Дизайн на отчета за Access: Прилагане на теми и условно форматиране в Access 2019

Отчетите за достъп могат да бъдат полезни за показване на данни, но можете да отидете още една стъпка по-далеч и да направите отчетите си за достъп също така и визуално приятни. Един от начините да промените външния вид на отчета за Access е да използвате предварително дефинирана тема, която може незабавно да добави цвят, за да направи дори най-скучният отчет за Access да изглежда интересен.

Прилагане на теми в Access 2019

Тема просто пренарежда облика на целия ви отчет, така че да не изглежда като скучен списък с текст и числа. За да приложите тема към отчет за Access , изпълнете следните стъпки:

Покажете отчета си в изглед за проектиране.

Щракнете върху раздела Дизайн.

В групата Теми щракнете върху иконата Теми.

Появява се меню, изброяващо всички налични теми.

Темите ви дават бърз начин да промените външния вид на отчета.

Преместете показалеца на мишката върху тема.

Access показва как ще изглежда вашият отчет с избраната тема.

Изберете тема, за да я изберете за своя отчет.
Access показва вашия отчет с избраната от вас тема.

Създаване на условно форматиране в Access 2019

Отчет за Access може да показва данни, но понякога може да ви е необходима помощ при идентифицирането на определени типове данни. Например, може да искате Access да подчертава данни за продажби, които са по-големи от $250 000, за да можете да забележите тази информация по-лесно. Въпреки че можете ръчно да прегледате отчет и да подчертаете такава информация сами, по-бързо и по-точно е вместо това да оставите Access да го направи.

Форматирането на данни въз основа на определени критерии е известно като условно форматиране. Идеята е, че Access форматира данни само когато са изпълнени определени условия, като стойност, по-голяма от $250,000 или по-малка от $10,000.

За да използвате условно форматиране, трябва да дефинирате полето за форматиране, да дефинирате правило за задействане на форматирането и след това типа форматиране, което искате да приложите, като например маркиране на полето за достъп в червено или жълто.

За да приложите условно форматиране към данните в отчет за Access, изпълнете следните стъпки:

Покажете отчета си в изглед за проектиране.

Изберете полето, към което искате да приложите условно форматиране.
Можете да приложите условно форматиране към числово или текстово поле.

Щракнете върху раздела Формат.

В групата Контролно форматиране щракнете върху иконата Условно форматиране.

Появява се диалогов прозорец Мениджър на правилата за условно форматиране.

Диалоговият прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране.

Щракнете върху бутона Ново правило.

Появява се диалогов прозорец Ново правило за форматиране.

Диалоговият прозорец Ново правило за форматиране ви позволява да дефинирате правило.

Тук можете да щракнете върху бутона Редактиране на правило или Изтриване на правило, за да редактирате или изтриете правило, което сте създали.

Изберете тип правило:

• Проверете стойностите в текущия запис или използвайте израз (можете да създадете правило, което отчита стойността само на едно поле)
• Сравнете с други записи (можете да създадете правило, което проверява стойността на същото поле, съхранено в други записи)

В категорията Редактиране на описанието на правилото дефинирайте своето правило.
В зависимост от опцията, която сте избрали в Стъпка 6, категорията Редактиране на описанието на правилото може да показва различни опции.

Изберете типа форматиране за показване, ако данните в полето съвпадат с правилото, което сте дефинирали в стъпка 7.

Щракнете върху OK.
Отново се появява диалоговият прозорец Мениджър на правилата за условно форматиране, показващ новосъздаденото ви правило.

Щракнете върху OK.
Access вече показва промените ви във форматирането в полето, ако то съответства на дефинираното от вас правило.