Да разберем как SharePoint 2003 добавя бизнес стойност

Ако се колебаете напред-назад относно внедряването на SharePoint, прочетете нататък за някои специфични начини, по които този инструмент за изграждане на екипни сайтове може да добави стойност към вашия бизнес.

Търсенето може да ви струва

Всичко това време, което вашите служители прекарват в търсене на формуляри, файлове и телефонни номера, се събира. Да не говорим за времето, което вашите служители прекарват в обикаляне из офиса в търсене на най-новата версия на имиджа на марката или политиката на компанията за (например) провеждане на лични телефонни разговори на предоставени от компанията мобилни телефони. Дръжте служителите си на техните бюра и да работят, като използвате SharePoint, за да предоставите референтната информация, от която се нуждаят.

Самообслужването спестява пари

Вашата организация може да спести пари, като не възпроизвежда и разпространява хартиени документи като брошури и презентации за вътрешно разпространение. Изпращането на хартиени копия е скъпо и разточително. Можете да изпращате електронни копия по имейл, но тогава ще облагате с данък вашия имейл сървър и ще натоварвате получателите с решението дали (и къде) да запишете прикачения файл.

Пропуснете всички тези глупости и използвайте SharePoint, за да съхранявате и разпространявате електронни версии на вашите документи:

• Използвайте библиотеки с документи, изображения и формуляри, за да съхранявате електронни версии на вашите файлове.

• Изпратете хипервръзка към файла по имейл.

• Създайте списък на началната страница на портала, като обявите всички дългоочаквани документи, като маркетинговия план за следващата година.

Изпращайки хипервръзка към файл, съхранен в библиотека на SharePoint, вашите служители не трябва да се притесняват къде да запишат електронния или хартиения файл. Те могат да добавят хипервръзката към личните си списъци с хипервръзки в Моят сайт. Следващият път, когато искат да си припомнят презентацията от семинара за продажби от последното тримесечие, не е нужно тя да е по-далеч от страницата „Моят сайт“.

Преодоляване на вашите острови

Структурата на една компания често се поддава на създаване на острови от информация. За съжаление, често именно тази структура възпрепятства производителността на служителите ви или им пречи да намерят удовлетворение за клиента. Вместо да разглеждате компания от гледна точка на нейните функционални отдели (като маркетинг и счетоводство), използвайте SharePoint, за да свържете острови и да прекъснете веригите на вашата официална структура за отчитане. Ето как функциите на SharePoint помагат да свършите работата:

• Гъвкавост на екипа: Можете да използвате екипни сайтове, за да създадете определено работно пространство за екип, независимо от физическото местоположение на членовете на екипа или кой на кого се отчита.

• Сътрудничество, ориентирано към документа: Можете да позволите на служителите да си сътрудничат около документ, като например актуализирано ръководство за политика за човешки ресурси, използвайки работно пространство за документи.

• Home Sweet Meeting Workspace: Можете да използвате работните пространства Meeting, за да поддържате срещи (индивидуално или последователно) с централно място за всички свързани участници, дневен ред и елементи за действие.

• Изгледи на бизнес процеси : Можете да документирате бизнес процесите си, като ги поставите на екипен сайт, за да го види и използва цялата компания или екип.

• Формализирайте неформалното: можете да копаете във вашите отдели и да внасяте ведомствени електронни таблици, политики и формуляри в SharePoint.

Изпращане на унифицирано съобщение

Използвайте портала, за да съобщите обща визия на служителите си за вашия бизнес чрез следните елементи:

• Начална страница: Комуникирайте стойността на съобщение, като например визията на компанията, като го поставите точно на началната страница на портала, за да може всеки да го види.

• Навигация: Използвайте функциите за навигация на вашия портал, за да насочите служителите към информация за продукти и промоции.

• Списъци: Използвайте списъците — връзките и съобщенията — на вашия портал, за да насочите вниманието на служителите към вътрешните екипни сайтове и фирмените новини, които искате да забележат.

• Аудитории: Целеви групи служители, като надзорници или всички в обслужването на клиенти, с обяви, които подсилват послание, като например стойността на надпродажбата.

• Изглед и усещане: Използвайте цветовата схема и брандирането на вашия портал, за да трансформирате вашия портал на SharePoint от безличен софтуер в източник за вътрешни фирмени новини и информация.

Създаване на чувство за общност

Използвайте SharePoint, за да поддържате служителите си в течение с съобщения за новородени и нови наети. Вие или вашите служители може дори да искате да използвате SharePoint, за да създадете кола или да намерите приятел за обяд.

Намаляване на разходите за информационни системи

Представете си, че намалявате броя на домашните ведомствени решения, които използват електронни таблици и бази данни на Access. Като ги замените със списъци и библиотеки в SharePoint, постигате някои незабавни подобрения:

• Лесно администриране: Специфичните за вашия бизнес решения ще бъдат по-последователни – което ги прави по-лесни за администриране, поддръжка, архивиране и възстановяване, отколкото десетки еднократни решения, приготвени от жокеи на електронни таблици.

• Достъпност, преносимост и повторна употреба: Данните, съхранявани в списъците и библиотеките на SharePoint, се записват в база данни на SQL Server. Важна информация не е заключена в електронна таблица, която се използва само от един отдел.

• Повишена сигурност: SharePoint предоставя вграден модел за сигурност и разрешения, който се основава на съществуващата ви инвестиция в Active Directory. Още по-добре, вашите отдели могат да използват този модел, за да управляват кой има достъп до какво - без да се обаждат на бюрото за помощ.

• Възможност за премахване на клиенти на Office: Използвайки списъци и библиотеки в SharePoint, може да не е необходимо да имате инсталирани Office приложения като Excel на всичките си клиентски машини. Хората могат да използват браузъра, за да търсят данни (или да добавят данни към списък) в SharePoint. Този списък може дори да бъде свързан с електронна таблица, която се актуализира, докато друг потребител добавя данни с помощта на браузъра.

• Опростено планиране: Събирайки цялото това съдържание под един покрив и на радара, планирането на капацитета ви е значително опростено.

• Помощ за обучение: Тъй като SharePoint осигурява последователен външен вид и усещане, обучението е по-лесно.