Експортиране на таблици на Access 2007 в други файлови формати

Въпреки че всеки обект на Microsoft Access 2007 може да бъде експортиран, експортирането на данните в таблица или заявка към друга програма – като електронна таблица – е най-често срещаната задача за експортиране. Експортирането на таблица или заявка включва реорганизиране на данните, които съдържа, в различен формат. Както при импортирането, Access може да преведе данните в различни файлови формати в зависимост от вашите нужди.

Експортни формати

Разделът Външни данни на лентата разкрива всички файлови формати, в които обектът може да бъде експортиран. (Access експортира в същите формати, които импортира. Access също експортира в PDF — файлове на Adobe Acrobat — и Microsoft Word.)

Основният проблем, за който трябва да внимавате при експортиране, е загубата на данни. Една страхотна таблица за достъп не винаги се превежда в страхотна таблица Paradox. Не всички бази данни споделят едни и същи правила за

• Типове данни: Типовете данни за специален достъп като AutoNumber, Yes/No, Memo и OLE почти сигурно ще причинят проблеми в други програми. Може да се нуждаете от творческо решаване на проблеми, за да накарате данните да работят точно по начина, по който искате да работят.

• Имена на полета: Всяка програма за база данни има свой собствен набор от правила, управляващи имената на полета, като дължината и специалните знаци (като долар или знак за процент), разрешени в името на полето.

• За да избегнете проблеми с имената на полета по време на експортиране, поддържайте имената на полетата си кратки и използвайте само букви и цифри, докато наименувате полетата си за достъп. Ако имената на полетата на вашата таблица Access нарушават правилата на програмата, в която експортирате, експортирането няма да работи правилно.

Бъдете готови да отделите време за настройка на експортирането, така че да работи точно както искате. Ако имате проблем по време на експортирането, направете справка с документацията на софтуера, в чийто файлов формат експортирате, за правила за име на поле и тип данни .

Експортиране на данни от таблица или заявка

Стъпките за експортиране на таблица или заявка са прости:

1. При отворена база данни щракнете върху таблицата или заявката, която искате да експортирате.

Името на таблицата е маркирано.

2. Щракнете върху раздела Външни данни на лентата.

Групата инструменти за експортиране се появява на лентата:

• Общите задачи за експортиране имат свои собствени бутони.

• Рядко използваните формати са събрани върху бутона Още.

3. Щракнете върху инструмента, който съответства на програмата, в която ще експортирате данните си.

Появява се диалогов прозорец за експортиране, персонализиран според избрания от вас формат.

4. Следвайте стъпките в диалоговия прозорец Експортиране, за да завършите експортирането.

Диалоговият прозорец Експортиране ще покаже изборите за вашия файлов формат за експортиране:

• Всеки избор ще изисква име на файл (включително път) за вашите експортирани данни.

• Някои процеси на експортиране също питат дали искате да отворите новия си файл, след като експортирането приключи. Това може да предотврати разочароващо търсене, след като запишете файла.

5. Поставете отметка в квадратчето Save Export Steps, ако знаете, че ще направите това експортиране отново.

Лентата съдържа бутон, наречен Запазени експорти. Използвайте това за лесно експортиране на таблица или заявка на рутинна основа.