Архивиране на папки на Outlook

В някои случаи Outlook поставя имейл съобщения, задачи и срещи, по-стари от шест месеца, в папката Архив – специална папка за елементи, които Outlook смята, че са остарели или не си струва да се съхраняват. Outlook се обажда, изпращайки тези елементи до папката Архив, автоматично архивиране. Елементите, които архивите на Outlook не се губят завинаги. Можете да ги посетите, като отворите папката Архив и нейните подпапки в Списъка с папки. Outlook създава автоматично папката Архив и нейните подпапки при първия път, когато архивирате елементи.

Вие трябва да решите как и кога Outlook архивира елементи. За да архивирате елементи, вие установявате набор от правила за архивиране по подразбиране, които се прилагат към всички папки и ако папка се нуждае от индивидуално внимание (което означава, че не искате тя да бъде обект на правилата за архивиране по подразбиране), можете да установите специални правила за това папка. Всяка папка може да има собствен набор от правила за архивиране или да бъде обект на правилата по подразбиране.

За да кажете на Outlook как да архивира стари неща, започнете с показване на диалогов прозорец за автоматично архивиране:

• Създаване на правила за архивиране по подразбиране: Изберете Инструменти –> Опции и в диалоговия прозорец Опции изберете раздела Други. Щракнете върху бутона Автоархивиране.

• Създаване на правила за конкретна папка: Щракнете с десния бутон върху папката и изберете Свойства или покажете папката и изберете Файл –> Папка –> Свойства за Име на папка. След това в диалоговия прозорец Properties изберете раздела AutoArchive. (Тъй като дата не е свързана с елементи в папката Контакти, не можете автоматично да архивирате имена и адреси.)

Договаряйте тези опции, за да установите правила за архивиране по подразбиране:

• Стартирайте AutoArchive Every: Въведете число, за да кажете на Outlook колко често да архивира елементи.

• Подкана преди стартиране на архивиране : Ако поставите отметка в това квадратче, ще видите поле за съобщение, преди да започне архивирането, и можете да откажете да архивирате, ако желаете, като изберете Не в полето за съобщение.

• Изтриване на изтекли елементи (само имейл папки): Поставете отметка в това квадратче, за да изтриете всички имейл съобщения, когато периодът изтече.

• Архивиране или изтриване на стари елементи: Премахнете отметката от тази опция, ако не искате да архивирате елементи.

• Показване на архивната папка в списъка с папки: Изберете тази опция, ако искате да запазите папката Архив в списъка с папки. Тази папка съдържа архивирани елементи.

• Изчистване на елементи, по-стари от: Изберете краен период от време, след който да архивирате елементите.

• Преместване на стари елементи към: Щракнете върху бутона Преглед и изберете папка, ако искате да съхранявате архивния файл на определено място.

• Изтриване на стари елементи за постоянно: Изберете тази опция, ако искате да изтриете, а не да архивирате стари елементи.

Изберете измежду тези опции, за да установите правила за архивиране за конкретна папка:

• Не архивирайте елементи в тази папка: Изберете тази опция, ако елементите в папката не си струват архивирането.

• Архивирайте елементи в тази папка с помощта на настройките по подразбиране: Изберете тази опция, за да отложите правилата за архивиране по подразбиране за папката.

• Архивирайте тази папка, като използвате тези настройки: Изберете тази опция, за да установите правила за архивиране за папката.

• Изчистване на елементи, по-стари от: Изберете период от време, след който да архивирате елементите в папката.

• Преместване на стари елементи към: Щракнете върху бутона Преглед и изберете папка, ако искате да съхранявате архивираните елементи на определено място.

• Изтриване на стари елементи за постоянно: Изберете тази опция, ако искате да изтриете, а не да архивирате, елементи в тази папка.

Периодично компактирайте файла, в който съхранявате данни от Outlook, за да свиете файла и да получите повече място на твърдия диск. За да компактирате файла с данни на Outlook, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Файл –> Управление на файлове с данни.

2. Изберете Лични папки в диалоговия прозорец Файлове с данни на Outlook.

3. Щракнете върху бутона Настройки.

Появява се диалогов прозорец Лична папка.

4. Изберете бутона Compact Now.

Уплътняването на файл на Outlook може да отнеме време, ако файлът е пълен с данни.