Достъп до 2013 All-In-One For LuckyTemplates Cheat Sheet

Access 2013 прави управлението на вашите данни лесно, като комбинира визуален интерфейс със силата на релационна база данни. Открийте как да организирате данни в таблици, да проектирате формуляри и отчети за редактиране и представяне на информация и да създавате заявки за избор и комбиниране на информация. Следващите стъпки са писане на макроси и скриптове на Visual Basic за приложения (VBA), за да направите вашата база данни интелигентна, и използване на SharePoint за публикуване на данни в мрежата.

Проектиране на релационна база данни в Access 2013

Когато използвате програма за база данни като Access 2013, не можете просто да започнете да въвеждате данни. Вместо това трябва да създадете дизайн на релационна база данни, като разделите информацията си в една или повече таблици, всяка от които е съставена от полета (които са като колоните в електронна таблица). Таблиците са свързани чрез релационни съединения, при които поле в една таблица съвпада (отнася се с) поле в друга. Ето общата идея:

Идентифицирайте вашите данни.

Направете списък с възможните полета (частици информация), включително текст, число, дата, вярно/невярно и други типове данни.

Премахнете излишните полета.

Не съхранявайте една и съща информация на повече от едно място. Ако можете да изчислите едно поле от друго, запазете само едно. (Запазване на рождена дата или възраст, но не и двете, например.)

Организирайте полетата в таблици.

Групирайте полетата си според това, което описват, така че всяка група да стане таблица. База данни за въвеждане на поръчки за магазин може да има една таблица за клиенти, една за продукти и една за поръчки.

Добавете таблици за кодове и съкращения.

Планирайте да включите таблица с имена на състояния и двубуквени кодове, както и таблица с всеки друг код или абревиатура, която планирате да използвате в базата данни. Ще използвате тези таблици, за да създадете падащи менюта със стойности, които можете да изберете при въвеждане на записи.

Изберете първичен ключ за всяка таблица.

Първичният ключ е полето, което уникално идентифицира всеки запис в таблицата. Можете да кажете на Access да присвои уникален идентификационен номер на всеки запис, като използвате поле AutoNumber.

Свържете таблиците.

Вижте кои таблици съдържат полета, които съвпадат с полета в други таблици. В база данни за въвеждане на поръчки таблицата „Поръчки“ трябва да съдържа поле, което идентифицира клиента, който е направил поръчката — поле, което съответства на полето за първичен ключ в таблицата „Клиенти“. Повечето релации са едно към много , при което един запис в една таблица може да съответства на повече от един (или никакви) записи в друга таблица.

Съвети за избор на типове полета в Access 2013

Когато проектирате база данни в Access 2013, вие решавате какъв тип ще бъде всяко поле. Access предоставя 12 типа полета, между които можете да избирате. Изберете типа поле, който най-добре описва данните, които искате да съхранявате в полето, и който работи за типа анализ, който ви е необходим, за да използвате полето. Ето съвети кога да използвате кой тип поле.

Клавишни комбинации Handy Access 2013

Някои хора предпочитат да използват клавиатурата, отколкото мишката, а Access 2013 има много клавишни комбинации за тези хора. Следните клавишни комбинации са особено полезни в Access 2013. Някои натискания на клавиши работят навсякъде в Access 2013; други работят само в специфични изгледи, както е отбелязано.

Secrets of Access 2013 Дизайн на база данни

Ето петте заповеди за проектиране на база данни, независимо дали използвате Access 2013 или друга програма за база данни. Добре проектираната база данни улеснява поддържането на вашите данни.

• Съхранявайте информацията там, където й е мястото, а не където се появява. Където съхранявате информация няма нищо общо с това къде се появява. В електронна таблица въвеждате информация там, където искате да се показва, когато отпечатвате електронната таблица, но базите данни работят по различен начин. В база данни съхранявате информация в таблици въз основа на структурата на информацията. Част от информацията може да се появи в много отчети, но вие я съхранявате само в едно поле в една таблица.

• Съхранявайте информацията такава, каквато наистина съществува, а не както искате да се показва в конкретен отчет. Това правило е следствие от първото правило. Ако искате заглавията на книгите да се показват с всички главни (главни) букви във вашите поръчки за покупка, Access може да изпише заглавията с главни букви вместо вас. Съхранявайте заглавията на книгите с правилно изписване с главни букви, така че да не сте принудени да ги изписвате с главни букви във всеки отчет. Access има много вградени функции, които могат да регулират начина, по който се форматират текстът, числата и датите.

