Достъп до 2007 Forms & Reports For LuckyTemplates Cheat Sheet

Използването на Access 2007 за създаване на заявки, формуляри и отчети може да бъде опростено, ако познавате често използвани заявки в Access, инструменти за формуляри и отчети и няколко полезни функции. С мощен инструмент като Access 2007 вие ще организирате данните си за нула време и по пътя си към създаване на по-добри формуляри и отчети.

8 често използвани заявки в Access 2007

Заявките са важни ключове, които могат да ви помогнат да създадете типовете формуляри и отчети, които искате в Access 2007. Ето списък с осемте често използвани заявки:

• Добавяне: Добавя записи към съществуваща таблица.

• Кръстосана таблица : Изчислява и показва обобщени резултати с помощта на оформление, подобно на електронна таблица.

• Изтриване: Премахва за постоянно определен набор от записи.

• Make-Table: Създава нова таблица и добавя записи към новата таблица.

• Параметър: Подканя за критериите за избор на запис всеки път, когато се изпълнява заявката.

• Изберете: Показва записи, които отговарят на определен набор от критерии.

• Специфични за SQL: Заявки, които могат да бъдат създадени само с помощта на SQL изрази.

• Актуализация: Променя съществуващите записи в база данни.

Достъп до инструменти за формуляри и отчети 2007

Създаването на първия ви формуляр за достъп от нулата в Design View може да изглежда малко обезсърчително. Когато изберете тази опция, се сблъсквате с празна решетка, лента, пълна със странно изглеждащи инструменти за икони над нея, и няма представа какво да правите по-нататък.

Ето кратко описание на различните инструменти, които ще срещнете на лентата:

• Изберете обекти: Щракнете върху този бутон, за да използвате показалеца на мишката, за да изберете обекти, които сте добавили към формуляр.

• Съветници за управление: Щракнете върху този бутон, за да активирате съветници, които ви помагат да добавяте определени типове обекти, като комбинирани полета и командни бутони към вашите формуляри. И комбинираните полета, и командните бутони са обяснени другаде в този списък.

• Етикет: Щракнете върху този бутон, за да добавите прост текстов етикет навсякъде във вашия формуляр.

• Текстово поле: Щракнете върху този бутон, за да добавите текстово поле към формуляра. За разлика от етикета, текстовото поле може да бъде настроено да променя информацията, която показва, когато се използва формулярът. Текстовите полета всъщност имат две части - етикет и полето, където потребителят може да въвежда информация.

• Група опции: Щракнете върху този бутон, за да създадете набор от свързани бутони с опции (като облагаеми и освободени от данъци). Бутоните функционират като група и можете да изберете само една опция в даден момент. Например, можете да изберете облагаема или освободена от данък за поръчка, но не и двете.

• Бутон за превключване: Щракнете върху този бутон, за да добавите бутон, който има две състояния – нагоре за изключено и надолу за включване. Например, нагоре за облагаеми и надолу за необлагаеми.

• Бутон за опции: Щракнете върху този бутон, за да добавите бутони за опции, които работят като бутон за превключване или квадратче за отметка. Обикновено използвате бутони с опции в група с опции, за да ограничите потребителя да избира повече от един елемент в група.

• Поле за отметка: Щракнете върху този бутон, за да добавите елемент, който може да бъде избран или премахнат независимо от други опции.

• Комбинирана кутия: Щракнете върху този бутон, за да добавите поле, в което потребителят може да избира от списък с опции или да въведе нова стойност. Например, може да имате списък с книги от любимия си автор като елементи, които да предложите, но също така да позволите на потребителя да въведе името на книга, която не е в списъка.

• Списъчно поле: Щракнете върху този бутон, за да създадете списъчно поле, от което потребителят може да избере набор от вече съществуващи стойности. Списъчното поле изглежда нещо като комбинирано поле, но не позволява на потребителя да въвежда нови стойности.

• Команден бутон (или просто обикновен бутон): Щракнете върху този бутон, за да добавите бутон, който изпълнява макрос или процедура на VBA (Visual Basic за приложения).

• Изображение: Щракнете върху този бутон, за да добавите цифрово изображение (като лого на фирма) към формуляра.

• Unbound Object Frame: Щракнете върху този бутон, за да добавите обекти като текст или изображения, които не се променят при преместване между записи.

• Обвързана рамка на обекта: Щракнете върху този бутон, за да добавите обекти, които се променят, когато информацията в базата данни се промени — като изображения, които се съхраняват в полета в таблицата.

• Разбивка на страница: Щракнете върху този бутон, за да създадете многостранични формуляри, когато имате твърде много обекти за показване на една страница.

• Контрол на раздели: Щракнете върху този бутон, за да създадете формуляр с два или повече раздела, които групират свързани обекти.

• Подформуляр/Поддоклад: Щракнете върху този бутон, за да добавите подформуляр, така че потребителят да може да види записи от свързана таблица — като отделните редови позиции в поръчка.

• Линия: Щракнете върху този бутон, за да добавите редове към формуляра, за да разграничите различните групи обекти във формуляра.

• Правоъгълник: Щракнете върху този бутон, за да нарисувате правоъгълник във формуляра, така че потребителите да могат да видят как обектите са свързани.

Полезни функции в Access 2007

Въпреки че Access 2007 има няколко вградени функции, не можете да използвате повече от няколко от тях във вашите отчети. И все пак, ако не знаете, че са налични, може да пропуснете много от функциите, които може да намерите наистина полезни.

Въпреки че този списък далеч не е изчерпателен, тази таблица показва редица функции, които може да искате да използвате, когато искате малко повече от обикновена сума.