневник автоматично за вашите приложения на Office XP, не е нужно да правите записи за документи на Office XP.

За да запишете документ в дневника, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху разделителната лента Други преки пътища в лентата на Outlook.

Появяват се иконите в групата Други преки пътища, включително иконата Моят компютър.

2. Щракнете върху иконата Моят компютър в лентата на Outlook.

Появява се вашият списък с устройства (вижте фигура 3).

Фигура 3: Списък с устройства в Моят компютър.

3. Намерете документа, който искате да запишете.

Щракнете двукратно върху устройството, което съдържа документа, който искате да запишете. След това щракнете двукратно върху папката, в която записвате документите си, за да намерите документа, който искате да запишете. Маркирайте го.

4. Щракнете върху разделителната лента за преки пътища на Outlook в лентата на Outlook.

Появяват се иконите в групата преки пътища на Outlook, включително иконата на дневник.

5. Плъзнете документа до иконата Journal.

Появява се формулярът за запис в дневник с икона в текстовото поле, представляваща файла, който записвате.

6. Щракнете върху Save and Close.

Вашият документ се записва в дневника.

Голямата полза от записването на документи в дневника е фактът, че записите в дневника са наистина преки пътища към самите документи. Когато въведете документ в дневника, имате бърз достъп до информацията, която сте запазили за документа, и сте само на едно щракване разстояние от самия документ. Така че, ако използвате програма, различна от Office XP, която създава файлове, които не следят много информация за себе си, дневникът е чудесно централно място за проследяване на информацията за документа. Например, ако запазвате снимки от програма за рисуване на вашия компютър, може да искате да запазите повече информация за всяка картина, отколкото само името на файла. Ако създадете записи в дневника за всеки файл, можете да водите бележки за всяка снимка в дневника. Когато намерите записа в дневника за снимката, която искате, просто щракнете двукратно върху иконата за снимката. Отваря се програмата, която използвате, за да видите картината.