• Избягвайте боклука навътре, боклука навън (GIGO). Ако не си направите труда да създадете добър, разумен дизайн за вашата база данни — и ако не внимавате да въвеждате правилни, чисти данни — вашата база данни ще се окаже пълна с боклук. Добре проектирана база данни е по-лесна за поддържане, отколкото лошо проектирана, тъй като всяка част от информацията се съхранява само веднъж, в поле с ясно име в таблица с ясно име, с подходящи правила за валидиране. Да, звучи като много работа, но почистването на база данни от 10 000 неправилни записа е (простете за подценяването) още повече работа.

• Отделете данните си от програмите си. Ако създадете база данни, която да бъде споделена или разпространена на други хора, съхранете всички таблици в една база данни (задния край) и всички други обекти в друга база данни (предния край). След това можете да свържете тези две бази данни, за да накарате всичко да работи. Разделянето на таблиците от всичко останало рационализира цялата суматоха за актуализиране на заявки, формуляри, отчети и други неща по-късно, без да се нарушават данните в таблиците.

• Архивирайте рано и често. Добре, този съвет не е за дизайн, но е твърде важно да се пропусне: Правете резервно копие на вашата база данни всеки ден. С късмет, вашият офис вече има система от редовни (вероятно нощни) архиви, която включва вашата база данни. Ако не, правете резервно копие на вашата база данни на редовни интервали и със сигурност правете резервно копие, преди да направите каквито и да било големи промени. Съхранявайте няколко архива, а не само най-новото, в случай че отнеме известно време, за да откриете проблем.

Намиране на правилния инструмент за достъп до 2013 за поддържане на боклука

Ако данните, които влизат във вашата база данни чрез таблици и формуляри, са боклук, всеки изход или анализ, който правите със заявки и отчети, също ще ви даде боклук. За щастие Access предлага много инструменти, които да ви помогнат да се уверите, че данните, които влизат във всяко поле, са данните, които трябва да влязат в това поле. Можете да намерите много от инструментите, които пазят боклука в изглед Design Design:

• Тип данни: Използвайте правилния тип данни, за да предотвратите въвеждането на данни от грешен тип.

• Размер на полето: Това свойство ограничава броя на знаците. Ако знаете, че полето никога не трябва да надвишава четири знака, например, задайте Размер на полето на 4.

• Формат: Това свойство прави данните да изглеждат правилно. Можете да промените текста на всички главни или всички малки букви, например.

• Маска за въвеждане: Маска за въвеждане ограничава информацията, позволена в поле, като указва какви знаци можете да въведете. Използвайте маска за въвеждане, когато знаете формата, която трябва да приемат данните - ако номерът на поръчка има две букви, последвани от четири цифри, например. Телефонните номера и пощенските кодове са други примери за полета, в които маските за въвеждане са полезни. Маските за въвеждане работят със свойството на полето Формат.

• Стойност по подразбиране: Това свойство дефинира стойност, която се появява по подразбиране, ако не е въведена друга стойност. Стойността по подразбиране се появява в полето, докато не бъде въведена друга стойност.

• Правило за валидиране на поле или запис : Данните трябва да преминат това правило, преди да бъдат въведени. Това свойство работи с правилото за свойство Текст за проверка.

• Задължително: Това свойство указва, че полето трябва да има стойност, за да запазите записа. Когато не е въведена стойност, Access не създава нов запис, когато се натисне Tab или Enter, а бутонът Нов запис е сив.

• Разрешаване на нулева дължина: Това свойство указва дали е разрешен запис с нулева дължина като „“ (кавички без интервал между тях) (само за полета Текст, Дълъг текст и Хипервръзка). Полето с нулева дължина ви позволява да правите разлика между информация, която не съществува, и нулева стойност (празно), която е неизвестна или не е въведена. Когато тази опция е зададена, тя позволява низ с нулева дължина в задължително поле. Може да искате да използвате маска за въвеждане, за да направите поле с нулева дължина да изглежда различно от нулева стойност, когато и двете са разрешени.

• Индексирано: Когато изберете да индексирате поле, можете да посочите, че в полето не се допускат дублиращи се стойности. Това свойство е достъпно и от изглед на лист с данни; това е квадратче за отметка в раздела Datasheet на лентата.

