Добавяне на аксесоари с Outlook 2003

Outlook може да направи много за вас без външна помощ, но няколко добре обмислени аксесоара могат да направят живота ви още по-лесен. Някои аксесоари компенсират възможностите, които Outlook трябва да има; други аксесоари ви помагат да използвате данните на Outlook навсякъде и по всяко време.

Органайзер за палми

Въпреки че можете да въвеждате и управлявате данни за един момент с Outlook, можете да носите най-важната си информация за Outlook в джоба си на моето Palm устройство. Можете дори да четете имейла си в метрото с помощта на органайзера Palm (нещо, което вероятно не бихте опитали с лаптоп).

Днес на пазара се предлагат няколко вида преносими компютри. Тези продукти включват устройствата с марка Palm, Handspring Treo, Sony Clie и някои телефони на Kyocera и Samsung. Някои нови преносими компютри използват системата Pocket PC, която Microsoft прави. Може да си мислите, че системата Microsoft Pocket PC е по-съвместима с Outlook, но не е така. Много хора казват с убеденост, че Palm все още предлага по-добра стойност за парите.

Microsoft Office

Когато Outlook беше пуснат за първи път, той беше част от пакета Microsoft Office 97. Сега, когато можете да закупите Outlook като самостоятелен продукт (или в пакет с Internet Explorer), може да нямате предимствата да използвате Microsoft Office и Outlook заедно. Office ви позволява да правите всякакви трикове с изходяща електронна поща и графики, докато Outlook позволява бързо да обменяте работата, която сте създали в Office чрез електронна поща.

Скенер за визитки

Можете да използвате няколко марки скенери за визитки, за да копирате информация за контакт в Outlook от визитните картички, които събирате на конференции и търговски изложения. Разбира се, можете да въведете цялата информация ръчно, но ако събирате повече от няколко десетки карти на седмица, скенерът за визитки може да ви спести много работа.

Голям, сменяем диск

Питали ли сте се някога: „Как да архивирам данните си в Outlook за безопасно съхранение?“ Тъй като файлът с данни на Outlook е твърде голям, за да го запишете на дискета, може да искате устройство с голям капацитет за съхранение на вашите данни. Iomega Zip устройството струва около сто долара, свързва се с вашия USB или порт за принтер и ви дава много място.

Може също да помислите за запис на компактдиск за архивиране на вашите данни в Outlook. Много нови компютри идват с вече инсталирана CD записващо устройство, така че ако имате такъв, възползвайте се от него.

CopyTalk

Въвеждането на информация в Outlook е доста лесно, стига да сте близо до компютър. Ако не, още по-лесен метод е да се обадите по телефона. Услуга, наречена CopyTalk, ви позволява да добавяте срещи, задачи и информация за контакт — дори да изпращате имейл съобщения — като се обадите по телефона и кажете на тяхната система какво искате да направите. С CopyTalk всеки път, когато вашият мобилен телефон работи, можете също. Можете да научите повече на CopyTalk.com , но моля, не забравяйте да изключите телефона си на кино, нали?

Address Grabber

Най-бързият начин да попълните адресната си книга е да заснемате адреси от интернет, като използвате продукт, наречен Address Grabber, който струва $49 от eGrabber.com . Ако сте инсталирали Address Grabber на вашия компютър, просто маркирайте всеки адрес, който се появява на екрана — от уеб страница, документ или имейл съобщение — и адресът автоматично се сортира и се прехвърля във вашия списък с контакти в Outlook . Това е чудесно средство за спестяване на време.

Ускори се

Quicken, най-популярната програма за лични финанси в света, има адресна книга, която вече можете да синхронизирате с имената във вашия списък с контакти в Outlook. Когато добавите Quicken към Outlook, получавате единен източник на информация за хората, с които правите бизнес, което улеснява изпращането на съобщения, пари или поща.

Dymo LabelWriter

Хората, които проектираха Outlook, толкова се вълнуваха от електронната поща, че напълно забравиха за тази старомодна система за печат и хартия, която някои хора все още предпочитат (колко странна!). Само Outlook може да съхранява милиони пощенски адреси, но не върши много добра работа с поставянето на адрес в плик. Dymo LabelWriter преодолява тази празнина. LabelWriter отпечатва всеки адрес от Outlook на удобен етикет с дъвка, който можете да залепите върху пакет или плик по-бързо, отколкото можете да кажете „Пощенска служба на САЩ“.