В Word 2016 маркирайте индексните записи с файл за съответствие

Word 2016 предлага командата Индекс за индексиране на документ (маркирайте записи за индекса и щракнете върху бутона Вмъкване на индекс в раздела Препратки). Ако бързате, ако нямате време да маркирате индексни записи един по един в документ, можете да маркирате записи в индекса с друго, по-просто средство. Можете да маркирате записи в индекса, като използвате файл за съгласуване.

А съгласуване файл е таблица с две колони с думи да търсите в документа и съответните им записи в индекса. Думите в лявата колона на таблицата са тези, които Word 2016 търси и маркира за индекса. Когато Word 2016 намери дума, която е посочена в лявата колона, той записва съответния текст в дясната колона като индексен запис заедно с номера на страницата, на която е намерена думата.

С метода за индексиране на конкордансния файл не можете да включвате диапазони от страници за записи или да въвеждате кръстосана препратка във вашия индекс.

Следвайте тези стъпки, за да използвате метода на файла за съгласуване за маркиране на записи за индекс:

В нов документ на Word 2016 създайте таблица с две колони.

В лявата колона въведете текст от вашия документ, който искате Word да маркира за записи в индекса. Това, което въвеждате в лявата колона, не е самият запис в индекса, а само темата на записа. Например, за да направите индексен запис на Thomas Mann, въведете Mann в лявата колона, за да кажете на Word да търси всички срещания на това име.

За да бъдат индексирани, думите във вашия документ трябва да съвпадат точно с думите в лявата колона. Например, ако сте написали орлови стоманодобивни комбинати в колоната от лявата страна на таблицата за съотношението на файлове, но името е "Орловите Steel Works" (с всяка дума с главни букви) в документа, темата няма да бъдат индексирани, защото Word спечели " не го разпознавам.

В дясната колона въведете индексните записи. Например, за да създадете запис в индекс, наречен „Ман, Томас“, въведете Ман, Томас . Можете да създавате подзаписи, като използвате двоеточие (:). Например, за да направите „Ман, Томас, ранен живот“ като подраздел на „Ман, Томас“, въведете Ман, Томас: ранен живот .

Бърз начин да създадете файл за съгласуване е да отворите документа с текста, който индексирате, заедно с файла за съгласуване. В раздела Изглед щракнете върху бутона Подреждане на всички, за да поставите и двата документа на екрана наведнъж и да копирате текст от документа в лява колона на файла за съгласуване.

Запазете файла за съгласуване, когато приключите с въвеждането на думите и фразите за маркиране в лявата колона и индексните записи в дясната колона. Следващата ви стъпка е да използвате файла за съгласуване, за да маркирате индексни записи във вашия документ.

Отворете документа, който се нуждае от индекс.

В раздела Препратки щракнете върху бутона Вмъкване на индекс. Отваря се диалоговият прозорец Индекс.

Щракнете върху бутона AutoMark. Виждате диалоговия прозорец Open Index AutoMark File.

Намерете конкордансния файл (запазихте го в стъпка 4), изберете го и щракнете върху бутона Отвори. В целия ви документ кодовете на полетата се появяват там, където файлът за съгласуване е маркирал записи за индекса. Тези кодове са маркирани с буквите XE. (Можете да скриете грозните кодове на полета, като щракнете върху бутона Покажи/Скрий ¶ в раздела Начало.)

За да генерирате индекс, след като маркирате записите в индекса, поставете курсора там, където искате да се показва индексът, отидете на раздела Препратки, щракнете върху бутона Вмъкване на индекс и щракнете върху OK в диалоговия прозорец Индекс.