• Полета за търсене: Това свойство позволява на потребителя да избере стойност за поле, което се съхранява в друго поле, като по този начин елиминира много правописни грешки и стандартизира опциите за полето. Използвайте съветника за търсене, за да създадете поле за справка.

Ефективно използване на Visual Basic за приложения в Access 2013

Когато автоматизирате приложение за база данни на Access 2013 с помощта на Visual Basic за приложения (VBA), можете да се загубите с празна страница, за да започнете да пишете код. откъде започваш? Ето няколко прости насоки, които да следвате, които ще ви накарат да пишете VBA код като професионалист:

Поискай помощ.

Натиснете F1 по всяко време, за да стартирате помощ за Microsoft Access, където можете да видите примери за VBA код.

Използвайте браузъра на обекти.

Браузърът на обекти ви позволява да изследвате свойствата и методите на обектите във VBA. В редактора на Visual Basic изберете View, след това Object Browser или просто натиснете F2.

Получете още помощ.

Разбира се, вградените помощни инструменти във VBA са прекрасни, но можете също да използвате любимия си браузър, за да търсите в интернет помощ за писане на VBA код. Можете дори да намерите примери, които можете да откраднете - или да вземете назаем - за свой собствен проект.

Отстранете грешките си.

Дори и най-съвършеният програмист не може да спре възникването на грешки, но той или тя може да ги спре да доведат програма до спиране на смилане. Използвайте вградената обработка на грешки на VBA с операторите On Error Goto и Resume, за да улавяте грешките и да променяте потока на програмата, така че вашите приложения да не смущават хората, които ги използват.

Използвайте функции и подпроцедури.

Използвайте функции и подпроцедури за справяне със задачи, които ще се изпълняват от различни области на вашата програма. Като общо правило, ако откриете, че копирате и поставяте код от една област на програма в друга, може да искате да поставите този код в неговата собствена процедура.

Преобразувайте макроси във VBA код.

Дизайнерът на макроси в Access 2013 ви позволява да избирате между списъци с предварително дефинирани задачи, за да автоматизирате приложението си. Създайте макрос, който прави това, което искате, и след това преобразувайте този макрос във VBA код, за да можете да видите как би изглеждал, ако го напишете от нулата.

Споделяне на данни с други програми от Access 2013

Access 2013 е страхотно приложение за база данни самостоятелно, но също така работи добре с други, което ви позволява да показвате и извличате данни от няколко други програми. Ако дадена програма поддържа Visual Basic за приложения (VBA), можете да я управлявате от Access. Ето кратък списък с приложения, с които можете да поемете контрола и да споделяте данни:

• Microsoft Excel: Много потребители на Excel в крайна сметка се включват в Access, защото се нуждаят от повече структура за съхранение на своите данни. Някои от тези хора обаче не правят скок към Access, така че все още съществува силна връзка между Access и Excel. Можете да използвате електронна таблица на Excel като таблица в Access или напълно да поемете контрола върху приложение на Excel от VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server е като Access на стероиди - поне от гледна точка на таблицата и заявката. Можете да преместите данните си от Access към SQL Server, за да подобрите скоростта и производителността, когато използвате големи количества данни. След като данните са в SQL Server, можете да създадете своите формуляри, отчети, макроси и модули за Access, за да използвате данните от SQL Server.

• Microsoft Word: Повечето хора, които използват Access, също са използвали Word. Независимо дали пишете писмо или правите списък със задачи за изпълнение, Word е мястото, където може да сте свикнали да се обръщате. Можете също да използвате Word като инструмент за отчитане, където можете да създавате отметки за поставяне на данни от Access и някой друг — който може да не е запознат с Access — може да редактира другата информация в документа на Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint е визията на Microsoft за споделяне и сътрудничество с данни в мрежата. От Access 2013 можете да споделяте данни със сървър на SharePoint. Можете дори да създадете персонализирано уеб приложение, което съхранява таблици на Access, заявки, формуляри (като изгледи) и макроси на сървър на SharePoint 2013 и позволява на вас или на всеки друг да има достъп до тези формуляри в мрежата — всичко това без инсталиран Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook е нещо повече от просто инструмент за електронна поща; това също е система за управление на контакти. Можете да споделяте информация за контакт, календар и задачи с вашето приложение Access, така че да трябва да я въведете само на едно място.