Групиране на записи в обобщени таблици на Excel

Можете да използвате обобщени таблици на Excel, за да обобщите данните за продажбите, когато се опитвате да прогнозирате продажбите. Един от начините за фина настройка на обобщение в обобщена таблица е да групирате поле на ред или поле на колона.

Когато групирате поле на ред или колона, вие комбинирате стойностите в полето. Например, може да имате поле, което показва датите, когато са извършени продажбите. Основните таблици на Excel ви дават възможност да групирате отделни дати като 4 септември и 6 септември в седмици, като 1 септември до 7 септември. Или можете да групирате в месеци, тримесечия или години. Всичко зависи от това как искате да прогнозирате - по седмица, по месец, по тримесечие, по година. Имайте предвид своя период от време.

Да знаете кога да групирате записи

Ако сте следвали стъпките в предходния раздел, имате обобщена таблица, която обобщава приходите, но все пак може да го прави всеки ден. Причината е, че таблицата, на която сте базирали обобщената таблица, показва приходите по ден. Обобщаването на приходите по месеци (или седмица, или тримесечие, или година) би било много по-добре. Ето как да направите това.

Забележете, че основната таблица има няколко еднакви дати. Опорната таблица комбинира всички идентични дати само в един ред, добавяйки приходите им по пътя. Едно от нещата, които правят въртящите се таблици, е да комбинират идентични стойности в таблица в един и същи елемент в ред, колона или поле за филтриране.

Пивотната таблица комбинира идентични дати в един ред.

Но не искате да правите прогнози по отделни дати. Това не е точният период от време. В този вид ситуация трябва да групирате отделни дати, които принадлежат на един и същи месец, в един ред на централната таблица. Тогава всички приходи за групираните дати също се сумират.

Разбира се, не сте ограничени до групиране по месеци. Можете да използвате седемдневни периоди, тримесечия, години и други (като тридневни или десетдневни периоди). Ако сте загрижени за времето от деня, както може би сте при онлайн продажбите, можете да използвате часа от деня като период. Или ако вашите необработени данни показват времето от деня, когато е извършена продажба, можете да групирате отделните часове в 8-часови смени.

Създаване на групите

Започнете с деня като полето на реда, както е показано тук.

Искате да групирате дневните продажби в месеци.

След като сте настроили централна таблица, групирането на отделните дати в полето на реда е лесно. Следвай тези стъпки:

Щракнете с десния бутон върху някоя от клетките в колоната на въртящата се таблица, която съдържа датите - например клетка E7 на фигурата.

Изберете Група от контекстното меню.

Изберете Месеци от списъчното поле в диалоговия прозорец Групиране. Вижте следната фигура.

Щракнете върху OK.

Можете да вложите периоди, като изберете повече от един фактор за групиране.

Тъй като искате да обобщите приходите си по месеци, можете да приемете избора по подразбиране, Месеци. Когато щракнете върху OK, централната таблица се променя и изглежда като показаната тук.

Сега можете да видите общите приходи за всеки месец.

Винаги трябва да знаеш как ще се измъкнеш. Ако искате да разгрупирате записите, направете това:

Щракнете с десния бутон върху клетка с групирани записи.
На фигурата това е клетка в областта на реда.

Изберете Разгрупиране от контекстното меню.
Сега имате полето на реда обратно в първоначалното му състояние.

Ако искате да промените ниво на групиране от, да речем, месеци на тримесечия, не е необходимо първо да разгрупирате. Просто щракнете с десния бутон върху групирана клетка, премахнете избора от Месеци и изберете Тримесечия. След това щракнете върху OK.

При прогнозирането групирането в осевите таблици обикновено се случва с полета за дата. Но възможността се простира до всяко числово поле. Можете да групирате по проценти на отстъпка, за да видите продажбите, при които цената е била намалена с по-малко от 5%, от 5% до 10%, 10% до 15% и т.н. Или можете да групирате по продължителност на лизинг на превозни средства.