В Outlook 2016 бъдете предупредени само когато получавате имейл от конкретни хора

По подразбиране, когато имейл съобщение пристигне в Outlook 2016, се случват куп неща. Чувате звън; в областта за уведомяване вляво от часовника на Windows се появява малък плик; и се появява изскачащо предупреждение на работния плот с името на подателя, темата на съобщението и текста на съобщението.

Направо фойерверк шоу! Но ако получавате много съобщения, тези имейл сигнали могат да бъдат разсейващи.

Вместо да бъдете предупредени всеки път, когато пристигне имейл съобщение, можете да бъдете предупредени само когато пристигат съобщения от конкретни хора. Можете да бъдете предупредени само когато Господарят на Вселената или друг важен човек ви изпрати имейл съобщение. Съобщенията се появяват в диалоговия прозорец New Mail Alerts, където можете да изберете съобщение и да щракнете върху бутона Open Item, за да го прочетете.

За да бъдете предупредени в Outlook 2016, когато получавате съобщения от определени хора, започнете с изключване на всички сигнали по имейл:

В раздела Файл изберете Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции на Outlook.

Отидете в категорията Поща.

В областта Пристигане на съобщение премахнете отметката от всички настройки (Възпроизвеждане на звук, Кратко промяна на показалеца на мишката, Показване на икона на плик в лентата на задачите, Показване на предупреждение на работния плот).

Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Опции на Outlook.

Следващата ви задача е да създадете правило, така че да се появяват имейл сигнали, когато получавате съобщения от определен човек. Следвайте тези стъпки, за да кажете на Outlook 2016, че искате да знаете, когато получавате имейл съобщения от важен човек:

Намерете съобщение от важния човек и щракнете с десния бутон върху него, за да се покаже менюто за бърз достъп.

В контекстното меню изберете Правила→ Създаване на правило. Появява се диалоговият прозорец Създаване на правило.

Уверете се, че е избрано първото квадратче за отметка. Той изброява името или имейл адреса на важния човек.

Премахнете отметката от квадратчето Съдържа тема.

Поставете отметка в квадратчето Изпратено до и от падащото меню кажете на Office 2016 дали искате да бъдете предупредени, когато пристигащото съобщение е изпратено до няколко души или пристигащото съобщение е изпратено само до вас:

• За да бъдете предупредени, когато съобщението е изпратено до няколко души, изберете първата опция от менюто (имейл адреса на подателя)

• За да бъдете предупредени, когато съобщението е изпратено само до вас, изберете Само аз.

Изберете Показване в прозореца за предупреждение за нов артикул, за да изброите съобщенията в диалоговия прозорец Сигнали за нова поща, когато пристигнат съобщенията.

Изберете Възпроизвеждане на избран звук, за да чуете звук, когато пристигат съобщения.

Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Създаване на правило.

Повторете тези стъпки за всеки важен човек, който познавате.

За да промените или изтриете правило, включително правило за известия за нова поща, отидете в раздела Начало, щракнете върху бутона Правила и изберете Управление на правила и сигнали от менюто на бутона. В раздела Правила за имейл на диалоговия прозорец Правила и предупреждения изберете правило и след това го променете или изтрийте.