Добавяне на ново име към папката с контакти на Outlook

Папката с контакти на Outlook е толкова добра и изчерпателна, колкото информацията за контактите, която сте поставили в нея. За да поставите някого в списъка с контакти, отворете папката Контакти и започнете, като направите едно от следните неща:

• Щракнете върху бутона Нов.

• Натиснете Ctrl+N (в прозореца на папката с контакти) или Ctrl+Shift+C.

• Изберете Файл –> Нов –> Контакт.

Виждате формата за контакт. В този формуляр можете да намерите места за въвеждане на почти всичко, което някога би трябвало да знаете за даден човек (с изключение на неговия или нейния любовен живот и тайни пороци). Въведете цялата информация, която искате да запишете, като имате предвид тези правила на пътя, докато вървите:

• Пълни имена, адреси и така нататък: Въпреки че може да се изкушите просто да въведете адреси, телефонни номера, имена и т.н. в текстовите полета, не го правете! Щракнете върху бутона Пълно име в раздела Общи, например, за да въведете име. Щракнете върху бутона Бизнес или Начало, за да въведете адрес в диалоговия прозорец Проверка на адреса. Като щракнете върху бутоните и въведете данни в диалогови прозорци, вие позволявате на Outlook да отделя съставните части на имена, адреси и телефонни номера. Като такъв Outlook може да използва имена и адреси като източник за масови и масови имейли.

• Когато въвеждате информация за фирма, а не за лице, оставете полето Пълно име празно и въведете името на фирмата в полето Фирма.

• Информация, която има значение за вас: Ако изглежда, че във формуляра няма място за въвеждане на определен вид информация, опитайте да щракнете върху бутон триъгълник и да изберете нова категория информация от изскачащото меню. Щракнете върху бутона с триъгълник до бутона Бизнес и изберете Дом, например, ако искате да въведете домашен адрес, а не служебен адрес.

• Файл като: Отворете падащото меню Файл като и изберете опция за записване на контакта в папката Контакти. Outlook може да архивира контакти по азбучен ред по фамилия, собствено име, име на фирма или комбинации от трите. Изберете опцията, която най-добре описва как очаквате да намерите контакта в папката Контакти.

• Пощенски адреси: Ако запазите повече от един адрес за контакт, покажете адреса, на който искате да изпратите поща, и поставете отметка в квадратчето Това е пощенският адрес. По този начин, при масово изпращане, получавате писма, изпратени на правилните адреси.

• Имейл адреси: Можете да въведете три имейл адреса за всеки контакт. (Щракнете върху бутона триъгълник и изберете Имейл 2 или Имейл 3, за да въведете втори или трети адрес.)

• В текстовото поле Покажи като Outlook ви показва как ще изглежда реда До: имейл съобщения, когато изпращате имейл до контакт. По подразбиране редът До: показва името на контакта, последвано от неговия/нейния имейл адрес в скоби. Можете обаче да въведете каквото искате в текстовото поле Покажи като и ако въвеждането на нещо различно може да ви помогне да разграничите имейл адресите, въведете нещо различно. Например въведете Lydia — Personal, за да можете да разберете кога изпращате имейл до личния адрес на Лидия, а не до нейния служебен адрес.

• Снимки: За да поставите цифрова снимка във формуляр за контакт, щракнете върху бутона Добавяне на снимка на контакт и в диалоговия прозорец Добавяне на снимка на контакт изберете снимка и щракнете върху OK.

Не забравяйте да напишете няколко думи в раздела Общи, за да опишете как и къде сте срещнали контакта. Когато дойде моментът за премахване на контакти в списъка с папки с контакти, четенето на описанията може да ви помогне да решите кой ще бъде отстранен и кой не.

Когато приключите с въвеждането на информация, щракнете върху бутона Запиши и затвори. Ако бързате да въведете информация за контакт, щракнете върху бутона Запиши и ново. Щракването върху този бутон отваря празен формуляр, за да можете да записвате информация за друг контакт.