Взаимоотношения и Power Pivot

Не е необходимо да сте експерт по моделиране на база данни, за да използвате Power Pivot. Но е важно да се разбират взаимоотношенията. Колкото по-добре разбирате как данните се съхраняват и управляват в бази данни, толкова по-ефективно ще използвате Power Pivot за отчитане.

А връзката е механизмът, чрез който отделни таблици са свързани един с друг. Можете да мислите за връзка като VLOOKUP, при която свързвате данните в един диапазон от данни с данните в друг диапазон от данни, използвайки индекс или уникален идентификатор. В базите данни връзките правят същото, но без да се налага писането на формули.

Взаимоотношенията са важни, защото повечето данни, с които работите, се вписват в многоизмерна йерархия. Например, може да имате таблица, показваща клиенти, които купуват продукти. Тези клиенти изискват фактури, които имат номера на фактури. Тези фактури имат няколко реда транзакции, в които е изброено какво са закупили. Там съществува йерархия.

Сега, в света на едномерните електронни таблици, тези данни обикновено се съхраняват в плоска таблица, като тази, показана тук.

Данните се съхраняват в електронна таблица на Excel с помощта на плоска таблица.

Тъй като клиентите имат повече от една фактура, информацията за клиента (в този пример CustomerID и CustomerName) трябва да се повтори. Това създава проблем, когато тези данни трябва да бъдат актуализирани.

Например, представете си, че името на компанията Aaron Fitz Electrical се променя на Fitz and Sons Electrical. Поглеждайки към таблицата, виждате, че няколко реда съдържат старото име. Трябва да се уверите, че всеки ред, съдържащ старото име на фирма, е актуализиран, за да отразява промяната. Всички редове, които пропуснете, няма да се съпоставят правилно с правилния клиент.

Не би ли било по-логично и ефективно името и информацията на клиента да се записват само веднъж? След това, вместо да трябва да пишете една и съща информация за клиента многократно, можете просто да имате някаква форма на референтен номер на клиента.

Това е идеята зад взаимоотношенията. Можете да отделите клиентите от фактурите, като поставите всеки в свои собствени таблици. След това можете да използвате уникален идентификатор (като CustomerID), за да ги свържете заедно.

Следващата фигура илюстрира как биха изглеждали тези данни в релационна база данни. Данните ще бъдат разделени на три отделни таблици: Клиенти, InvoiceHeader и InvoiceDetails. След това всяка таблица ще бъде свързана с помощта на уникални идентификатори (CustomerID и InvoiceNumber, в този случай).

Базите данни използват връзки за съхраняване на данни в уникални таблици и просто свързват тези таблици една с друга.

Таблицата с клиенти ще съдържа уникален запис за всеки клиент. По този начин, ако трябва да промените името на клиент, ще трябва да направите промяната само в този запис. Разбира се, в реалния живот таблицата с клиенти ще включва други атрибути, като адрес на клиента, телефонен номер на клиента и начална дата на клиента. Всеки от тези други атрибути също може лесно да се съхранява и управлява в таблицата на клиентите.

Най-често срещаният тип връзка е връзка един към много . Тоест, за всеки запис в една таблица, един запис може да бъде съпоставен с много записи в отделна таблица. Например таблицата за заглавие на фактура е свързана с таблица с подробности за фактурата. Заглавната таблица на фактурата има уникален идентификатор: Номер на фактура. Подробностите за фактурата ще използват номера на фактурата за всеки запис, представляващ детайл от тази конкретна фактура.

Друг вид връзка е връзката едно към едно : за всеки запис в една таблица, един и само един съвпадащ запис е в различна таблица. Данните от различни таблици във връзка едно към едно могат технически да бъдат комбинирани в една таблица.

И накрая, при връзка много към много , записите в двете таблици могат да имат произволен брой съвпадащи записи в другата таблица. Например база данни в банка може да има таблица с различните видове заеми (жилищен заем, заем за кола и т.н.) и таблица с клиенти. Клиентът може да има много видове заеми. Междувременно всеки вид заем може да бъде предоставен на много клиенти.